Je m’appelle Simon et je suis chargé de clientèle chez Higher Click. Auparavant, j’ai travaillé pour l’une des plus grandes compagnies d’assurance au monde. Mon poste actuel se situe entre un rôle purement managérial et celui d’un cadre, ce qui m’amène à gérer pas mal de projets. Cet article résume tout ce que j’ai appris au fil des ans.
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La principale mission d’un gestionnaire de projet est de mener à bien un projet donné, dans le respect des délais et du budget. Toutes sortes de facteurs, internes et externes, peuvent faire dévier un projet de sa trajectoire, mais des mesures peuvent être prises pour faire en sorte que votre projet subisse le moins de perturbations possible.
Grâce à la planification et à la préparation, vous pouvez mettre votre projet dans les meilleures conditions avant même de commencer, et espérer minimiser les types d’interruptions qui peuvent faire échouer les plans les mieux préparés. Un travail adéquat avant le début d’un projet peut également garantir que tout événement inattendu sera traité rapidement et efficacement.
1. Veiller à ce que tous les détails du projet soient connus dès le départ
Il est indispensable de disposer d’un cahier des charges entièrement détaillé, approuvé par toutes les parties prenantes. Veillez à ce qu’il comprenne des étapes intermédiaires, un calendrier détaillé et un budget suffisant pour couvrir tous les travaux nécessaires.
Si vous mettez tout par écrit dès le début du projet, vous disposerez d’une excellente base sur laquelle vous pourrez vous appuyer. Le changement est inévitable, mais vous devez garder le contrôle et signaler lorsque le projet commence à ressembler à quelque chose de complètement différent de ce qui avait été prévu à l’origine. Cela est essentiel pour éviter un désastre si votre client a tendance à s’éloigner du projet, c’est-à-dire lorsque quelqu’un demande « juste une petite chose de plus » à plusieurs reprises, jusqu’à ce que le projet soit devenu beaucoup plus important ou différent de ce qu’il était au départ.
2. Fixer des attentes réalistes
Un PM que j’ai connu aimait à dire : « Vous pouvez avoir deux des trois : bon, rapide, bon marché. Vous ne pouvez pas avoir les trois.
Assurez-vous que tous les membres de l’équipe, y compris le client, comprennent les limites du projet. Il est possible de terminer une tâche dans les délais et dans les limites du budget, à condition que les attentes soient raisonnables. Vous ne pourrez probablement pas faire de miracles si les attentes ne sont pas raisonnables, et vous ne feriez que vous préparer à l’échec du projet. Ne commencez pas votre projet en pensant que l’échec est presque prédestiné.
3. Établir des critères de réussite mesurables et pouvant faire l’objet d’un rapport
Vous aurez besoin de jalons intermédiaires, en particulier pour un projet qui s’étend sur une longue période, afin de pouvoir déterminer si vous restez sur la bonne voie ou si vous vous éloignez des objectifs du projet.
Vous devez avoir des points de contrôle internes et des points de contrôle pour les clients. N’attendez jamais la fin du projet pour intégrer les commentaires du client, sauf si vous voulez risquer de devoir retravailler des éléments importants si le client n’est pas satisfait.
4. Sélectionner les membres de l’équipe et répartir les responsabilités avec soin
Rassemblez vos ressources humaines et assurez-vous que les compétences correspondent aux rôles requis. Il s’agit là d’une première étape importante : Si vous affectez la mauvaise personne à une tâche, vous réduisez vos chances de réussite avant même que le projet ne commence.
Assurez-vous que chaque membre de l’équipe sait clairement ce que l’on attend de lui et à quel moment. Encouragez-les à poser des questions pour clarifier tout ce qui est incertain et à venir vous voir si quelque chose semble ne pas être à sa place ou aller de travers. Une communication claire et ouverte est essentielle à la mission.
5. Accepter son rôle de leader
Vous êtes le directeur de ce projet, alors assurez-vous de jouer le rôle et ne laissez aucun autre membre de l’équipe prendre le dessus sur votre position. C’est à vous qu’il incombe de tirer le meilleur parti des membres de votre équipe ; vous êtes donc un coach, un mentor et un motivateur. Il se peut que vous deviez cultiver une atmosphère d’équipe parmi des personnes qui n’ont jamais travaillé ensemble auparavant ; veillez donc à inclure des exercices de renforcement de l’esprit d’équipe si nécessaire. Vous êtes également l’agent de liaison avec le client ; soyez donc précis dans vos communications, tant en interne qu’en externe.
Veillez à diriger votre équipe avec fermeté et sérénité si votre projet connaît des turbulences. Il est beaucoup plus difficile d’être un bon leader en période de stress, mais c’est précisément à ce moment-là que votre équipe a le plus besoin de vous.
6. Gérer les risques du projet
Avec un peu de chance, vous avez défini les risques les plus probables dès le début de la préparation du projet, de sorte que vous avez déjà mis en place des plans d’urgence pour certains événements. Si vous voyez qu’un risque est imminent, vous pouvez prendre des mesures préventives pour l’éviter ou intervenir rapidement en prenant des mesures correctives si nécessaire.
Soyez prêt à interrompre un projet si le risque devient inacceptable. Une partie de votre rôle de dirigeant consiste à savoir quand les choses ont commencé à évoluer inexorablement vers un point d’échec.
7. Évaluer le projet une fois terminé
Une fois qu’un projet est terminé, il est important de faire un rapport « post-mortem », même si ce n’est qu’à des fins internes. Vous pouvez ainsi mettre en évidence ce qui a bien fonctionné et ce qui a mal fonctionné, déterminer ce qui aurait pu ou dû être fait différemment et établir les meilleures pratiques à utiliser dans le cadre de projets futurs.