Qu’est-ce qui figure sur votre liste de « must-haves » pour l’emploi de vos rêves ? Un salaire, peut-être ?

Peut-être que cela n’a pas fait partie de votre liste, parce qu’obtenir un salaire légitime semble être une évidence. Les entreprises sont censées payer leurs employés selon les règles, et non au noir. Bien sûr, certaines personnes remettent de l’argent à leur femme de ménage à la fin de chaque semaine, mais il ne s’agit pas d’une entreprise, donc c’est différent, n’est-ce pas ? En fait, ce n’est pas si différent que cela.

L’embauche d’une aide ménagère sur une base permanente, dans le cadre de laquelle le travailleur n’offre pas de services au grand public, vous classe dans la catégorie des employeurs de ménages. Cela signifie que vos employés de maison sont vos salariés et qu’ils ont droit aux mêmes avantages que tous les salariés non exemptés, tels que le paiement d’une heure et demie pour les heures supplémentaires. Cela signifie également que vous êtes tous deux tenus de payer la sécurité sociale et l’assurance-maladie si vous payez vos employés plus de 2 000 dollars par an.

De nombreux ménages contournent ces règles – parfois sans le savoir – en payant « au noir » et en ne déclarant pas la masse salariale du ménage dans leurs impôts. Aux yeux de la loi, il s’agit d’une fraude fiscale qui entraîne de graves conséquences tant pour le travailleur que pour l’employeur du ménage.

Quelle est la fréquence du paiement au noir ?

Seuls 250 000 ménages américains environ déclarent les salaires de leurs employés de maison, même si des travailleurs comme les nounous qui fournissent des services de garde d’enfants devraient être déclarés en tant qu’employés de maison au sens de l’article W-2.

Selon l’IRS, les déclarations de l’annexe H ont diminué, alors même que le Bureau of Labor Statistics (BLS) indique que les postes d’auxiliaires de puériculture et d’aides-soignants à domicile augmentent. Bien que de nombreux facteurs entrent en jeu, l’évasion fiscale est probablement l’une des principales causes de cet écart – moins de 9 % des employés de maison interrogés travaillaient pour un employeur qui cotisait à la sécurité sociale.

Dans l’ensemble, on estime que 75 à 95 % des personnes qui emploient des travailleurs domestiques ne paient pas d’impôts sur le travail. Cela fait beaucoup de personnes qui pourraient se retrouver dans de sérieux problèmes juridiques – et l’argument selon lequel « tout le monde le fait » ne tiendra pas devant un tribunal.

Quelles sont les conséquences d’un paiement au noir ?

Vous payez votre femme de ménage ou votre nounou en liquide. Vous savez qu’elle préfère recevoir l’argent d’avance et qu’elle ne va donc pas vous dénoncer – si personne ne l’apprend, il n’y a pas de problème, n’est-ce pas ? Eh bien, pas tout à fait.

Que vous soyez pris en flagrant délit de paiement au noir ou non, il y a toujours plus d’inconvénients que d’avantages. Votre femme de ménage ou votre nounou n’aura pas accès à des prestations telles que l’indemnisation des accidents du travail, les prestations d’invalidité, l’assurance chômage, l’assurance maladie et la sécurité sociale – des prestations offertes par le gouvernement pour la protection à long terme et la stabilité des revenus. Il est donc difficile de planifier son avenir et sa retraite sans accès à la sécurité sociale. Pour les travailleurs domestiques qui ont une famille à charge, le fait d’être payés au noir ne leur permet pas de préserver la stabilité financière de leur famille en cas d’accident ou de perte d’emploi.

Vos employés de maison n’auront pas non plus accès à certains prêts et possibilités de location, parce qu’ils n’ont pas d’historique officiel d’emploi – ce que vous avez peut-être considéré comme acquis lorsque vous avez demandé votre dernier prêt automobile ou votre bail d’appartement.

Le fait de payer les impôts appropriés présente également des avantages pour vous. Les ménages employeurs peuvent bénéficier de certains allégements fiscaux lorsqu’ils déclarent correctement leurs impôts, ce qui contribue à compenser le coût du paiement des impôts en premier lieu. De nombreux ménages peuvent bénéficier du crédit d’impôt pour la garde d’enfants et de personnes à charge, qui n’est disponible que si vous payez l’impôt sur la nounou.

Vous pouvez en fait minimiser le coût de votre taxe sur les nounous si votre employeur offre un compte de dépenses flexible – un programme qui vous permet de retenir de l’argent avant impôt sur votre salaire pour payer les frais de garde d’enfants. Cela peut finir par compenser complètement le coût de votre taxe sur les nounous. Demandez à votre service des ressources humaines si votre employeur propose un compte de dépenses flexible dans le cadre de vos avantages sociaux.

En payant votre travailleur légalement, vous et vos employés pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant que vous ne serez pas soumis à des pénalités en cas de contrôle. Si vous ne payez pas correctement vos impôts, vous risquez de vous retrouver avec.. :

• Accusations de fraude fiscale
• Responsabilité de la part de l’employeur et de la part de l’employé dans le cadre de la FICA
• Arriérés d’impôts, avec pénalités et intérêts
• Accusations de délit de fraude fiscale
• Perte de la licence professionnelle

En moyenne, vous devrez payer environ 25 000 dollars d’amendes et de pénalités si vous ne payez pas les impôts sur l’emploi de votre nounou, de votre femme de ménage ou de tout autre employé de maison. Outre la sanction financière, le fait d’être pris en flagrant délit de fraude fiscale a un effet extrêmement préjudiciable sur votre image – en particulier si votre travail implique d’être sous les feux de la rampe – ce qui peut entraîner une perte financière considérable pour votre entreprise, voire la perte de votre emploi. En outre, faire ce qu’il faut pour les personnes qui s’occupent de ceux que vous aimez devrait être une priorité. Prenez soin des personnes qui s’occupent de vous et des vôtres.

Comment se faire prendre ?

Il peut sembler improbable que vous vous fassiez prendre, mais il existe en fait de nombreuses situations qui peuvent révéler votre fraude fiscale – plus que vous ne le pensez. En voici quelques exemples :

• Si vous classez mal vos employés en tant qu’entrepreneurs indépendants et que vous leur remettez un formulaire 1099 (au lieu d’un formulaire W-2), vous pouvez être accusé d’évasion fiscale.
• Si vous ne déclarez pas votre part de la sécurité sociale, de l’assurance-maladie et des impôts sur le chômage, alors que votre employé déclare ses propres impôts sur le revenu, il y a de fortes chances que l’IRS s’en préoccupe.
• Si vous licenciez votre nounou et qu’elle demande par la suite des allocations de chômage, elle doit fournir la liste de ses anciens employeurs, y compris votre famille. L’agence pour l’emploi enquêtera et découvrira que vous n’avez pas rempli de déclaration d’impôts ni payé d’impôts sur le chômage. Vous ferez l’objet d’un contrôle et votre nounou se verra refuser les allocations.
• Si votre aide familial se blesse au travail et se rend aux urgences, votre absence d’assurance contre les accidents du travail sera mise en évidence.

Remarque : il n’y a pas de prescription pour le non-paiement de l’impôt fédéral sur les salaires.

Comment éviter les sanctions

Si vous employez des travailleurs à domicile, vous devez suivre une procédure spécifique pour déclarer correctement vos charges sociales. Commencez par les étapes suivantes :

• S’inscrire auprès de l’IRS. Vous devez vous enregistrer en tant qu’employeur pour pouvoir déclarer correctement vos impôts. Pour ce faire, demandez un numéro d’identification de l’employé (EIN). Vous devrez ensuite déclarer les personnes qui travaillent pour vous et le lieu de travail.
• Il est illégal d’embaucher un employé de maison qui ne peut pas travailler légalement aux États-Unis. Il est de votre responsabilité de vérifier que la personne que vous embauchez est un citoyen américain ou un non-citoyen qui peut travailler légalement ici. Vous devez remplir le formulaire I-9 et le conserver dans vos dossiers. Cela vous permet de vous protéger si le droit de travailler de votre employé est remis en question.
• Retenir et verser les impôts de l’employé. Les employés de maison peuvent choisir de faire prélever leurs impôts sur leur salaire avant de le recevoir. En tant qu’employeur à domicile, vous n’êtes pas légalement tenu de le faire, mais nous vous encourageons à le faire, car cela facilite le paiement des impôts.
• Payez votre part des charges sociales. Comme tout employeur, vous êtes responsable de votre part des cotisations de sécurité sociale et d’assurance maladie. Vous devez retenir 7,65 % du salaire de votre employé, et vous devez également verser une somme équivalente avec votre propre argent.

Si tout cela vous semble insurmontable, sachez qu’il existe de nombreuses solutions d’externalisation de la paie pour vous aider, précisément dans ce but. Une société externalisée peut s’occuper des finances, des impôts et des complexités juridiques de l’emploi à domicile. Vous pouvez ainsi payer vos employés et vos impôts en toute confiance, sans craindre de pénalités.

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