On peut affirmer que toutes les entreprises souhaitent gérer leurs bureaux de la manière la plus efficace possible. En d’autres termes, l’idée est d’offrir les meilleurs produits et services au moindre coût. Une erreur fréquemment commise par les administrateurs est de confondre qualité et quantité.

Que vous ayez été confronté à la tâche d’améliorer l’efficacité globale d’une entreprise ou que vous souhaitiez simplement voir ce que vous pouvez améliorer, les conseils suivants vous seront certainement utiles. Voici plusieurs façons de rationaliser l’efficacité d’une entreprise tout en améliorant la qualité.

1. Promouvoir une culture de la communication ouverte

Si votre entreprise a mis en place une « politique de la porte ouverte », vous êtes déjà dans la bonne direction. C’est un bon début, mais il faut aller plus loin. Trop souvent, les « politiques de la porte ouverte » finissent par être des entrées creuses et rarement utilisées dans les manuels des employés. Au mieux, elles sont survolées dès le premier jour de travail. Créez une culture de communication réellement ouverte et la productivité s’améliorera grâce à un moral plus positif au bureau.

Encouragez la communication, la collaboration et le retour d’information entre les services, ainsi qu’entre la direction et le personnel. Cela dynamisera le flux d’idées, ce qui rendra l’équipe plus productive dans l’ensemble.

2. Mettre en place des dispositifs mobiles intelligents

Les smartphones, tablettes et autres appareils intelligents constituent une mesure exceptionnellement efficace pour améliorer la productivité. Fournissez aux vendeurs des smartphones pour les aider à rester en contact avec le bureau par téléphone et par courrier électronique lorsqu’ils sont en déplacement. Les tablettes leur permettent de créer et de modifier des présentations en déplacement, et il existe d’innombrables applications disponibles sur ces deux types d’appareils, conçues pour améliorer la productivité en aidant à combiner et à hiérarchiser les tâches.

Lorsque vous mettez en place un système intelligent de gestion des appareils mobiles, vous mettez votre entreprise sur la voie rapide de procédures plus efficaces. Cela se traduira par une expérience de meilleure qualité pour les clients et les employés, ce qui se traduira par un résultat net plus élevé.

3. Accepter le retour d’information

Vos employés ont des opinions. Encouragez l’ensemble de l’entreprise à accepter les retours d’information, qu’ils soient positifs ou négatifs, en créant un exutoire à cet effet. C’est une bonne idée de désigner un centre général dans le bâtiment pour que le personnel puisse communiquer et faire des suggestions sur l’entreprise. Beaucoup choisissent de le faire par le biais d’un site web spécifique axé sur les questions de ressources humaines, qui sert de guichet unique pour les questions et les mises à jour liées au travail.

Pour les jeunes entreprises et les petites entreprises, une approche plus personnelle – et plus abordable – consiste à organiser des réunions hebdomadaires ou mensuelles pour partager des idées. Vous pouvez également utiliser un tableau d’affichage dans un endroit central du bureau comme lieu d’échange d’idées.

4. Obtenir une mise à jour technologique

Jetez un coup d’œil à votre bureau principal. Vos employés tapent-ils sur des moniteurs vieux de 10 ans et connectés à des ordinateurs vétustes ? À première vue, cela peut sembler un coût important, mais la mise à jour périodique des ordinateurs et des logiciels des employés est une nécessité absolue. La vitesse étant le facteur le plus fondamental de la productivité, l’équipement des ordinateurs de bureau avec les logiciels et le matériel les plus performants devrait être la première chose à améliorer.

Vous pouvez peut-être vous contenter d’une simple mise à niveau du disque dur ou d’une augmentation de la mémoire vive, mais ces ordinateurs auront besoin d’un entretien régulier et d’une attention particulière tous les deux ans. Si cela fait plus de six ans, il est temps de procéder à une mise à niveau complète du système.

5. Consulter les normes ergonomiques

Avez-vous analysé les espaces de travail de vos employés en fonction des normes ergonomiques ? Il est certainement dans votre intérêt de vous familiariser avec les normes ergonomiques et de former le personnel aux principes de base. Faites appel à un professionnel et organisez un séminaire pour les informer sur les normes. Si ce n’est pas dans votre budget, informez-vous sur les points essentiels et veillez à ce que les forces vives de votre entreprise soient prises en charge dans ce domaine.

Fournissez au personnel des équipements de bureau conformes à ces normes, tels que des chaises, des repose-pieds et des claviers. Ne considérez pas cela comme une dépense ; il s’agit plutôt d’un investissement qui vous rapportera probablement des bénéfices grâce à l’augmentation de la productivité des employés et à la réduction des demandes d’indemnisation des accidents du travail.

6. Rationaliser les efforts de marketing dans les médias sociaux

Les médias sociaux s’avèrent être l’un des outils de marketing les plus viables à l’heure actuelle. Il s’agit certainement d’un sujet d’actualité qui ne doit pas être ignoré. Il est extrêmement important d’utiliser ces plateformes pour promouvoir votre entreprise, mais cela ne devrait pas vous prendre beaucoup de temps. Quelques heures réparties chaque semaine devraient suffire pour gérer correctement les comptes de médias sociaux d’une entreprise moyenne.

Faites-vous une faveur et demandez à votre coordinateur des médias sociaux d’utiliser des applications de rationalisation telles que HootSuite, Sprout Social et MarketMeSuite. Ces programmes regroupent les comptes de réseaux sociaux sur un tableau de bord pratique, ce qui facilite le contrôle et la publication des messages sur chacun d’entre eux en temps voulu.

7. Analyser les processus des employés

Effectuez un sondage auprès de vos employés actuels afin d’évaluer leur efficacité globale. Demandez à vos supérieurs directs de passer une heure environ dans chaque service afin de déterminer comment chaque équipe gère les tâches individuelles. Réunissez ensuite ces superviseurs pour comparer leurs notes et déterminer s’il existe une manière plus rapide et plus efficace de faire les choses.

Cette activité sera grandement améliorée par les pratiques de communication accrues mentionnées plus haut. Lorsque tout le monde collabore de la sorte, le travail accompli est plus important. En outre, le sentiment d’appartenance est plus fort lorsque les employés sont en mesure de participer à la modification des procédures.

8. Fixer des objectifs réalisables

Une fois tous ces ajustements et changements effectués, il est temps de fixer des objectifs réalistes. Fixez des objectifs généraux pour l’ensemble de l’entreprise, puis travaillez avec les chefs de service pour décider des objectifs à fixer pour chaque service et, enfin, pour chaque employé.

Fixer des objectifs réalistes et tangibles de cette manière vous apportera la motivation dont vous avez tant besoin. Pour boucler la boucle, une fois ces objectifs atteints, organisez une activité à l’échelle de l’entreprise, par exemple un repas-partage, où chacun pourra se détendre et profiter de la compagnie des autres, tout en célébrant sa réussite.

L’amélioration de l’efficacité d’une entreprise est une tâche qui peut s’avérer ardue. Ne vous laissez pas intimider par l’énormité de la situation. Considérez plutôt qu’il s’agit d’une occasion de faire de votre entreprise une entreprise pour laquelle tout le monde voudrait travailler et de la rendre plus efficace en même temps.