Les entrepreneurs d’aujourd’hui sont à la fois mieux et moins bien lotis que n’importe quelle génération de leurs pairs dans le passé. Le volume de technologies et d’outils à notre disposition est écrasant au point de nous étouffer, mais lorsqu’ils sont utilisés correctement, ces outils peuvent être incroyablement puissants.

Chaque jour, je suis bombardé de publicités pour de nouveaux outils, services et applications qui sont censés me rendre plus efficace et m’aider à mieux exploiter mon entreprise, mais en vérité, seule une de ces choses sur 100 m’aidera réellement sur le plan personnel. Pour vous aider à faire de même avec votre entreprise, voici sept conseils simples pour documenter le fonctionnement de votre entreprise, les outils que vous utilisez et ce que vous avez essayé (avec ou sans succès).

Utiliser un logiciel

Les carnets de notes, les notes autocollantes et les courriels ne sont pas de bons outils pour suivre le fonctionnement de votre entreprise. Vous pouvez certes dépenser une fortune et acheter un logiciel coûteux comme Omnifocus pour organiser les tâches et les listes de choses à faire, mais vous pouvez aussi vous contenter d’un outil simple.

Pour tous mes besoins en documentation, j’utilise Evernote. J’ai divisé mon entreprise en cinq composantes principales – ventes, marketing, production, gestion et finances – et j’ai créé des carnets distincts dans lesquels je note les tâches spécifiques que j’effectue quotidiennement, hebdomadairement ou mensuellement. Des reçus et documents fiscaux aux courriels que nous envoyons aux clients potentiels, j’ai tout dans environ vingt-cinq carnets soigneusement organisés, et tout cela est gratuit.

Go Mobile

Quel que soit l’outil que vous décidez d’utiliser, assurez-vous qu’il dispose d’une composante mobile. Evernote répond à ce besoin, et c’est l’une des raisons pour lesquelles j’ai commencé à l’utiliser. Une autre application que j’apprécie pour son intégration mobile est Day One, une application de tenue de journal. Day One, qui existe en version desktop et en version mobile iOS, est un excellent moyen de prendre des notes sur ce que j’ai fait et sur les préoccupations que j’ai eues au cours d’une journée donnée.

Collaborer avec les collègues et les clients

Même si vous travaillez à 100 % par vous-même, n’hésitez pas à demander à d’autres personnes de votre secteur (ou même à vos clients) ce qu’elles pensent d’un certain processus.

Nous impliquons activement nos clients et leur demandons ce qu’ils pensent de nos processus de vente, de nos techniques de marketing et du service qu’ils ont reçu. À quoi servirait-il de documenter un processus complexe si vous découvrez deux ans plus tard que vos clients le détestent ?

Utiliser GTD pour établir des priorités

Getting Things Done de David Allen est l’un des livres les plus importants jamais écrits sur la productivité, et il existe toute une catégorie de logiciels construits autour des concepts de ce livre.

L’idée de base est relativement simple : lorsqu’une tâche arrive, vous l’exécutez immédiatement. La tâche est inscrite sur votre liste de choses à faire avec une date et une heure d’achèvement, dans une corbeille pour un examen ultérieur, ou confiée à un membre du personnel ou à un contractant qui peut s’en charger pour vous. Toutes les tâches doivent être réalisables. La dernière chose que vous voulez voir dans trois semaines est une tâche sur votre liste qui dit « obtenir de nouveaux clients ». Merci à vous, c’est très précis.

La méthode GTD de gestion des tâches facilite la documentation car elle vous oblige à penser en termes de priorités et de tâches réalisables. Il est alors beaucoup plus facile de dresser une liste des tâches concernées.

Revoir les notes une fois par mois

Lorsque vous prenez autant de notes, il est facile de s’asseoir tous les jours pour les lire et essayer de créer un modèle, mais pour maximiser le rendement de votre investissement en temps, il est important de ne revoir vos notes qu’une fois par mois.

Lorsque vous le faites, trois choses se produisent :

1. Vous commencez à percevoir des schémas clairs
2. Vous pouvez organiser ces modèles en processus
3. Vous pouvez établir des plans basés sur vos processus pour le mois à venir.

Mieux encore, vous n’êtes pas distrait chaque jour par l’envie de réorganiser compulsivement votre emploi du temps. Cela ne se fait qu’une fois par mois.

Partager des notes avec des clients

Ne vous contentez pas de demander un retour d’information à vos clients ; montrez-leur exactement ce que vous enregistrez. Nous utilisons les notes internes comme matériel de marketing, en envoyant aux clients potentiels un aperçu complet de ce que nous faisons et de la manière dont nous le faisons, afin qu’ils sachent qui ils engagent.

Non seulement elle crée la confiance grâce à la transparence, mais elle nous permet aussi de résoudre, avant le début du projet, les problèmes qui pourraient autrement en découler.

Ne rien sacrifier

Votre entreprise vous tient à cœur et certaines choses que vous faites depuis des années fonctionnent bien, mais les choses changent. Que vous connaissiez une croissance rapide ou que vous soyez contraint d’apporter des changements importants en raison des progrès technologiques, vous devez être prêt et disposé à revoir vos anciens processus lorsqu’ils ne fonctionnent plus aussi bien. Lorsque vous prenez constamment note de ce que vous faites et de la manière dont vous le faites, vous repérez ces schémas plus rapidement et vous êtes en mesure de vous y adapter en temps réel, et non pas des semaines ou des mois plus tard. Ce type d’agilité est extrêmement important lorsque l’on essaie de garder une longueur d’avance sur la courbe en constante évolution du commerce en ligne.

L’un des actifs les plus précieux de votre entreprise se trouve dans votre tête ; il s’agit des mesures que vous prenez chaque jour pour accomplir les tâches qui vous incombent. Cela ne signifie pas que vous devrez embaucher quelqu’un pour vous remplacer, mais vous vous rapprocherez du moment où vous pourrez le faire.

Une documentation complète prend du temps, mais si vous commencez dès maintenant, vous commencerez à voir des résultats positifs presque immédiatement et, avec le temps, vous créerez, je l’espère, une habitude qui vous permettra de mener à bien presque toutes les tâches de votre liste de choses à faire.