Il n’y a jamais assez de temps dans la journée pour tout faire, n’est-ce pas ?

C’est l’un des principaux problèmes auxquels les gens sont confrontés lorsqu’ils essaient d’être productifs et efficaces. Trop d’emplois ont une capacité de travail infinie ; vous pourriez faire votre travail pendant 60, 80 ou même 100 heures par semaine et trouver encore des choses à faire, n’est-ce pas ?

Je pense que non seulement la « semaine de quarante heures » est une idée totalement fausse, mais qu’il s’agit en fait d’une croyance préjudiciable avec laquelle beaucoup d’entre nous ont été élevés et dont ils sont aujourd’hui prisonniers. Lorsque nous travaillons dans le cadre d’un accord contractuel prévoyant un certain nombre d’heures par semaine, nous remplissons ces heures de travail… quelle que soit notre charge de travail réelle.

Et quand on y réfléchit bien, il est illogique que les entreprises basent les contrats du personnel sur les heures plutôt que sur la production. Cela n’a aucun sens si l’on veut obtenir des bénéfices ou d’autres résultats.

J’ai eu la chance de recevoir une formation avancée de la part d’une série de coachs et de mentors sur les stratégies efficaces pour gagner du temps. Il ne s’agit pas seulement de managers qui essaient de savoir comment tirer le maximum de moi en 40 heures, mais de personnes qui ont compris comment être 50 à 100 % plus efficaces que leurs homologues, en deux fois moins de temps.

Aujourd’hui, j’aimerais partager avec vous mes trois meilleurs conseils. Bien que chacune de ces stratégies permette de réduire considérablement la perte de temps (faire plus en moins de temps et avec beaucoup moins d’efforts), l’idée est de les combiner toutes. Ces conseils ne font qu’effleurer la surface, et je vous recommande vivement de faire des recherches plus approfondies sur chacun de ces principes :

1. La règle des 80/20 de la nature – le principe de Paréto

La plupart des personnes performantes savent généralement établir des priorités, mais la plupart d’entre elles sont incapables de laisser les tâches moins prioritaires inachevées. Beaucoup d’entre nous accomplissent d’abord les tâches prioritaires, mais passent ensuite de nombreuses heures à se débattre avec toutes les autres tâches, en essayant d’atteindre la mythique « boîte de réception vide ». Si vous occupez un emploi susceptible de vous fournir suffisamment de travail pour vous occuper à l’infini, vous êtes à la poursuite d’un arc-en-ciel. La plupart des emplois peuvent correspondre à cette description.

Je crois que nous avons tendance à craindre de « manquer quelque chose d’important », alors nous essayons de tout faire. Paradoxalement, ce faisant, nous compromettons la qualité de notre travail le plus important, ce qui représente un risque bien plus grand pour notre carrière !

Le principe de Pareto, un terme inventé par le célèbre chercheur en qualité et en performance Joseph M. Juran, suggère que la plupart des circonstances de la vie suivent cette règle de la nature : 80 % des résultats proviennent de 20 % des intrants.

Dans le contexte, cela signifie que la plupart de vos résultats sont en fait générés par une petite partie de votre temps et de vos efforts. Seuls 20 % du travail que vous effectuez actuellement sont réellement importants pour les résultats que vous attendez de vous. Cela signifie également que les 80 % d’efforts restants ne vous permettront d’obtenir que 20 % des résultats que vous souhaitez.

Je vous recommande, pour le mois à venir, de vous réserver 15 à 30 minutes par semaine pendant lesquelles vous ne serez pas interrompu. Pendant cette période, essayez cet exercice :

• Dressez la liste de toutes les tâches que vous effectuez dans le cadre de votre travail (plus tard, vous pourrez appliquer cet exercice à l’ensemble de votre vie – c’est à ce moment-là que les choses commenceront vraiment à changer !) Cela inclut tout, des activités et projets majeurs aux réponses aux courriels et au téléphone.
• Rédigez un résumé des résultats que l’on attend de vous – par exemple, le pourcentage des ventes, les choses construites, les contrats rédigés, etc.
• Reprenez ensuite votre liste complète de tâches et sélectionnez sans compromis les 20 % d’entre elles (une sur cinq) qui sont le plus directement liées à ces résultats. Il s’agit désormais de vos tâches les plus prioritaires et votre objectif doit être d’accroître les efforts que vous y consacrez.
• Reprenez ensuite les tâches restantes de la liste et évaluez-les en termes d’importance, de la plus faible à la plus forte (sur une échelle de 1 à 5, par exemple). Plus le chiffre est petit, plus l’activité est inutile : ce sont vos « 80 % » d’activités. Pour chacune des 20 % d’activités que vous augmentez, vous devez faire de la place en diminuant ou simplement en ne faisant pas l’ une de ces 80 % d’activités.

Une autre façon de procéder consiste à se demander : « Si je devais produire les mêmes résultats hebdomadaires mais travailler un jour de moins par semaine, que devrais-je réduire ou cesser de faire ? ».

Au fil du temps, avec des essais et des erreurs, vous saurez vraiment ce qui est important et ce qui ne l’est pas. Vous devez laisser aller les choses, et parfois vous devez permettre que de petites choses négatives se produisent afin de faire de la place pour des résultats positifs beaucoup plus importants.

2. Le piège du courrier électronique

J’ai réalisé une fois une petite étude totalement informelle qui m’a permis de constater que je perdais environ quatre à six heures par semaine, simplement en passant de ce que je faisais à la consultation de mes courriels (et vice-versa). Il s’agit d’une activité totalement improductive. Tout ce que cela fait, c’est :

• Manger des heures où l’on ne produit rien.
• vous obliger à essayer de « retrouver votre place » dans la tâche incomplète que vous étiez en train d’accomplir (ce qui représente une perte de temps supplémentaire et une perte totale d’élan).
• Créez de l’anxiété à propos des nouveaux courriels que vous considérez désormais comme des tâches en suspens, qui vous distrairont jusqu’à ce que vous les traitiez.

J’ai depuis trouvé la solution. J’ai actuellement un message électronique automatique ennuyeux qui dit que je ne consulte les courriels qu’à 11 heures et à 15 heures, et qui inclut mon numéro de téléphone portable « si c’est urgent ». Vous n’êtes pas obligé de faire cela, mais examinons le concept sous-jacent :

• En ne consultant les courriels que deux fois par jour, j’oblige les gens à ne me contacter que lorsque les problèmes sont vraiment urgents, ce qui a permis de réduire les distractions d’environ 60 à 70 % (sérieusement !).
• 95 % des courriels ne nécessitent pas de réponse urgente et peuvent attendre quelques heures. En traitant les courriels en bloc, vous réduisez considérablement les distractions et le temps de transition. Apprenez aux autres à ne pas utiliser le courrier électronique comme forme de communication urgente.
• Je ne « touche » les courriels qu’une seule fois. Ils sont soit transformés en tâche pour plus tard (afin que je puisse l’oublier pour le moment), soit traités sur-le-champ (pour tout ce qui me prend moins d’une minute), soit supprimés/archivés.

3. Manger la grosse grenouille moche

C’est mon entraîneur, Phil Drolet, qui me l’a enseignée. Il est étonnant de constater à quel point il est distrayant d’avoir une tâche énorme et affreuse qui se profile à l’arrière de votre esprit. Votre attention intérieure ne cesse de s’y attarder alors que vous essayez de vous concentrer. Il s’agit généralement d’une tâche qui est :

• qui demandent beaucoup de temps, ou
• Implique un conflit, ou
• Perçue comme difficile (mais d’après mon expérience, elle s’avère généralement correcte).

Essayez cette méthode pendant une semaine et voyez comment vous vous sentez : Faites de « manger la grosse grenouille laide » (c’est-à-dire la tâche la plus difficile) la première chose que vous faites chaque jour, avant même de consulter vos courriels ou de répondre à vos messages téléphoniques. Certaines fonctions exigent que les courriels soient vérifiés dès le matin, mais même dans ce cas, il ne s’agit généralement que de quelques-uns d’entre eux qui doivent être examinés.

Croyez-le ou non, c’est au début de votre journée de travail que vous êtes le plus productif. Utilisez cette énergie pour détruire cette tâche anxiogène, ce qui vous permettra d’avoir l’esprit tranquille pour le reste de la journée. Appliquée parallèlement au principe 80/20, cette tâche est généralement la plus efficace que vous puissiez faire ce jour-là !

Je vois aussi souvent des personnes qui oscillent entre deux ou trois tâches de même priorité, au lieu de n’en faire qu’une à la fois. Si c’est votre cas, je vous garantis que vous perdez des heures par semaine sans rien y gagner ! Faites des recherches sur les « techniques de pleine conscience » et apprenez à faire une chose à la fois. Établissez une liste détaillée des choses à faire, en les classant par ordre d’importance et de priorité, puis effectuez chaque activité une par une. Si cette méthode est appliquée correctement, tout ce qui reste à faire à la fin de la journée n’a probablement même pas besoin d’être fait !

Aujourd’hui, il m’arrive assez souvent de n’avoir rien d’important à faire après 11h30, simplement parce que je suis ces règles. Faites entrer la liberté dans votre vie, d’abord en abandonnant le mythe de la « journée de travail de huit heures », ensuite en vous disciplinant pour suivre ces règles. Contrairement à ce que l’on pourrait croire, il y a de la liberté dans le fait de suivre des règles. Essayez-le pendant quelques semaines et dites-moi que j’ai tort !

Je vous souhaite une semaine productive, efficace, qui vous permettra de gagner du temps et de ne pas vous soucier des autres !