Avez-vous déjà rencontré ces personnes qui semblent errer dans la vie comme si elles exploraient une ville inconnue sans carte ?

Ils sont toujours en train de se dépêcher, de faire des pieds et des mains, et pourtant, ils sont toujours en retard. Bien sûr, cela peut être excitant dans une certaine mesure, mais cela se termine souvent par un enchevêtrement de vols manqués, de documents oubliés et de petits déjeuners avalés à la hâte.

Permettez-moi de clarifier une chose : il n’y a rien de mal à faire preuve d’un peu de spontanéité.

Prendre la route de façon imprévue ou essayer un nouveau restaurant de façon impulsive ? C’est le piment de la vie. Mais lorsque votre routine quotidienne commence à ressembler à des montagnes russes, il est peut-être temps de reconsidérer la situation.

Vivre sans plan, ce n’est pas seulement le plaisir de l’imprévisible ; c’est un peu comme jongler frénétiquement avec des balles sur un monocycle – c’est amusant à regarder mais stressant à vivre.

Imaginez que vous décidiez de partir en randonnée dans les bois sans aucune préparation. La spontanéité peut être amusante au début, mais lorsque vous réalisez que vous avez oublié votre bouteille d’eau ou que vous vous êtes perdu, l’aventure devient rapidement désagréable.

Dans cet article, nous allons mettre fin au chaos. Je vous propose un guide pratique, étape par étape, pour vous aider à planifier votre journée plus efficacement. Vous apprendrez à jongler avec vos tâches sans vous disperser et vous commencerez à profiter d’une vie plus organisée et moins stressante.

La puissance de la planification stratégique quotidienne

Vous vous souvenez de ce vieux dicton qui dit que « l’oiseau qui se lève tôt a la chance d’attraper le ver » ? Il s’avère qu’il ne s’agit pas d’une simple sagesse poétique. Une étude récente^[1] a décidé de creuser plus profondément, en épluchant les couches des planificateurs et des procrastinateurs. Leur objectif ? Comprendre comment la planification et la procrastination influent non seulement sur l’accomplissement des tâches, mais aussi sur les niveaux de stress et le bonheur en général.

Dans le cadre de cette étude, 2 000 décideurs ont été passés au crible. Les « planificateurs » étaient ceux qui planifiaient leurs actions à l’avance, tandis que les « procrastinateurs » étaient ceux qui préféraient remettre les choses à plus tard. Les résultats ont été révélateurs : les planificateurs semblaient mieux maîtriser leurs émotions, être moins stressés et, d’une manière générale, avoir des résultats plus positifs dans leur vie et leur santé.

Passons aux chiffres :

• Plus de la moitié des planificateurs déclarent avoir du temps pour leurs relations sociales et 44 % estiment avoir suffisamment de temps pour eux. En revanche, seuls 39 % et 31 % des procrastinateurs sont de cet avis.
• Environ 79 % des planificateurs estiment que leurs liens familiaux sont solides, alors que seuls 65 % des procrastinateurs partagent ce sentiment.
• Près de la moitié des planificateurs se sentent en sécurité financière, contre seulement un tiers des procrastinateurs.

À la lumière de ces chiffres, examinons plus en détail les raisons pour lesquelles il est avantageux d’être planificateur :

Renforcer la conscience de soi

Beaucoup d’entre nous passent leurs journées dans un état de conduite automatique, à peine conscients de leurs actes ou des raisons qui les motivent.

La planification nous sort de ce flou. C’est comme un arrêt mental, qui nous oblige à ralentir, à faire le point et à réfléchir.

Lorsque vous mettez vos tâches et vos objectifs sur papier, vous mettez en lumière ce qui compte vraiment. Vous pouvez éliminer le superflu, couper le gras et vous concentrer sur la substantifique moelle de votre journée.

En planifiant, vous ne vous contentez pas de dériver au gré de l’actualité, mais vous pilotez votre propre navire.

Renforcer la concentration

Notre cerveau n’est pas conçu pour le multitâche et les distractions peuvent nous priver de précieuses ressources mentales.

Connaître son plan de match peut changer la donne. C’est comme avoir un GPS pour votre journée. Il vous indique où vous devez aller, vous libérant ainsi de la tension mentale constante qui consiste à décider de ce qu’il faut faire ensuite.

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Ainsi, votre esprit n’est pas divisé et vous pouvez consacrer toute votre attention à une seule tâche à la fois. Moins de jonglage, plus d’action.

Accomplir davantage

Considérez votre journée comme une valise, et vos tâches et activités comme des vêtements. Sans une bonne planification, c’est comme si vous remplissiez la valise au hasard – certains vêtements peuvent rentrer, mais d’autres seront laissés de côté. Une planification efficace revient à plier et à emballer soigneusement chaque article, en veillant à ce que tout rentre, même la robe de soirée pour la fête surprise.

La planification vous permet de disposer d’une marge de manœuvre pour tout, des tâches obligatoires comme le travail et les courses, aux activités souhaitées comme les loisirs, la détente et l’amusement. Plus qu’une simple survie, la planification vous permet de vivre pleinement votre journée.

Apprivoiser le stress

Lorsque vous savez ce qui vous attend, vous savez comment y faire face et vous n’avez pas à vous précipiter à la dernière minute. C’est comme si vous disposiez d’un manuel d’instructions pratique pour votre journée.

Les surprises peuvent être amusantes, mais le prévisible est apaisant, et parfois, c’est exactement ce dont nous avons besoin, surtout lorsque nous avons déjà beaucoup de pain sur la planche.

Comment structurer sa journée pour être plus productif

Alors, comment planifier votre journée afin d’obtenir plus de résultats et de réduire votre stress ? Voici un guide étape par étape :

1. Fixer des objectifs et des priorités clairs

Première étape de notre voyage vers une journée productive : Les objectifs. Nous ne parlons pas seulement d’objectifs du type « Je veux devenir millionnaire ». Il s’agit d’objectifs pour tous les aspects de votre vie –votre santé, vos relations et votre carrière – qui ont tous besoin d’objectifs. La vie ne se résume pas au travail. Imaginez votre vie comme une balançoire, vous avez besoin d’un équilibre pour que les choses restent fluides et stables.

Maintenant que vous avez défini vos objectifs, il est temps de les classer. Vous ne pouvez pas attraper deux lapins en même temps, n’est-ce pas ? Nous utiliserons donc la règle des 5/25:

• Choisissez les cinq objectifs les plus importants pour vous.
• Concentrez-vous sur ces cinq points.

Il ne s’agit pas de tout faire, mais de faire ce qu’il faut.

C’est la première étape d’une journée productive : Des objectifs clairs et des priorités bien hiérarchisées.

En tant que PDG de LifeHack et père de deux fils, mes journées ressemblent souvent à un numéro de jongleur, gérant les exigences de la gestion d’une entreprise et de l’éducation d’une famille. J’ai donc commencé à noter mes objectifs à long terme, comme l’augmentation du chiffre d’affaires de LifeHack, et mes objectifs à court terme, comme aider mon aîné à réaliser son projet scientifique la semaine prochaine.

J’ai utilisé la règle des 5/25 et j’ai choisi mes cinq objectifs principaux, un pour chaque aspect de la vie. Ces objectifs sont devenus mon principal centre d’intérêt, tandis que les autres sont restés en veilleuse.

2. Décomposez vos objectifs

Vous n’essayeriez pas de manger un gâteau entier en une seule bouchée, il en va de même pour vos objectifs. Vous devez les découper en petits morceaux, de la taille d’une bouchée.

Si votre objectif est d’écrire un livre, c’est un gros morceau. Mais si vous le divisez en tâches plus petites, comme « écrire un chapitre cette semaine » ou « écrire une page aujourd’hui », c’est tout à coup du gâteau (jeu de mots !).

En ce qui me concerne, j’ai divisé mes grands objectifs en tâches plus petites. Par exemple, augmenter le chiffre d’affaires d’une entreprise semblait être une tâche gigantesque. Mais lorsque je l’ai divisée en tâches plus petites, comme « intensifier les efforts de marketing numérique » ou « renforcer les relations avec les auteurs », elle m’a semblé beaucoup plus facile à gérer.

J’ai expliqué comment décomposer les tâches dans Comment décomposer un grand projet en tâches gérables. Consultez l’article et apprenez les techniques.

3. Ordonnez vos tâches

Vous avez une liste de tâches, mais comment savoir par où commencer ? Il existe deux méthodes pour classer vos tâches par ordre de priorité :

I. La méthode de la superstructure

Pensez à la méthode de la superstructure comme si vous étiez en train de construire un bâtiment.

Commencez par la base, c’est-à-dire les tâches indispensables . Ce sont les tâches critiques, celles qui doivent absolument être accomplies. Elles constituent la base de votre journée.

Une fois cette étape franchie, vous passez aux murs et au toit – les tâches indispensables . Ces tâches sont importantes, mais pas aussi cruciales que les tâches indispensables. Elles forment néanmoins la structure de votre journée, en soutenant et en entourant vos tâches principales.

Enfin, vous ajoutez les touches finales, la peinture et la décoration – les tâches indispensables. Elles ne sont pas cruciales, mais elles ajoutent de la valeur et de la beauté à votre journée. Ce sont les choses qui rendent votre journée non seulement fonctionnelle, mais aussi épanouissante.

II. La matrice urgence/importance

Il s’agit d’un outil pratique qui vous aide à trier vos tâches en fonction de leur urgence et de leur importance.

Les tâches sont classées dans l’une des quatre catégories suivantes :

• Important et urgent

• Important mais pas urgent

• Pas important mais urgent

• Pas important et pas urgent

C’est un moyen de s’assurer que l’on ne se concentre pas uniquement sur les tâches qui réclament une attention particulière, mais aussi sur celles qui sont vraiment importantes à long terme.

Pour revenir à mon exemple, une fois les tâches définies, je les ordonne à l’aide de la méthode Superstructure afin d’identifier mes tâches obligatoires, telles que la réunion avec l’équipe marketing ou la préparation du dîner pour les garçons. Ensuite, les tâches à faire, comme réfléchir à de nouvelles idées de livres. Enfin, les tâches à accomplir, comme déjeuner avec un auteur potentiel.

J’utilise également la matrice Urgent vs. Important pour contrôler ma journée, en séparant les tâches critiques de celles qui le sont moins.

Si vous vous demandez comment ces deux méthodes fonctionnent en détail, je vous couvre. J’en ai parlé en détail dans Comment établir des priorités quand tout semble important. Ne manquez pas de le consulter.

4. Construire sa journée avec des blocs de temps

Nous avons nos tâches, mais quand allons-nous les accomplir ? C’est là qu’intervient l’organisation du temps. C’est comme si vous établissiez un plan de votre journée : chaque tâche a sa propre parcelle de temps.

Le blocage du temps est mon meilleur ami. Je planifie des plages horaires spécifiques pour différentes tâches, par exemple en consacrant mes matinées à mon travail et mes après-midi à mes fils. Cela structure ma journée et m’aide à me concentrer sur une tâche à la fois.

Considérez votre journée comme un grand bloc. Le blocage du temps consiste à la diviser en petits morceaux, puis à consacrer chaque morceau à une tâche différente. De 9 heures à 10 heures, vous pouvez travailler sur le projet X, de 10 heures à 11 heures, vous pouvez répondre aux courriels, etc.

Voici maintenant la partie la plus importante : Concentrez-vous sur une tâche à la fois. N’essayez pas de jongler, vous risqueriez de perdre le fil.

Et n’oubliez pas de faire des pauses. Même les machines ont besoin de se calmer, et nous ne sommes que des êtres humains. Une pause de cinq minutes toutes les heures peut vous aider à garder votre énergie. Vous pouvez même essayer la technique Pomodoro, qui consiste à faire une pause de 5 minutes toutes les 25 minutes de travail (ce que l’on appelle une session « Pomodoro »).

5. Tirer le meilleur parti des outils et de la technologie

Les outils de productivité peuvent vous aider à respecter votre plan.

Par exemple, les applications de calendrier sont comme votre assistant personnel, qui vous rappelle toujours ce qui est à faire. Vous pouvez également utiliser des applications de blocage du temps, qui sont comme un minuteur vous permettant de vous concentrer sur une tâche à la fois.

Vous pouvez également opter pour un agenda à l’ancienne (voici quelques exemples d’agendas recommandés). Il est toujours agréable de rayer une tâche avec un stylo !

J’utilise une application de calendrier pour noter les rendez-vous, les événements scolaires des garçons et les courses en famille. J’utilise Notion pour organiser mes pensées et mes idées, tant pour le travail que pour la famille. Ces applications ont des objectifs différents – l’une pour la planification et les rappels, l’autre pour l’organisation des notes.

6. Réviser régulièrement votre plan

J’ai pris l’habitude de revoir mon emploi du temps chaque semaine. Certaines semaines, un lancement nécessitait plus d’attention de ma part, tandis que d’autres semaines, c’étaient les réunions parents-professeurs. Ajuster mon planning en fonction des besoins de la semaine est devenu essentiel pour gérer mes différents rôles.

Prenez le temps de réfléchir à la façon dont les choses se sont déroulées à la fin de la journée ou de la semaine.

Avez-vous respecté votre programme ? Certaines tâches ont-elles pris plus de temps que prévu ? Y a-t-il eu des interruptions inattendues ?

Les réflexions vous permettent d’évaluer l’efficacité de votre plan et de célébrer vos réalisations. Félicitez-vous pour toutes les tâches que vous avez accomplies ! C’est une bonne idée d’intégrer cette réflexion à votre routine, comme vous le feriez en vous brossant les dents avant de vous coucher.

Mais si vous constatez que les choses ne se passent pas aussi bien que vous l’espériez, vous procédez à des ajustements. Si une tâche prend systématiquement plus de temps que prévu, il est peut-être temps d’y consacrer plus de temps. Si vous constatez que vous êtes constamment interrompu pendant un certain temps, il est peut-être nécessaire de le déplacer à un moment plus calme.

Et parfois, la vie s’en mêle. Vous tombez peut-être malade, vous devez faire une course inattendue ou vos objectifs changent. Ce n’est pas grave. Lorsque la vie vous réserve des surprises, adaptez votre plan. Adaptez-le à la nouvelle situation.

Faites preuve de souplesse. Parce qu’en fin de compte, le plan est là pour vous servir, et non l’inverse.

7. Se reposer et se ressourcer

Vous vous souvenez des pauses dont nous avons parlé ? Faites-en bon usage.

Quand je dis pause, je ne parle pas de faire défiler votre téléphone ou de consulter vos courriels. Ce dont vous avez besoin, c’est d’un vrai repos, d’une vraie pause. Quelque chose qui vous permette de vous ressourcer, de faire le plein d’énergie et de vous rafraîchir.

Peut-être pourriez-vous essayer une technique de relaxation rapide. Des exercices de respiration profonde, une mini-séance de yoga ou même un simple moment de silence. Ce sont de petites haltes pour votre esprit, qui vous aident à évacuer le stress et les tensions.

Vous pouvez également essayer les exercices de pleine conscience. Pendant quelques minutes, vous vous concentrez sur l’ici et le maintenant, et non sur les tâches, le calendrier ou les objectifs. Juste le moment présent, tel qu’il est. C’est l’occasion de vous reconnecter à vous-même, de vous recentrer au milieu de l’agitation de la journée.

Ou peut-être avez-vous simplement envie de boire une bonne tasse de café ou d’écouter votre chanson préférée. Tant que cela vous aide à vous ressourcer et à vous détendre, tout va bien.

Les pauses ne sont pas une perte de temps. Elles sont un investissement dans votre productivité. Qu’il s’agisse d’une sieste rapide ou d’une petite balade à vélo avec mes garçons, ces pauses m’aident à recharger mes batteries et à rester concentré.

8. Partager la charge si nécessaire

Vous savez qu’on dit que « plusieurs mains font un travail léger » ? Eh bien, il y a de quoi.

Même s’il s’agit de votre plan et de vos tâches, vous n’êtes pas obligé de tout faire tout seul. En fait, il est parfois préférable de ne pas le faire.

Examinez vos tâches. Nécessitent-elles toutes votre touche personnelle ou certaines pourraient-elles être accomplies tout aussi bien par quelqu’un d’autre ?

Peut-être votre collègue pourrait-il vous aider à rédiger un rapport, ou votre conjoint pourrait-il aller faire les courses cette fois-ci. Peut-être y a-t-il des tâches qui pourraient être externalisées, comme le nettoyage ou le travail administratif ?

Au travail, je délègue les parties rédactionnelles à notre rédacteur et les campagnes de marketing à notre chef de projet. À la maison, je demande à mon partenaire et à notre sympathique voisin de m’aider. Au début, c’était difficile, mais le fait de réaliser que je n’avais pas à tout assumer seule m’a libérée.

Identifiez les tâches qui peuvent être partagées ou déléguées. Cela vous permet de concentrer votre temps et votre énergie sur ce que vous faites le mieux et vous évite d’être débordé en essayant de tout faire vous-même.

Demander de l’aide n’est pas un signe de faiblesse, mais un signe de planification intelligente. L’objectif n’est pas seulement de faire les choses, mais de les faire de la manière la plus efficace possible. Parfois, cela signifie qu’il faut faire équipe.

Réflexions finales

Comme le dit l’auteur à succès Seth Godin,

« Vous n’avez pas besoin de plus de temps dans votre journée. Vous devez décider. »

Lorsque vous avez un plan, vous ne vous contentez pas d’errer dans l’espoir de rencontrer le succès. Vous savez où vous allez et vous savez comment y parvenir.

Cela signifie que vous pouvez en faire plus. Vos rêves, vos objectifs, votre liste de choses à faire sont à portée de main. Mais il ne s’agit pas seulement d’accomplir des tâches. Il s’agit aussi d’avoir du temps et de l’énergie pour les choses que vous aimez – du temps pour la famille, pour les loisirs, pour la détente.

Et le plus beau, c’est que cela signifie aussi moins de stress. Avec un plan en place, vous ne vous précipitez pas à la dernière minute, en vous sentant dépassé et hors de contrôle. Vous êtes calme, serein et maître de la situation.

Comment planifier votre journée

8 Actions

Fixez des objectifs et des priorités clairs: Tout d’abord, identifiez vos objectifs à long terme et à court terme dans les différents domaines de la vie, notamment la santé, les relations et la carrière. Utilisez la règle des 5/25 pour classer vos objectifs par ordre de priorité en fonction de leur alignement sur vos objectifs globaux.

Décomposer les objectifs en petites tâches: Les grands objectifs peuvent être décourageants, mais ils deviennent beaucoup plus faciles à gérer lorsque vous les divisez en tâches plus petites et réalisables.

Classez vos tâches par ordre de priorité: Une fois toutes vos tâches définies, utilisez la méthode de la superstructure et la matrice Urgent vs Important pour décider ce à quoi vous devez vous atteler en premier. Cette étape vous permet de vous concentrer sur les tâches les plus cruciales qui correspondent à vos principaux objectifs.

Créez un emploi du temps bloqué: Attribuez des plages horaires spécifiques aux différentes tâches et activités de votre journée. Ce système vous permet de vous concentrer sur une tâche à la fois et de maximiser votre productivité.

Utilisez des outils de productivité : Profitez de l’ère numérique et utilisez des applications de calendrier, des applications de blocage du temps et des planificateurs pour suivre vos tâches et votre temps.

Révisez et ajustez régulièrement votre plan : Restez flexible et ajustez votre plan si nécessaire. Réfléchissez à vos progrès et si quelque chose ne fonctionne pas, n’ayez pas peur de le changer.

Faites des pauses : Rappelez-vous que le travail et l’oisiveté font de Jack un garçon ennuyeux. Faites de courtes pauses tout au long de la journée pour vous ressourcer et rester concentré.

Déléguez des tâches et cherchez du soutien : Vous n’êtes pas obligé de tout faire seul. Identifiez les tâches qui peuvent être partagées ou externalisées, et n’hésitez pas à demander de l’aide.

Crédit photo : Gabrielle Henderson via unsplash.com