Ask The Entrepreneurs est une série régulière dans laquelle les membres du Conseil des jeunes entrepreneurs se voient poser une question unique visant à aider les lecteurs de Lifehack à améliorer leur propre vie, que ce soit dans le domaine de la gestion, de la communication, des affaires ou de la vie en général.
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Voici la question posée dans cette édition de « Ask The Entrepreneurs » :
Quel est votre logiciel ou outil préféré pour documenter les systèmes de votre équipe et pourquoi ?
1. Asana
Asana est génial parce qu’il est très polyvalent. Non seulement il est parfait pour la gestion de projets, mais vous pouvez également l’utiliser pour créer des listes de tâches orientées vers des check-lists. Par exemple, à l’accélérateur Think Big, nous utilisons une organisation Asana avec plusieurs projets que nous partageons avec les nouvelles startups. Il s’agit du Playbook, qui sert de guide aux entrepreneurs, de l’idée au premier client.
– Blake Miller, Think Big Partners
2. Courseroute et Camtasia
Nous sommes une petite équipe (cinq personnes) et nous voulions donc créer une plateforme très simple pour enregistrer et partager des screencasts et des documents sur les processus de notre entreprise. Nous avons enregistré tous nos principaux processus quotidiens à l’aide de Camtasia, et nous hébergeons les vidéos et les documents sur Courseroute, une plateforme de formation simple que nous avons créée. La version bêta sera bientôt ouverte au public.
– Allie Siarto, Loudpixel
3. Basecamp
Nous aimons tout garder au même endroit. Nous utilisons Basecamp comme outil de gestion de projet pour presque tout ce que nous faisons. Cela nous permet de documenter les systèmes dans le projet approprié et d’y faire référence par un lien s’il est associé à une certaine tâche ailleurs. Le fait de devoir changer de plateforme et de se connecter à plusieurs d’entre elles nous fait perdre du temps. Nous aimons être efficaces, et Basecamp nous permet de le faire.
– Fabian Kaempfer, Chocomize
4. GitHub
En tant qu’entreprise technologique avec une petite équipe, GitHub nous permet de documenter à la fois nos systèmes et notre base de code d’une manière qui nous est familière. L’aspect contrôle de révision est très utile pour voir ce qui a été modifié et quand.
– Phil Chen, Givit
5. DocSTAR
Utilisez le logiciel proposé par DocSTAR. Il offre des services de gestion de documents et de capture de données basés sur le cloud et peut améliorer le flux de travail global de l’entreprise.
– Andrew Schrage, Money Crashers Personal Finance
6. Evernote
Avec l’avènement d’Evernote pour les entreprises, j’ai découvert qu’il s’agissait d’un outil incroyablement utile pour documenter les systèmes et partager l’information avec mon équipe. Mieux encore, je peux extraire un article et le transformer en un processus à suivre très rapidement si nous voulons essayer quelque chose de nouveau.
– Jeudi Bram, Hyper Modern Consulting
7. Streak
Streak a été un outil formidable pour notre équipe afin de documenter une variété de flux de travail. L’outil est intégré à nos comptes de messagerie (où nous passons beaucoup de temps), ce qui est très utile. Streak propose de nombreux pipelines qui peuvent être construits puis partagés avec certains membres de l’équipe. Qu’il s’agisse de ventes, de suivi de bogues ou de processus de service à la clientèle, Streak maintient les flux de travail et encourage la collaboration.
– Doreen Bloch, Poshly Inc.
8. Flux
Flow est mon outil de gestion des tâches préféré. Il oblige tous les membres de mon équipe à rendre compte de ce qu’ils ont dit qu’ils allaient faire et permet à vos listes de tâches d’être privées ou publiques. Les listes privées sont essentielles pour le contrôle de l’information ; elles me permettent de collaborer à des projets sensibles de haut niveau avec les personnes de mon choix.
– Phil Dumontet, DASHED
9. Lucidchart
Lucidchart est une application HTML5 accessible à partir de toutes les plates-formes principales. Elle offre des fonctions de collaboration en équipe lorsque vous documentez des processus et élaborez des diagrammes très complexes. Nous l’utilisons parce que certaines personnes sont sur Mac, iPad et Windows, et le service/l’application fonctionne sur tous ces appareils, ce qui nous aide à faire passer un message avec un beau graphique.
– Robby Hill, HillSouth
10. Google Docs
Nous utilisons de nombreux outils de gestion de projet, notamment Basecamp, Evernote et Asana, mais ce qui fonctionne le mieux pour documenter les systèmes, c’est Google Docs. La raison ? C’est tout simplement le meilleur outil pour conserver une seule version d’un document, et vous pouvez organiser tous les documents dans des dossiers utiles. Ajoutez à cela la fonctionnalité de commentaires et vous obtenez un moyen rationalisé de documenter les processus et les systèmes.
– Erin Blaskie, stratège numérique d’Erin Blaskie