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Êtes-vous une personne productive ? Vous êtes-vous déjà demandé ce qui rend une personne plus productive qu’une autre ?

Contrairement à ce que la plupart des gens pensent, être productif n’est pas une question d’intelligence ou de capacité. Être productif, c’est pratiquer certaines habitudes plutôt que d’autres, afin de tirer le meilleur parti de ses journées. En tant que passionné de productivité personnelle, j’ai constaté que huit habitudes sont plus efficaces pour stimuler la productivité. Mettez-les en pratique et préparez-vous à faire exploser votre productivité !

Habitude 1 : éliminer impitoyablement ce qui n’est pas important (et se concentrer sur ce qui est important)

La première habitude des personnes productives est de découper en tranches tout ce qui n’est pas important.

Pour tout ce que vous faites en ce moment, demandez-vous si c’est important : cela vous rapproche-t-il vraiment de vos rêves ? Cela a-t-il un impact réel sur votre vie à long terme ? Est-ce la meilleure façon de passer votre temps ou pourriez-vous faire des tâches à plus forte valeur ajoutée?

Si vous répondez « oui » à toutes les questions, conservez cette tâche. Dans le cas contraire, il est peut-être temps de s’en débarrasser. Rien ne sert de faire quelque chose d’insignifiant ! Supposons que vous vous occupiez d’un projet qui, une fois terminé, n’aura aucune incidence sur votre entreprise. Que vous preniez une heure, trois heures ou une semaine pour le réaliser, cela ne changera rien à la fin de la journée !

De nombreuses personnes ont tendance à classer à tort les tâches ordinaires dans la catégorie des tâches à haute valeur ajoutée. Un bon outil pour les distinguer est la matrice de gestion du temps, qui classe nos activités quotidiennes en quatre quadrants différents. Vos tâches les plus importantes se situent dans le quadrant 2, qui devrait être votre quadrant de concentration.

Habitude 2 : Répartir les pauses de manière stratégique

La deuxième habitude consiste à répartir les pauses de manière stratégique.

Je ne pense pas que pour être productif, il faille travailler sans arrêt comme un robot. Au contraire, c’est en faisant cela que l’on devient moins productif. Alors que le nombre d’heures consacrées au travail augmente et que la quantité de travail accomplie semble légèrement supérieure, le travail effectué par unité de temps est inférieur à votre moyenne. De plus, le travail effectué par unité de temps supplémentaire diminue en réalité. En économie, ce phénomène est connu sous le nom de  » loi des rendements décroissants« .

Le repos est important. Quel que soit votre désir de travailler, il y a des domaines de votre vie que le travail ne peut pas remplir, comme l’amour, la famille, la santé. C’est pourquoi notre roue de la vie est composée de différents segments, et non d’un seul grand segment. Chaque segment est distinct et irremplaçable par rapport aux autres. Par « repos », j’entends prendre du temps pour n’importe quel segment de votre vie en dehors des affaires, de la carrière et des études. Prendre du temps pour soi permet de recharger ses batteries afin de pouvoir repartir de l’avant à son retour au travail.

Regardez ce tutoriel vidéo sur la roue de la vie : http://www.youtube.com/watch?v=QfDUK6c9gwk

Si vous êtes indépendant ou si vous avez des horaires de travail flexibles, vous pouvez facilement mettre cela en pratique. Même si vous travaillez de 9 à 5, vous pouvez toujours le faire. Chaque fois que vous vous sentez improductif, faites une petite pause. Éloignez-vous de votre bureau, allez chercher une boisson dans le garde-manger, allez aux toilettes, parlez du travail avec un collègue. Vous serez plus motivé à votre retour.

Habitude 3 : Supprimer les obstacles à la productivité (c’est-à-dire les distractions)

La troisième habitude consiste à supprimer les arrêts de productivité.

Les obstacles à la productivité sont des éléments qui limitent votre productivité. Il peut s’agir de la musique que vous écoutez lorsque vous travaillez, de la lenteur de votre ordinateur, des appels téléphoniques indésirables, des alertes de votre boîte de réception sur le courrier entrant, de l’internet, de You Tube, de Facebook, de Twitter, etc. Ces choses vous piègent et vous empêchent d’accomplir vos tâches.

Vaquez à vos occupations quotidiennes et observez quand votre production se ralentit. Qu’est-ce qui vous distrait ? Comment pouvez-vous l’éliminer ? Expérimentez et essayez de travailler dans des endroits différents. Ajustez votre environnement. Apportez des modifications ici et là. Plus vous trouverez et éliminerez d’obstacles à la productivité, plus vous serez productif.

Habitude 4 : puiser dans son inspiration

La quatrième habitude consiste à puiser dans l’inspiration.

Comment faire ? C’est simple : réfléchissez à ce qui vous inspire dans la vie. S’agit-il d’aider les autres à grandir ? D’entrer en contact avec les gens ? Être reconnu pour son travail ? Travailler avec la pauvreté ? Aider les malheureux ? Être le numéro 1 dans votre domaine ? Comment pouvez-vous atteindre ces objectifs ? Découvrez vos motivations, puis utilisez-les pour vous motiver.

Ce qui m’inspire le plus, c’est de voir les autres atteindre leur plus haut potentiel et vivre leur meilleure vie. J’aime voir tout le monde vivre au plus haut de son être, et s’il y a quoi que ce soit qui les bloque, je me sens prête à l’arracher, alors je m’en sers comme moteur dans tout ce que je crée. Lorsque j’écris un article de blog, je commence par me demander quel est le domaine dans lequel les gens rencontrent des blocages, puis je me canalise dans cette énergie.

Habitude 5 : Créer des barrières à l’entrée

La cinquième habitude consiste à créer des barrières à l’entrée.

Ce qui est formidable dans le monde d’aujourd’hui, c’est qu’il est plus facile que jamais d’entrer en contact avec quelqu’un. Il suffit d’un texto, d’un appel téléphonique, d’un courriel ou d’un message sur Facebook pour que tout le monde soit à portée de main. En même temps, il est devenu un lieu de vie très distrayant. Toutes les quelques minutes, une distraction se présente, qu’il s’agisse d’un appel téléphonique, d’un SMS, d’un courriel ou d’une invitation à un événement de masse sur Facebook.

Pour travailler vraiment, je vous recommande d’ériger des barrières afin qu’il soit difficile de vous joindre. Débranchez votre téléphone, éteignez-le, fermez votre boîte de réception, fixez une règle personnelle selon laquelle vous ne répondez aux courriels qu’après X jours. Je ne dis pas qu’il faut disparaître de la surface de la terre, mais faites-le au moins pendant vos heures de travail, surtout lorsque vous travaillez sur un projet intense. Au bout d’un certain temps, les gens s’y habitueront et respecteront la règle pour vous joindre.

Habitude 6 : Optimiser les poches de temps

La sixième habitude consiste à optimiser les poches de temps.

Les poches de temps désignent les intervalles de temps dont vous disposez entre deux événements. Les poches de temps se forment généralement lorsque vous attendez des gens, lorsque vous faites la navette, lorsque vous marchez d’un endroit à l’autre, etc.

Examinez votre emploi du temps. Quelles sont les poches de temps qui pourraient être mieux utilisées ? Comment pouvez-vous les optimiser ? Préparez des activités à faire pendant ces plages horaires, comme écouter des podcasts, lire des livres, planifier, etc. Vous serez étonné de voir tout ce qu’il est possible de faire en peu de temps !

Habitude 7 : Fixer des échéances

La septième habitude consiste à fixer des délais.

Il s’agit d’une habitude fondamentale en matière de productivité. Selon la loi de Parkinson, le travail se développe de manière à remplir le temps disponible pour sa réalisation. Cela signifie que si vous ne vous fixez pas de délai, vous risquez de mettre une éternité à terminer ce que vous faites. Si vous fixez un délai de deux semaines, vous prendrez deux semaines. Si vous fixez un délai d’une semaine, vous prendrez une semaine. Et ce qui est intéressant, c’est que si vous vous fixez un délai d’une heure, vous pouvez en fait le terminer en une heure également, si vous le voulez vraiment.

Fixez donc des délais. Lorsque vous fixez des délais, vous fixez l’intention de terminer le travail à cette date, ce qui ouvre la voie à la manifestation de la réalité.

Habitude 8 : Automatiser tout ce qui est possible

La huitième et dernière habitude consiste à automatiser tout ce qui est possible.

La technologie d’aujourd’hui a rendu possible l’automatisation d’un grand nombre de nos activités. Même lorsqu’il est impossible d’automatiser complètement une tâche, nous pouvons toujours utiliser les systèmes pour faire une grande partie du travail à notre place.

Notez les choses que vous faites aujourd’hui et voyez comment vous pouvez les automatiser. Voici quelques-unes des tâches peu productives que nous effectuons régulièrement :

1. Supprimer, archiver, trier notre courrier
2. Supprimer les courriers indésirables
3. Payer nos factures
4. Prise de rendez-vous
5. Planifier nos journées/semaines/mois (improductif car il s’agit toujours de planifier plutôt que d’agir)

Voici une liste partielle des choses que j’automatise :

• Courrier: j’ai mis en place des filtres de courrier électronique pour que toutes les demandes de sites et le courrier des lecteurs soient automatiquement placés dans mon dossier « Répondre plus tard ». J’ai également mis en place des filtres pour que les lettres d’information et les abonnements soient placés dans des dossiers différents en fonction de leur objet. Ainsi, mon seul travail consiste à lire les courriels et à y répondre le cas échéant, et non à les trier.
• Planning: Mes plannings sont quelque peu automatisés. Je définis des éléments récurrents pour les choses que je dois faire quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement, comme payer les factures, faire de l’exercice (quotidiennement), participer à des ateliers de formation, etc. Ce n’est pas vraiment automatique dans la mesure où je dois d’abord créer l’entrée, mais une fois qu’elle est définie, je n’ai plus besoin de m’en préoccuper.
• Tweeting/Facebook: J’automatise le tweeting et la publication de mes nouveaux articles. Chaque fois qu’un nouvel article est mis en ligne, une annonce est publiée sur Twitter, qui est automatiquement répercutée sur Facebook.
• Paiements: Les paiements de mes produits sont automatiques. Lorsque quelqu’un achète un de mes livres, e-junkie (mon fournisseur de paiement) génère automatiquement une facture, un lien de téléchargement et un e-mail de confirmation et les envoie à l’acheteur. Le paiement est automatiquement envoyé à Paypal.

Je cherche continuellement des moyens d’automatiser mon processus, afin de pouvoir consacrer plus de temps à créer de la valeur pour les autres plutôt que d’être coincé dans des tâches fastidieuses. En automatisant autant que possible votre liste de tâches, vous réservez votre temps aux choses absolument importantes. Si vous avez une impression de déjà-vu lorsque vous faites quelque chose sur votre liste de tâches, c’est le moment d’automatiser cet élément.

Cet article est également disponible sous forme de manifeste, de conférence en ligne et de podcast audio.