La productivité peut vous freiner et freiner votre entreprise, comme le montrent de nombreux rapports.

La productivité fait l’objet d’une attention croissante, car on se rend compte que ce qui compte, c’est ce que l’on fait, et non le nombre d’heures que l’on passe au bureau. La productivité aura une incidence sur la promotion que vous souhaitez, sur l’obtention d’une excellente évaluation ou sur la construction d’un personnage que les gens voient.

L’aspect positif des mesures de productivité prises par les entreprises est que nombre d’entre elles ont abandonné le modèle rigide du 9 à 5, 40 heures par semaine, pour comprendre qu’il est souvent impossible d’imposer un tel modèle à tous les aspects de sa vie. Au bout du compte, certains aspects de leur vie en pâtiront, ce qui affectera leur productivité.

Pour la plupart des travailleurs intellectuels d’aujourd’hui, c’est-à-dire les travailleurs dont la monnaie est le savoir et non le travail physique, il est possible de travailler de manière flexible. Un ordinateur portable, une connexion internet et un téléphone permettent de réaliser beaucoup de choses en une journée. Mais que l’on travaille à domicile ou au bureau, il y a des distractions qu’il faut savoir reconnaître et les individus doivent savoir comment les contrer avant de réaliser soudainement qu’une heure a été perdue et qu’elle ne pourra jamais être récupérée.

Nous laissons souvent les distractions prendre le contrôle de notre vie. Vous pouvez reprendre le contrôle.

Quelles sont les principales distractions au travail et comment les contrer ?

1. Les personnes

Collègue bavard/écouteurs bruyants

La plupart des gens sont gentils. N’ayez pas peur d’aborder vos collègues et de leur faire savoir (gentiment) qu’ils vous distraient de vos tâches. Suggérez-leur d’emmener leurs conversations à la cafétéria, dans un coin tranquille, ou de baisser la voix si cela vous suffit. Demandez-leur de baisser le son de leurs écouteurs d’un ou deux décibels. Précisez que vous n’essayez pas d’être désagréable. Vous avez juste besoin d’un peu de calme pour faire votre travail.

Des questions constantes

S’il s’agit d’un débutant, il faut être indulgent avec lui. Toutefois, s’il persiste, il convient de prendre des mesures pour limiter la distraction causée par les questions incessantes. Demandez à votre collègue de s’assurer que la question nécessite une réponse « immédiate » (c’est-à-dire qu’elle l’empêche de faire son travail ou qu’elle est simplement « bonne à savoir » ou « peut être faite plus tard »). Le pouvoir d’approuver les tâches peut être délégué à d’autres personnes. Vous pouvez désigner des moments de la journée où vous répondez aux questions par chat ou lors d’une brève réunion.

Voix forte au téléphone

Heureusement, les téléphones mobiles sont de plus en plus utilisés au détriment des lignes fixes. Cela signifie que la personne à l’origine de la distraction a la possibilité de se mettre hors de portée de voix si elle n’est pas capable de réguler ses cordes vocales. Comme pour le premier point, soyez amical et demandez à votre collègue/ami/qui que ce soit de prendre l’appel dans une autre pièce. Il est tout à fait possible qu’il ne se soit même pas rendu compte qu’il criait !

Famille

Travailler à domicile peut être à la fois génial et difficile, mais tout peut être fait avec une bonne planification. Au début de la journée, dressez une liste des tâches à accomplir, de l’heure à laquelle elles doivent être effectuées, de la durée estimée de l’activité et du temps qu’il vous reste pour votre travail. Vous pouvez orienter votre famille de manière à ce qu’elle sache quand vous avez besoin d’être laissé seul et quand vous êtes disponible. Une bonne recommandation est de diviser votre travail en tranches de 90 minutes. Ce laps de temps est suffisant pour vous permettre de vous concentrer et pour donner à votre cerveau des pauses régulières pour se rafraîchir et traiter l’information.

2) Les choses

Bureau, ordinateur et boîte de réception encombrés

Un bureau encombré nous stresse davantage, que nous voulions l’admettre ou non. Il faut avoir l’autodiscipline de s’en occuper et le désordre ne sera jamais incontrôlable. Passez une journée (ou le temps nécessaire) à tout mettre en ordre et, à la fin de chaque journée, assurez-vous que vos documents sont classés, correctement empilés ou autrement organisés de manière à ce qu’ils aient un sens pour vous. Si vous vous dites « c’est là quelque part », c’est que votre système ne fonctionne pas. Supprimez les éléments dont vous n’avez pas besoin, ou transférez-les au moins sur un disque dur ou un espace de stockage dans le cloud, afin qu’ils ne soient plus sur votre chemin ni dans votre esprit. Étiquetez ou classez immédiatement les éléments. Ne perdez pas un temps précieux à être désorganisé !

Internet

L’autodiscipline est ici cruciale. Mais si l’autodiscipline ne fonctionne pas, il est possible d’installer des modules complémentaires qui vous empêchent d’accéder à certains sites à certaines heures de la journée.

Messages IM et SMS

Utilisez le bouton « invisible » ou « occupé ». Décidez quand vous serez en direct et pour combien de temps, et envoyez votre emploi du temps à vos collègues. Le fonctionnement est similaire à celui des heures de bureau. La messagerie instantanée peut être essentielle pour certaines tâches, en particulier pour le travail d’équipe à distance. Il suffit de faire preuve d’intelligence. En contrepartie, ne spammez pas vos propres collègues avec des messages non pertinents. Trouvez un équilibre, en vous rappelant que si vous souhaitez entretenir de bonnes relations avec vos collègues, votre objectif est de FAIRE FAIRE LES CHOSES !

Votre chaise

Ah, le fauteuil. Trop confortable, vous vous détendez et vous vous endormez. Trop rigide, vous avez mal au dos. Si vous passez une grande partie de votre journée sur une chaise, investissez dans la meilleure chaise possible pour le soutien lombaire. De même, si vous passez beaucoup de temps en voiture ou en avion, trouvez des produits qui peuvent améliorer la santé de votre corps plutôt que de l’épuiser. Votre entreprise peut même y contribuer pour vous. La santé est l’un de nos plus grands atouts, ne la considérez jamais comme acquise.

3) Viseurs

Espace de travail trop stimulant/très ennuyeux

Il n’y a rien qui me décourage plus de travailler qu’une cabine grise. Pire : des rangées de bureaux gris. Ces dernières années, l’aménagement des bureaux a pris une tournure plus amusante et plus lumineuse, avec des coins jeux et même des massothérapeutes qui font régulièrement leur apparition. Vous n’avez pas le contrôle de l’ensemble de l’aménagement du bureau, mais si vous travaillez à domicile ou si vous disposez d’un petit espace à vous, faites en sorte qu’il soit un lieu qui vous donne envie de faire des choses. Entourez-vous de choses qui vous motivent. S’agit-il de la photo d’une personne dont vous voulez être fier ? Un héros personnel que vous voulez imiter ? S’agit-il d’une citation qui correspond exactement à ce que vous avez besoin d’entendre lorsque vous vous laissez aller à la dérive ? Qu’en est-il de la couleur de votre environnement immédiat ? Pouvez-vous la contrôler ? Personnellement, je ne supporte pas les murs blancs. Ils me rappellent les hôpitaux, les écoles et les salles d’attente. Veillez à ce que votre espace de travail dégage une énergie positive pour vous et essayez de ne pas l’encombrer de jouets et de gadgets qui vous plongent dans des rêveries nostalgiques. Vous pouvez aussi vous inspirer de cet article pour savoir ce qu’il ne faut pas avoir sur son bureau.

La vue

Mon bureau jouit d’une vue incroyable. Suffisamment haut pour voir la ville, le bord de mer et les stations de train et de métro. Comme je passe beaucoup de temps à écrire, la vue m’inspire. Comme vous pouvez l’imaginer, elle peut aussi me faire sombrer dans l’oubli ! Ma méthode consiste donc à m’asseoir dos à la fenêtre pendant mes heures de concentration, et à me laisser imprégner par la vue pendant le déjeuner si je le souhaite. Sinon, je m’installe dans un bureau à l’arrière, où il n’y a pas de vue et où je n’ai pas à me forcer à regarder dans une seule direction. Le fait d’être au niveau de la rue peut entraîner encore plus de distractions. Le bruit de la circulation, le mouvement des personnes, le bruit des véhicules d’urgence… Investir dans un bon jeu de stores peut aider. Quant au bruit, un casque anti-bruit est peut-être nécessaire dans ce cas !

4) Environnement

Climatisation/chauffage

Idéalement, vous connaissez la température à laquelle vous êtes à l’aise et vous pouvez la contrôler. L’air doit être suffisamment frais pour vous permettre de rester vigilant, mais pas trop pour ne pas vous rendre malade. Je garde un pull en laine à mon bureau au cas où mes collègues auraient besoin de plus d’air que moi. Pour trouver votre zone de température optimale, il faut essayer et tester, mais elle devrait généralement se situer entre 22 et 25 degrés Celsius (72 et 77 degrés Fahrenheit).

Eclairage

Nos yeux étant déjà fatigués à force de regarder des écrans toute la journée, il est important de contrôler également l’éclairage. Un mauvais éclairage peut entraîner des maux de tête, de la fatigue et des douleurs oculaires, ce qui se traduit par de l’irritabilité et un manque d’efficacité. L’éclairage ne doit pas éblouir, scintiller, être irrégulier ou vous obliger à vous pencher pour lire quelque chose.