J’enseigne la gestion du temps depuis plus de 14 ans. Je pourrais dire que ma formation est excellente. En réalité, elle est probablement équivalente à celle d’autres bons formateurs, la principale différence étant que j’enseigne aux gens à construire leur propre système et à ne pas utiliser le mien ou celui des gourous de la gestion du temps, parce que nous sommes tous des individus. Cela m’a permis de faire une percée dans le domaine de la gestion du temps.

Une percée dans la gestion du temps après 14 ans de formation à la gestion du temps

Récemment, je suis tombé sur quelque chose qui change la donne en matière de gestion du temps. Ce n’est pas le mien. Ce n’est l’affaire de personne. Cela ressemble un peu à la façon dont Internet s’est développé : un élément à la fois, jusqu’à ce que tout se mette en place.

Ces informations ne demandaient qu’à être rassemblées. La plupart des conseils, leçons et astuces en matière de gestion du temps concernent la discipline, la concentration ou de petits éléments, comme la rédaction d’une liste quotidienne de choses à faire, mais au cœur d’un système efficace de gestion du temps se trouvent sept éléments fondamentaux qui changent la donne. Si ces éléments sont corrects, tout le système fonctionne, comme l’histoire de l’internet.

Si vous parvenez à maîtriser ces sept éléments, vous améliorerez considérablement votre système de gestion du temps. Soyons positifs et appelons-les des obstacles, car lorsque vous commencerez à les franchir, la course pour devenir un meilleur gestionnaire du temps aura commencé. Vous trouverez ci-dessous plus d’informations sur chaque obstacle.

Pour sauter chaque obstacle, il suffit d’un exercice par semaine pendant 30 minutes

En franchissant ces sept obstacles, vous améliorerez considérablement votre système de gestion du temps.

Vous ne pouvez pas en faire une partie. Vous ne pouvez pas faire un obstacle. Vous ne pouvez pas en faire une partie et y revenir. Il faut relever le défi, faire la course ou ne pas la faire.

Mon conseil ? Décidez pourquoi vous allez passer 30 minutes par semaine à faire ces exercices. En effet, lorsque vous devez « choisir à gauche ou à droite » (décider de faire ceci ou de faire autre chose), vous devez avoir une raison convaincante. La réponse ne peut pas être « mieux gérer son temps ». Pour atteindre cet objectif, trouvez sur le web une astuce simple et facile de gestion du temps, par exemple en commençant chaque tâche de votre liste par un verbe. C’est fait. Les travaux d’Edwin Locke sur la fixation d’objectifs nous ont appris que les objectifs ambitieux et spécifiques sont les plus efficaces.

Cette définition d’objectifs nécessite une certaine réflexion. Déterminez pourquoi. Quel problème cela résoudra-t-il ? Cela vous aidera-t-il à rentrer à l’heure à la maison un soir ? L’objectif est-il d’être plus calme, de mieux contrôler la situation ?

Ensuite, l’objectif est d’entendre les gens dans le bureau dire spontanément : « Il est plus calme/Elle semble beaucoup plus en contrôle ». Écrivez votre raison, votre objectif, sur une feuille de papier et gardez-la près de vous. N’oubliez pas que les objectifs doivent contenir les trois P, comme l’a fait Muhammad Ali – « I am the Greatest » – Présent, Positif et Personnel. Par exemple, « Je maîtrise beaucoup mieux la situation ». Les gens me l’ont dit spontanément » ou « Je travaille sur mes grands projets et mon patron l’a remarqué et m’a fait des commentaires positifs ».

Il est maintenant temps de relever le défi de la gestion du temps en 7 semaines.

Semaine 1 – Sauter l’obstacle de la capture

Dans quelle mesure saisissez-vous ce qui entre dans votre monde et dans votre tête ?

Sauter l’obstacle de la « capture », c’est être capable de saisir toute demande de temps qui se présente dans votre monde. La plus évidente est la boîte de réception de votre courrier électronique. Ce qui est moins évident, c’est de capturer les choses auxquelles vous pensez en conduisant.

• Sur une feuille blanche, écrivez TOUS les points de capture (points d’entrée) de votre système de gestion du temps actuel. Par exemple, la boîte de réception des courriels, les appels téléphoniques et les réunions.
• Si vous en avez trop, supprimez-en un. Par exemple, vous avez plusieurs blocs-notes qui font un travail similaire.
• Si vous n’en avez pas assez, par exemple si vous vous fiez encore à votre mémoire dans la voiture, dans les réunions, dans les conversations de couloir, ajoutez-en un.

Semaine 2 – Sauter l’obstacle de l’inscription

Parvenez-vous à faire sortir les choses de votre tête et à les inscrire sur une liste ?

Sauter l’obstacle de la « liste », c’est sortir les choses de sa tête et les mettre sur une liste. « Les personnes qui réussissent le mieux sont celles qui ont la tête la plus vide. Laisser de la place à la réflexion, à la prise de décision et à la résolution de problèmes, et non à la mémorisation (stockage).

• Sur une feuille blanche, écrivez TOUTES les listes que vous avez actuellement. Par exemple, une liste de tâches quotidiennes.
• Si vous avez trop de listes, supprimez-en une. En particulier les listes auxquelles vous ne faites pas confiance. Par exemple, la liste des rappels Outlook.
• Si vous n’avez pas toutes les listes suivantes, ajoutez-en une, en particulier la liste quotidienne des choses à faire (pas un flux d’actions), ou la liste des appels, la liste des projets, la liste des attentes, la liste hebdomadaire, la liste mensuelle, ou une liste pour un jour peut-être.

Semaine 3 – Sauter l’obstacle de la vidange

Quelle est votre capacité à vider ces points de capture ?

Sauter l’obstacle de la « vidange », c’est un peu comme vider le lave-vaisselle. Si vous ne le faites pas, la vaisselle s’accumule jusqu’à ce que vous ne puissiez plus la voir dans l’évier de la cuisine et que vous deviez charger le lave-vaisselle et laver ce qui reste. Il est essentiel de vider le lave-vaisselle fréquemment et de manière appropriée.

• À l’aide de la liste des « points de capture » que vous avez créée au cours de la première semaine, décidez du moment où vous viderez chacun de vos points de capture. Ajoutez une colonne deux. Par exemple, votre boîte aux lettres électronique sera évaluée une fois par heure pendant 15 minutes, ou après chaque travail important. Pas en continu.
• Ajoutez une colonne trois et identifiez un déclencheur pour chaque point de capture qui vous aidera à créer l’habitude. La meilleure façon de créer une habitude est d’en prendre une autre en charge. Par exemple, lorsque je me suis cassé le pied, je devais faire des exercices tous les jours pendant 5 minutes. Je me suis ensuite brossé les dents. Votre exemple pourrait être de vider votre corbeille à papier une fois par jour en quittant le travail ou après chaque tasse de café.
• Lisez ce court article pour vous aider à « dire oui avec sagesse », car la plupart des gens ont du mal à dire « non », ce qui leur fait perdre énormément de temps. Utilisez cet apprentissage pour dire « non » à au moins une tâche cette semaine et chaque semaine à partir de maintenant.

Semaine 4 – Sauter l’obstacle de la suppression

Combien de fois vous posez-vous la bonne question : « Quel est l’impact si je ne fais pas cela ? »

Sauter l’obstacle de la « suppression », c’est se débarrasser d’une plus grande partie des demandes de temps qui entrent dans notre monde. En outre, il s’agit de ne pas accepter toutes les demandes de temps. Il s’agit d’être clair sur ce que nous sommes venus chercher et d’éliminer davantage de ce qui ne nous permet pas d’y parvenir.

• Comprendre comment utiliser la recherche avancée est la clé pour trouver rapidement des courriels. Apprenez à utiliser la recherche avancée.
• Désabonnez-vous d’au moins quatre listes de diffusion externes auxquelles vous êtes inscrit et que vous n’utilisez pas. Désabonnez-vous d’au moins trois listes de distribution internes auxquelles vous appartenez.
• Engagez-vous dès cette semaine à traiter plus rapidement les courriels en copie. Pour ce faire, utilisez l’outil ABC : A. Un courriel CC ?, B. Lisez-le brièvement, et C. Effacez-le. Supprimer, sauf si vous répondez, mais cela doit être exceptionnel.

Semaine 5 – Sauter l’obstacle du stockage

Dans quelle mesure parvenez-vous à stocker les bonnes informations au bon endroit pour les consulter ultérieurement ?

Sauter l’obstacle du « stockage », c’est avoir les bonnes informations là où vous en avez besoin, quand vous en avez besoin, et les garder facilement accessibles, un peu comme les documents que vous avez à la maison. Par exemple, l’assurance habitation : se trouve-t-elle dans une grande pile de documents importants ? Ou encore les billets du prochain voyage d’affaires : où sont-ils conservés ?

• Sur une feuille blanche, notez TOUS les points de rangement dont vous disposez actuellement. Par exemple, le mur près de votre bureau est un point de rangement et votre « carnet de jour » et votre bureau.
• Si vous avez trop de points de stockage, supprimez-en un. Peut-être n’utilisez-vous pas ou ne comptez-vous pas sur le point de stockage de la pile de lecture. Décidez de la manière dont vous allez gérer ce point de stockage maintenant qu’il a été supprimé (le combiner avec un autre point de stockage ?). Si vous n’avez pas tous les points de stockage suivants, ajoutez-en un ; en particulier pour les documents physiques (par exemple les billets), puis envisagez des livres à lire, des sites web à consulter ou des documents à lire, une étagère, un dossier de référence, des tickets ou un fichier de suivi.
• Identifiez pour chaque point de stockage la fréquence et le déclencheur et ajoutez-les en tant que colonnes à votre liste de points de stockage ci-dessus.

Semaine 6 – Sauter l’obstacle de la programmation

Quelle est l’étendue de votre planification, au-delà de l’utilisation de votre agenda pour les réunions ?

Sauter l’obstacle de la « programmation », c’est avoir un seul agenda et l’utiliser pour plus que la simple réservation de réunions. Il s’agit de planifier un travail important sur les grandes tâches que nous évitons parce qu’il s’agit de grosses grenouilles.

C’est l’obstacle le plus difficile à franchir. Peut-être le plus élevé. Certains échouent ici.

• Identifiez la raison pour laquelle vous êtes sur la liste de paie. Il s’agit de votre « domaine de résultats clés » (KRA). Voici un peu d’aide : il ne s’agit pas d’une longue liste de choses, comme la gestion des clients, les réunions, les présentations, le traitement des demandes, la gestion de l’équipe, etc. Il s’agit d’une à trois choses. Dans une entreprise commerciale, la raison pour laquelle vous êtes salarié est l’augmentation des ventes et des bénéfices. Pour les commerciaux, c’est plus facile : ils ont un budget. C’est leur ARK. Pour les autres, il faudra réfléchir un peu pour identifier quelques actions mesurables qui prouvent que vous valez votre salaire. Par exemple, pour un serveur, il peut s’agir des notes obtenues sur TripAdvisor.
• Identifiez les trois projets ou gros morceaux de travail qui auront le plus d’impact sur la raison pour laquelle vous figurez sur la liste de paie/les objectifs de performance.
• Passez en « mode furtif ». Trouvez un moyen de vous échapper. Réservez une salle de réunion, travaillez à domicile ou fermez la porte. Tout ce que vous pouvez faire pour être en mode furtif. Programmez dans votre agenda 90 minutes la semaine prochaine, ainsi qu’un rendez-vous récurrent au cours duquel vous ne ferez que ces projets dans ce laps de temps.

Semaine 7 – Sauter l’obstacle de l’intérim

Êtes-vous doué pour choisir la gauche ou la droite ?

Sauter l’obstacle de la « comédie » est essentiel. C’est la raison pour laquelle vous êtes payé pour faire ce que vous faites. C’est là que les décisions sont prises : choisir à gauche ou à droite mille fois par jour, savoir ce que l’on vaut. Divisez votre salaire par 2 000. C’est votre valeur horaire. Ne faites pas de choses qui valent moins que cette valeur horaire.

• Décidez de la durée de votre « court laps de temps ». Le temps « Faites-le maintenant ». Il peut s’agir de 5 minutes, de 4 minutes ou de 3 minutes. La différence n’est peut-être pas énorme, mais c’est à vous de la déterminer. Pour chaque demande de temps/tâche qui se présente à vous, faites-la maintenant si elle peut être réalisée en moins de temps que votre temps court. Engagez-vous à le faire. Ne vous faites pas d’illusions en pensant que vous pouvez accomplir une tâche dans le temps imparti et que vous serez encore en train de la faire 20 minutes plus tard. En effet, votre cerveau se rendra vite compte de ce que vous faites et vous empêchera de le faire.
• Pour un temps de travail plus long, apprenez la technique Pomodoro (vidéo de 2,2 minutes ) pour vous aider à vous concentrer et utilisez-la une fois par semaine. Peut-être pendant votre projet de travail programmé.
• Placez la raison pour laquelle vous avez décidé de vous inscrire sur la liste de paie (KRA/’s) au cours de la semaine 6 à un endroit qui perturbera votre comportement. Par exemple, un post-it sur votre ordinateur portable/écran de veille/image de bureau. Pas sur le mur, car nous sommes aveugles à ce qu’il y a sur le mur – « le papier peint de l’entreprise ».

Tout mettre bout à bout

Voici comment s’articulent les sept éléments d’un système efficace de gestion du temps :

Vous avez terminé la course ? Félicitations !

Excellente nouvelle. Vous avez réussi. Vous avez franchi les sept obstacles et relevé le défi de la gestion du temps en sept semaines.

Vous disposez désormais d’un système de gestion du temps considérablement amélioré. Pour télécharger le livre blanc « Relevez le défi de la gestion du temps en 7 semaines », avec des tableaux à compléter et des exercices plus avancés, jetez un coup d’œil à ma biographie.

Crédit photo : Viktor Hanacek via picjumbo.com