Les courriers électroniques occupent une grande partie de notre journée. Travailler en tant que professionnel de l’informatique signifie très probablement que vous travaillez avec un ordinateur pendant la majeure partie de la journée. Les courriels peuvent être utiles, mais ils peuvent aussi être utilisés de manière abusive et empêcher d’être productif. Avant d’envoyer un courriel, vous devez tenir compte de certains éléments.

Le courriel doit-il être envoyé ?

La première chose à prendre en compte est la nécessité d’envoyer le courrier électronique. Au travail, on passe beaucoup de temps à lire et à écrire des courriels qui ne sont pas très utiles. Le fait est que le courrier électronique n’est qu’une des méthodes de communication que nous pouvons utiliser dans nos relations avec les autres. Il présente des avantages, mais aussi des inconvénients.

Le courrier électronique est utile si vous avez besoin d’un document écrit ou si une action doit être entreprise. Cependant, il est souvent surutilisé. Les courriels sont trop longs, n’ont pas d’objet et sont envoyés à un trop grand nombre de personnes. Avant d’envoyer un courriel, demandez-vous s’il n’y a pas un meilleur moyen de faire passer l’information.

Pourriez-vous appeler la personne à qui vous envoyez un courriel pour en discuter ? Souvent, une discussion de 15 minutes est plus bénéfique (et plus efficace) que plusieurs courriels. Cette personne se trouve-t-elle dans le même bureau que vous ? Pouvez-vous aller la voir ? Dans de nombreuses situations, les appels téléphoniques et les conversations en personne sont plus appropriés que les courriels.

L’e-mail est-il trop long ?

Les professionnels de l’informatique ont tendance à être très soucieux des détails. Nous voulons énumérer tous les détails, les explications, le raisonnement et la recherche. Nous pensons que cela nous aidera. En réalité, cela ne fait qu’empirer les choses.

Les courriers électroniques sont souvent beaucoup plus longs qu’ils ne le devraient. N’oubliez pas que d’autres personnes doivent le lire. Le courriel doit avoir un objectif et être bref. Quelques phrases suffisent pour faire passer votre message. Au-delà, il convient d’utiliser une autre méthode de communication. S’il doit contenir des informations détaillées, créez un fichier séparé et ajoutez une description dans le courriel (et fournissez le fichier séparément). Ne rendez pas le courriel trop long. Vous obtiendrez moins de réponses et personne n’aime lire de longs courriels.

Existe-t-il un meilleur moyen d’envoyer des pièces jointes ?

Si vous envoyez des pièces jointes par courrier électronique, vous devez tenir compte de plusieurs éléments. La taille est l’une des préoccupations. Les courriers électroniques contenant des pièces jointes peuvent rapidement s’accumuler et augmenter la taille de votre boîte de réception. Bien sûr, le stockage est assez bon marché de nos jours, mais certaines entreprises imposent des limites de taille à leurs boîtes aux lettres. Cela signifie que vous devez être plus attentif aux courriels volumineux ou aux courriels contenant des pièces jointes.

La gestion des versions est un autre problème. L’envoi de fichiers par courrier électronique peut avoir pour conséquence que de nombreuses copies du fichier sont disponibles à de nombreux endroits. S’il s’agit d’un document sur lequel plusieurs personnes travaillent, la situation peut rapidement devenir incontrôlable. Un meilleur endroit pour stocker ces fichiers serait un système de gestion de documents (tel que SharePoint). De nombreux autres systèmes ont été créés dans ce but. De cette manière, il n’y a qu’une seule version du document, qui conserve également l’historique des révisions et des changements. Cela permet également de réduire la taille de votre boîte aux lettres !

Quel est l’intérêt de l’e-mail ?

Avant d’envoyer le courrier électronique, vous devez prendre du recul et répondre à la question suivante : quel est l’intérêt de ce courrier électronique ? Quel est son objectif ? S’agit-il de résumer une discussion, de rendre compte d’un progrès ou de demander une action ? Le fait de pouvoir répondre à cette question vous permettra de créer un courriel plus efficace lorsque vous le rédigerez.

Trop d’e-mails se perdent sur ce point et n’ont pas vraiment d’objectif. S’il n’a pas d’objectif, ce n’est pas un courriel efficace et votre public n’en tirera pas ce dont il a besoin. Si vous demandez une action mais que vous ne l’expliquez pas clairement, vous n’obtiendrez pas non plus la réponse dont vous avez besoin.

Le document comporte-t-il une signature et des coordonnées ?

Les signatures d’e-mails sont, à mon avis, l’un des éléments les plus importants à prendre en compte dans un e-mail. Il s’agit d’un bout de texte en bas de page qui contient votre nom, votre titre et vos coordonnées. Avant d’envoyer un courriel, vérifiez que vous en avez une au bas de votre message. Contient-il tous les détails importants ? Les gens peuvent-ils vous contacter facilement en utilisant ces informations s’ils ont des questions ou des commentaires à formuler ?

L’utilisation d’une signature de courrier électronique est un excellent moyen d’entrer en contact avec quelqu’un. Bien sûr, certaines entreprises disposent de carnets d’adresses, mais pour les utiliser, il faut souvent chercher le nom d’une personne et cliquer plusieurs fois. Si vos coordonnées figurent dans l’e-mail, les gens n’ont qu’à composer le numéro. C’est également important pour l’avenir : si l’e-mail est plus ancien et que quelqu’un a des questions, vos coordonnées sont toujours là et ils peuvent toujours vous contacter en les utilisant.

Je pense que si vous tenez compte de ces cinq points avant d’envoyer un courriel, vous constaterez que les courriels que vous envoyez sont plus efficaces et obtiennent une meilleure réponse de la part des autres. Quels sont vos autres points à prendre en considération ?

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