Les habitudes représentent 40 % de ce que nous faisons chaque jour. Nous suivons régulièrement certains processus, actions, voire pensées et phrases sans y penser. Pour être une personne « productive », il faut notamment développer des habitudes productives. Plus vos habitudes sont productives, plus vous serez naturellement productif.

Mais parfois, nous pensons avoir une habitude productive qui, en réalité, nous nuit. Voici cinq des habitudes trompeuses les plus courantes qui vous empêchent d’avancer.

1. Courriel

Le piège

Nous avons tendance à penser que nous « travaillons » lorsque nous répondons à des courriels. Nous communiquons avec les membres de l’équipe, nous répondons à des demandes importantes, nous ajoutons de nouvelles tâches à accomplir, c’est une partie essentielle de la vie professionnelle. Mais productif ? Pas du tout.

La réalité

Le courrier électronique vous oblige généralement à faire passer les priorités de quelqu’un d’autre avant les vôtres. Envoyez un document, répondez à une demande, réfléchissez à une nouvelle information, et cela se transforme très vite en sables mouvants. Vous vous laissez entraîner, vous répondez longuement à tout et, si vous avez la chance de vous en sortir, vous avez peut-être perdu une heure de temps. Et avez-vous produit quelque chose ? Probablement pas, et quelque chose n’est pas « productif » s’il n’aboutit à aucune production.

Comment y remédier

Il existe quelques moyens très simples d’éviter la mort par courrier électronique. La première est celle que vous avez probablement déjà entendue une centaine de fois : ne consulter son courrier électronique que quelques fois par jour. En général, je ne le consulte que trois fois, rarement avant midi, et la fin du monde n’a jamais eu lieu. En outre, il est utile d’utiliser un client hors ligne (comme Gmail offline) pour le consulter. De cette façon, si vous répondez à quelqu’un et qu’il vous répond immédiatement, cela ne se transforme pas en une longue chaîne de courriels – il faut cependant que vos réponses soient suffisamment complètes pour ne pas nécessiter un long échange. Enfin, ne dépassez pas 5 phrases dans vos courriels. Au-delà, un appel téléphonique s’impose.

2. Notifications

Le piège

La technologie est vraiment cool. Nous pouvons communiquer avec n’importe qui instantanément, et n’importe qui peut communiquer avec nous. Pour en tirer le meilleur parti, nous devons être informés dès que quelqu’un nous contacte. Cela signifie des notifications pour les textes, les courriels, Facebook, Twitter et tout ce à quoi vous participez… n’est-ce pas ?

La réalité

Les notifications détruisent votre productivité. Elles exigent votre attention immédiate, ce qui signifie que le travail important que vous faisiez auparavant est maintenant interrompu. Il faut au moins 15 minutes de concentration ininterrompue pour atteindre l’état de « flux » où l’on est au maximum de sa productivité, et si vous êtes interrompu par des pings toutes les 2 minutes, vous n’y parviendrez jamais. Si vous êtes interrompu par des pings toutes les deux minutes, vous n’y parviendrez jamais. Vous vous retrouvez coincé dans une chaîne sans fin de changements de tâches et vous n’arrivez jamais à faire quoi que ce soit, même si vous avez l’impression d’être exceptionnellement « occupé ». De plus, le fait de répondre à chaque notification indique à tous les autres que vous êtes toujours disponible pour être dérangé, ce qui n’est pas souhaitable lorsque vous devez vous concentrer sur des choses plus importantes.

Comment y remédier

Éteignez-les tous. Sérieusement, chacun d’entre eux. Ce n’est pas la fin du monde, je vous le promets. Le seul son que votre téléphone devrait émettre est celui de la sonnerie lorsque quelqu’un vous appelle, car c’est la seule communication qui exige vraiment une attention immédiate. En développant toutes ces technologies de communication, nous avons oublié quelque chose d’important : la technologie est faite pour vous, pas pour les autres. Ne laissez donc pas les autres l’utiliser pour ruiner votre productivité

3. Soda/café/caféine en général

Le piège

La caféine vous donne clairement de l’énergie, puisque vous êtes en état d’ébullition après l’avoir consommée. Plus d’énergie égale plus de productivité, donc si je bois du café tous les jours, je suis sûr de devenir le prochain Bill Gates.

La réalité

Il n’y a pas de repas gratuits. Milton Friedman l’a appliqué à l’économie, mais en réalité il s’applique à tout, y compris à votre esprit. Tout ce que vous faites et qui se traduit par une soudaine poussée d’énergie a un coût par la suite, et ce coût est généralement assorti d’un intérêt. C’est la raison pour laquelle il existe une forte corrélation entre les effets d’un médicament et ses effets secondaires. Dans le cas de la caféine, vous prenez une poussée d’énergie maintenant pour un déficit plus tard, et ce déficit s’accompagnera d’une productivité ralentie et d’une diminution significative de la volonté.

Comment y remédier

Ce n’est pas difficile à comprendre : il suffit d’arrêter la caféine. J’avais l’habitude de boire 6 à 8 tasses de café par jour et j’ai arrêté d’un coup et tout est rentré dans l’ordre. Certes, j’ai eu mal à la tête pendant une journée, mais cela en valait la peine. Tu peux essayer le café décaféiné, le thé ou même simplement l’eau… C’est en fait très bon.

4. L’actualité

Le piège

Quelqu’un vous a probablement dit un jour « vous devriez lire les nouvelles ». C’est ce que fait tout bon citoyen informé, n’est-ce pas ? Lorsque vous imaginez un « homme d’affaires », il s’agit d’une personne qui s’assoit chez elle le matin, prend une tasse de café et lit l’actualité, alors si vous voulez réussir comme lui, vous devez la lire aussi.

La réalité

C’est une énorme perte de temps, à peine mieux que la télévision ou les jeux vidéo. Prendre le temps de s’asseoir et de lire un article complet revient à lire un livre entier plutôt que le résumé sur Wikipédia – vous le faites pour l’expérience. Et c’est très bien ainsi ! Si vous aimez lire les nouvelles, allez-y, mais si vous le faites pour être informé, pour converser, pour avoir une idée de ce qui se passe, il y a de meilleures façons de le faire, qui prennent beaucoup moins de temps.

La solution

Deux options s’offrent à vous. Si vous voulez continuer à faire la sélection vous-même, vous pouvez utiliser un agrégateur et un résumeur de nouvelles pour vous aider. Il s’agit d’une source en ligne qui vous fournit des extraits quotidiens de l’actualité afin de vous donner juste ce qu’il faut pour converser (une solution très simple consiste à consulter les 20 premiers articles de la rubrique « World News » sur reddit, ou les en-têtes et les extraits sur Feedly). Vous pouvez également demander aux gens. Les autres se sentiront intelligents lorsqu’ils vous parleront de ce qui se passe dans le monde, et vous obtiendrez un résumé rapide au lieu d’avoir à faire des recherches vous-même.

5. Manger au bureau

Le piège

Il est très important d’être vu. Le patron ne vous donnera pas de promotion s’il ne voit pas que vous vous consacrez à votre travail, et il n’y a pas de meilleur moyen de le montrer que d’être présent en permanence dans votre bureau. Prendre une pause déjeuner est un signe de faiblesse – vous feriez mieux de prendre des bouchées entre les réponses aux courriels.

La réalité

Nous sommes tous nuls en matière de multitâche, mais nous sommes tous excellents pour nous mentir à nous-mêmes à ce sujet. Le fait est que personne ne peut être multitâche, on ne peut que changer de tâche, et le même problème avec les notifications s’applique aux repas et au travail. Essayer de travailler tout en mangeant ralentit le temps que prend le déjeuner et n’aboutit qu’à une quantité de travail minimale. La seule raison pour laquelle nous pensons que cela nous aide est que cela nous donne l’impression d’être occupés.

La solution

Il suffit de faire une pause. Il s’avère que les pauses sont très importantes et que si nous ne les prenons pas au moins de façon semi-régulière, nous nous épuisons beaucoup plus vite et commençons à être beaucoup moins efficaces. Si vous prenez 20 à 30 minutes pour aller manger à l’extérieur du bureau (ne serait-ce que dans un salon), vous reviendrez beaucoup plus frais et dispos.