Même après l’avènement des médias sociaux et les améliorations apportées à la messagerie textuelle, le courrier électronique reste le mode de communication le plus répandu dans le monde professionnel. La possibilité de donner des instructions, d’éteindre des incendies et bien d’autres choses encore sans être face à face a permis à de nombreuses entreprises d’utiliser le courrier électronique comme outil de productivité. Cependant, il arrive que le professionnalisme ne soit pas respecté et que les règles d’étiquette soient oubliées. Aujourd’hui, nous allons examiner 27 conseils d’étiquette pour le courrier électronique à l’intention des professionnels.

1. Salutations et envois

Je ne commence jamais un courriel par son contenu. Un courriel commence toujours par une bonne introduction ou par le nom du destinataire. Cela lui permet de savoir d’emblée à qui il s’adresse. Lorsque vous commencez par le saluer par son nom (par exemple, Bonjour, Monsieur Untel), vous lui faites savoir avec qui vous avez l’intention de parler. Lorsque vous avez terminé un courriel, terminez toujours en disant « Merci » ou « Santé », afin de respecter l’étiquette et le respect.

2. Savoir quand appeler

La communication ne doit pas nécessairement se faire par courrier électronique. Lorsque la conversation commence à porter sur des points précis, il peut être judicieux de prévoir un appel téléphonique, afin d’éviter les malentendus et d’accélérer la correspondance. Il est également respectueux de décrocher le téléphone lorsqu’une réunion prévue par courriel est annulée.

3. attention à la ponctuation

Le professionnalisme implique de savoir respecter la ponctuation. Dans une correspondance électronique standard, vous devez utiliser des points et des points d’interrogation environ 95 % du temps. Laissez les points d’exclamation pour les conversations légères et lorsque vous connaissez bien le destinataire.

4. l’horloge tourne

Lorsque vous traitez avec des entreprises, ne les faites jamais attendre. Comme le dit l’adage, « le temps, c’est de l’argent ». Vous ne devez jamais laisser un destinataire attendre votre réponse plus de deux jours. Tout comme un appel téléphonique, l’attente d’un courrier électronique peut retarder l’avancement du projet que vous tentez de mettre en place. Après tout, n’est-ce pas la raison pour laquelle vous envoyez un courrier électronique et non un courrier postal ?

5. écrire correctement

La grammaire et l’orthographe doivent être deux éléments à prendre en compte lors de l’envoi d’un courrier électronique dans un environnement professionnel. Même si le contenu est la vedette de l’e-mail, le fait de s’assurer que votre grammaire est correcte permet à votre interlocuteur de savoir que vous prenez la conversation au sérieux. La plupart des clients de messagerie disposent d’un correcteur d’orthographe et de grammaire, utilisez-le !

6. prendre en compte la culture de l’entreprise

Soyons honnêtes : si la grammaire et le ton doivent être professionnels, nous devons néanmoins tenir compte des entreprises que nous contactons. Les courriels d’affaires internes entre des entreprises plus décontractées seront bien sûr un peu différents de ceux, par exemple, de la Maison Blanche. Tout en veillant à votre grammaire, continuez à donner une impression d’accessibilité lorsque vous envoyez des courriels.

7. concevoir la ligne d’objet parfaite

La première chose que voit votre destinataire est l’objet du message. Franchement, il jugera de l’importance d’un courrier électronique à sa ligne d’objet avant d’en lire le contenu. Assurez-vous de laisser une bonne impression en respectant les majuscules, en étant concis et en allant droit au but.

8. réponse ou réponse à tout

Rien n’est plus embarrassant que d’envoyer un courriel de masse qui n’était destiné qu’à un seul destinataire. C’est le résultat d’un courriel qui a commencé avec plusieurs destinataires. Lorsque vous répondez, vous avez la possibilité de « Répondre » – qui envoie un courriel à l’expéditeur – ou de « Répondre à tous », qui envoie votre message à toutes les personnes auxquelles le message original a été envoyé. Vérifiez bien avant d’envoyer votre message, sinon vous le regretterez.

9. tenir compte de la vie privée d’autrui

Il peut arriver que vous deviez envoyer des courriels professionnels à plusieurs destinataires qui ne se connaissent pas. L’adresse électronique du destinataire est ajoutée à la section « À : » dans les courriels moyens, mais dans les courriels à destinataires multiples, vous devez ajouter les adresses à la section « BCC » (Blind Carbon Copy), afin d’éviter que d’autres personnes ne puissent consulter les adresses des destinataires.

10. adapter une signature

Contrairement à une salutation ou à un envoi, une signature de courrier électronique est automatiquement ajoutée au bas d’un message, où vous pouvez ajouter une petite biographie et des informations de contact. Cela ne remplace pas une salutation de qualité, mais cela permet à une nouvelle connaissance d’en savoir plus sur vous et de savoir où vous contacter.

11. Passer en mode vacances

Plusieurs fois par an, pendant les vacances, je me retrouve séparé de mon courrier électronique. Comme nous l’avons vu dans le conseil n° 4, le temps est un facteur essentiel et il est impoli de laisser un courriel dans sa boîte de réception sans réponse. Pour avertir les personnes de mon absence, j’ajoute un répondeur automatique (via Gmail, mais également disponible sur d’autres clients) mentionnant la raison de mon absence et la date de mon retour.

12. attention aux liens

Les pirates ont trouvé des moyens d’ajouter des virus et des logiciels malveillants aux pièces jointes et aux liens. Lorsque vous transférez des courriels, assurez-vous que les liens et les pièces jointes sont sûrs. Réduisez également le nombre de chaînes de messages que vous transférez et n’envoyez jamais de messages provenant d’un destinataire inconnu.

13. Créer un résumé TL:DR

TL:DR est un acronyme signifiant « Too long, didn’t read » (trop long, pas lu). Il s’agit d’une expression assez directe qui s’applique à de nombreuses connaissances professionnelles très occupées qui sont tout simplement trop occupées pour lire de longues conversations par courrier électronique. C’est pourquoi, lorsque vous transférez un message ou que vous répondez périodiquement à une conversation, résumez les points précédents sous forme de puces afin que les destinataires soient toujours au courant du contenu du message.

14. conseil pour la recherche d’emploi : Curriculum vitae et lettre de motivation

Lors de la recherche d’un emploi, l’étiquette du courrier électronique est de la plus haute importance. Lorsque vous répondez à un site d’emploi, veillez toujours à inclure votre CV et votre lettre de motivation. Par défaut, ces documents doivent être des pièces jointes, à moins qu’ils ne s’y opposent explicitement.

15. demander avant d’attacher

La raison pour laquelle les entreprises n’aiment pas les pièces jointes volumineuses est qu’elles disposent d’un espace de stockage spécifique pour lequel elles paient. Votre pièce jointe volumineuse consomme leur espace de stockage. Avant d’envoyer une ou plusieurs pièces jointes volumineuses, demandez toujours la permission au destinataire.

16) Quand l’ironie est-elle de mise ?

L’ironie est une forme de comédie populaire pour la plupart des gens. Toutefois, dans un contexte professionnel, il convient de l’éviter. L’ironie, quelle que soit sa forme écrite, peut au mieux être mal comprise, et au pire être considérée comme offensante. Gardez l’ironie pour les courriels au sein de votre entreprise.

17. Repenser la police de caractères

Un courriel d’entreprise n’est pas une présentation PowerPoint de votre projet d’anglais de sixième année : laissez les polices de caractères fantaisistes pour une autre fois. Non seulement cela n’est pas très professionnel, mais certaines entreprises ne disposent pas de clients de messagerie capables de présenter de telles polices. D’ailleurs, qui a envie de lire la police Edwardian Script ?

Polices de caractères professionnelles à utiliser

• Times New Roman
• Géorgie
• Véranda
• Arial
• Livre Antiqua
• Calibri

18. Documents ouverts à tous

Les types de fichiers obscurs peuvent empêcher les entreprises d’ouvrir les pièces jointes que vous envoyez, ce qui peut ralentir les opérations et les projets de l’entreprise. Limitez les types de fichiers de pièces jointes aux PDF, .doc, .txt ou .jpeg. Ils sont généralement de taille raisonnable et peuvent être ouverts sur la plupart des machines et des systèmes d’exploitation.

19. Séparer le travail du jeu

Il n’est pas judicieux d’utiliser le courrier électronique de votre entreprise pour envoyer des messages personnels à vos amis et à votre famille. Utilisez votre messagerie professionnelle uniquement pour vos collègues et connaissances professionnelles, et ce pour deux raisons : maintenir le caractère professionnel de votre boîte de réception et limiter le gaspillage de l’espace de stockage des courriels.

20. S’assurer que votre courriel n’a pas été mis à la poubelle

Si vous n’avez pas reçu de réponse d’un destinataire, il y a de fortes chances qu’il soit occupé. Demander s’il a reçu ou non votre message pourrait aggraver la situation, mais il arrive que les courriels soient tout à fait pertinents. Attendez une semaine, voire une semaine et demie si le temps le permet, et si vous n’avez toujours pas de réponse, appelez-les ou envoyez un autre courriel.

21. Clarifiez vos intentions

Lorsque les destinataires n’ont qu’une minute ou deux pour lire un courriel, vous devez rendre votre message aussi concis et précis que possible. Au début du message, indiquez ce que vous attendez du destinataire avant d’aller plus en profondeur.

22. Connecter le courrier électronique à votre téléphone

Pour éviter que les destinataires n’attendent, connectez votre courrier électronique professionnel à votre téléphone afin de pouvoir leur répondre en temps utile. Dans les paramètres de la plupart des téléphones intelligents, vous pouvez ajuster votre signature.

23. Acronymes de la société Inner

Si les acronymes sont déconseillés aux nouvelles connaissances, la création d’acronymes d’entreprise entre collègues peut être un moyen astucieux de s’assurer qu’ils comprennent l’importance ou l’intention du message. Des acronymes tels que « NRN » (No Reply Needed) permettent aux collègues de savoir quels messages sont urgents et lesquels peuvent attendre.

24. Prolonger le contenu du courrier électronique

Il est facile de blâmer l’oubli ou l’incompréhension d’une demande de réunion envoyée par courrier électronique. La plupart des clients de messagerie n’ont pas de système d’alarme. Cela signifie qu’il est de votre responsabilité d’appliquer en dehors de la boîte de réception ce qui est pertinent (créer des alertes de calendrier pour les réunions, etc.) pour être productif.

25. Tenir compte des différences de temps

Il peut être exaspérant de demander un appel ou une réunion par courrier électronique et de ne pas recevoir de réponse dans un délai raisonnable. Il convient toutefois de s’assurer que cela n’est pas dû au décalage horaire. Si vous demandez à une connaissance australienne de vous appeler alors que vous êtes à New York, veillez à ce que les différences de fuseau horaire soient corrigées.

26. Consultez votre calendrier

Pour éviter les allers-retours inutiles par courrier électronique, il est judicieux de tenir compte des traditions et des fêtes propres à la culture ou à la religion de votre destinataire. Si vous vous trouvez dans un pays où Noël n’est pas largement célébré, il n’est peut-être pas judicieux de programmer une réunion pour le 24 décembre alors que le reste de votre site est en activité.

27. Informer les employés sur l’étiquette

C’est bien beau de suivre tous ces conseils d’étiquette pour les courriels, mais si vous êtes le seul à les suivre, cela donne une mauvaise image de votre entreprise. Partagez ces précieux conseils avec vos collègues afin de préserver la réputation de votre entreprise.

Faites-nous part, dans les commentaires ci-dessous, d’un moment où votre étiquette a fait bonne impression sur le destinataire. Faites-nous également part d’une occasion où l’étiquette du courrier électronique a été jetée par la fenêtre, et de son résultat.