L’entretien individuel est un outil de gestion crucial et souvent sous-estimé.

Il s’agit non seulement d’une manière honnête d’entrer en contact avec les employés et de partager avec eux les informations nécessaires, mais aussi d’un excellent moyen d’entendre leurs commentaires.

Plus important encore, l’entretien individuel est l’occasion de façonner l’expérience et la perception que votre employé a de vous en tant que patron. Dans de nombreux cas, ce qu’ils pensent de vous et de votre style de management se reflétera également dans leur opinion sur l’ensemble de l’entreprise ou de l’organisation que vous représentez.

Organiser des réunions individuelles efficaces devrait être une priorité pour vous en tant que manager ou chef d’équipe. Les 11 conseils présentés dans cet article vous aideront à tirer le meilleur parti de ce moment crucial.

1. Adopter le bon état d’esprit

Une session individuelle digne de ce nom commence déjà avant la réunion, lorsque vous préparez vos notes et votre attitude.

Considérer l’entretien individuel comme une distraction indésirable dans une journée bien remplie ne vous mènera pas loin.

Prenez plutôt quelques instants pour faire le vide dans votre esprit et vous concentrer sur la personne que vous allez rencontrer.

Commencez par revoir les notes que vous avez prises lors du précédent entretien individuel avec ce salarié, examinez ses dernières statistiques de performance et notez les plaintes ou les éloges que vous avez reçus à son sujet.

2. Organiser régulièrement des réunions en tête-à-tête

La fréquence des entretiens individuels dépend en grande partie de la taille de votre entreprise et de votre style de management. Certaines sources affirment que ces réunions doivent être hebdomadaires, tandis que d’autres déclarent qu’un calendrier bihebdomadaire ou mensuel ferait l’affaire.

Une bonne idée consiste à fixer la prochaine réunion récurrente à la fin de chaque réunion en cours afin que les deux parties puissent s’y préparer à l’avance.

Réfléchissez à la fréquence et à la durée qui ne vous sembleraient pas excessives, à vous ou à vos employés, mais qui seraient suffisantes pour que tout le monde soit au courant et pour maintenir un contact permanent.

Les nouveaux employés devraient avoir des entretiens individuels plus fréquents, au moins une fois par semaine ou par quinzaine.

Des sessions récurrentes en tête-à-tête font du partage du feedback une routine et encouragent une culture de l’honnêteté. En outre, les conversations personnelles régulières permettent aux employés de se sentir compris, d’avoir confiance et d’être valorisés au sein de l’entreprise, ce qui stimule leur motivation intrinsèque.

3. Fixer une limite de temps pour les réunions

Prévoyez suffisamment de temps pour ces conversations, mais ne les rendez pas trop longues non plus. Personne ne se réjouira de réunions qui perdent de leur intérêt et s’éternisent.

La durée optimale de chaque séance dépend également de la fréquence de ces réunions – par exemple, si vous vous rencontrez chaque semaine, une séance de 30 minutes peut suffire. Si vous vous rencontrez une fois tous les quinze jours ou tous les mois, une séance de 60 minutes peut être plus efficace.

Des managers à succès tels qu’Andy Grove, cofondateur et ancien PDG d’Intel, ont conseillé de faire des entretiens individuels qui durent au moins une heure: ».

« D’après mon expérience, tout ce qui n’est pas suffisant a tendance à pousser le subordonné à se limiter à des choses simples qui peuvent être traitées rapidement.

4. Dresser une liste des sujets à aborder

Un plan ou une structure générale pour la réunion peut aider à lancer la conversation, en particulier lors des premières réunions. Cependant, vous n’êtes pas obligé de vous en tenir à ce plan quoi qu’il arrive. Considérez-le plutôt comme une référence qui peut vous aider au cas où la conversation s’enliserait ou s’éloignerait trop du sujet.

Un ordre du jour peut également s’avérer utile si l’employé est introverti et n’est pas enclin à parler seul.

Par exemple, vous pouvez préparer trois à cinq sujets qui vous intéressent le plus. Vous pouvez également garder une liste de questions sous les yeux, mais n’oubliez pas d’être flexible – vous n’êtes pas obligé de toutes les poser si la conversation se déroule naturellement.

Quelques idées de questions susceptibles de donner lieu à des réponses approfondies :

• À quel moment de la journée vous sentez-vous le plus productif ? Pensez-vous que vous auriez besoin d’un horaire de travail différent pour améliorer votre bien-être et votre productivité ?
• Quelles sont vos dernières réalisations dont vous êtes fier ?
• Avez-vous des suggestions qui pourraient nous aider à mieux travailler en équipe ?
• Y a-t-il un membre de l’équipe avec lequel vous avez du mal à travailler ? Pouvez-vous expliquer pourquoi ?
• Parmi vos tâches, quelles sont celles qui vous engagent et vous inspirent ? Existe-t-il un moyen de rendre vos tâches quotidiennes plus attrayantes ?
• Quels sont les principaux goulets d’étranglement dans votre projet actuel ? Puis-je vous aider à le faire avancer ?
• Quelles sont les choses qui vous préoccupent dans votre travail ou dans l’environnement du bureau en général ? Vous êtes-vous déjà senti(e) sous-estimé(e) ?
• Avez-vous l’impression d’apprendre suffisamment au travail ? Quels sont les domaines dans lesquels vous aimeriez en apprendre davantage ?
• Que puis-je faire pour améliorer mon style de management ou pour mieux vous soutenir ?
• Quels sont les projets ou tâches sur lesquels vous souhaiteriez travailler par la suite ?

Conseil de pro :

L’ancien PDG de Google, Eric Schmidt, avait l’habitude de commencer ses entretiens individuels en comparant ses listes avec celles que ses employés devaient préparer avant la réunion^[1]. Les points figurant sur les deux listes ont été classés par ordre de priorité parce qu’ils étaient susceptibles d’être les questions les plus urgentes.

5. Rester décontracté et changer de décor

Si vous souhaitez avoir une conversation honnête, détendue et sincère avec votre employé, pensez non seulement à vos paroles et à votre langage corporel, mais aussi à l’atmosphère de la réunion.

Votre objectif est d’être professionnel et productif, mais pas nécessairement maladroit ou figé.

Tout d’abord, trouvez un endroit relaxant pour une conversation privée. Des meubles confortables, des couleurs chaudes, des plantes de bureau ou même une vue différente depuis la fenêtre peuvent susciter de nouvelles idées et suggestions. Mais vous n’êtes pas obligé de vous contenter d’une salle de réunion – pourquoi ne pas aller vous promener ou prendre un café dans un établissement voisin ?

Artis Rozentals, PDG du logiciel de suivi de la productivité DeskTime, estime que les réunions en tête-à-tête devraient avoir lieu en dehors des contraintes habituelles du bureau :

« Je trouve l’occasion de déjeuner plus longuement avec chacun des membres de mon équipe pour discuter de tout dans une atmosphère décontractée.

Il ajoute que le caractère informel ne signifie pas que la réunion se déroule sans préparation.

« Avant la réunion, je prépare les questions et les données d’actualité et je les communique à l’employé concerné, de sorte que nous soyons tous deux préparés et que nous ayons une conversation fructueuse.

6. Se concentrer sur l’employé

L’employé doit être au centre des conversations individuelles. Le célèbre homme d’affaires et auteur américain Ben Horowitz recommande qu’un manager ne parle que pendant 10 % du temps, laissant le reste de la conversation au membre de l’équipe.

N’oubliez pas qu’en tant que personne en position de force, vous devez mettre votre ego de côté et soutenir votre employé du mieux que vous pouvez.

Dans l’idéal, la conversation s’engagera naturellement sur les sujets qui lui tiennent à cœur. Si ce n’est pas le cas, posez des questions ouvertes qui pourraient l’aider à préciser sa position et à exprimer son avis (voir le conseil n° 4).

7. Écoutez comme si vous le pensiez

Votre tâche ne consiste pas seulement à laisser parler votre employé. Vous devez également l’écouter – activement. Cela signifie que vous n’écoutez pas seulement pour être poli. Vous essayez réellement de comprendre et de vous souvenir de tout ce qui est dit.

Quelques techniques d’écoute active :

• Restez ouvert d’esprit, confiant et écoutez la personne sans tirer de conclusions unilatérales.
• Montrez à l’employé que vous êtes attentif et résumez parfois ce qu’il dit.
• Vérifiez à nouveau si vous avez bien compris certaines affirmations afin d’éviter les malentendus (par exemple, « Ai-je bien compris que vous souhaitez que l’équipe de marketing se joigne à ce projet afin d’éviter des retards supplémentaires ?)
• Soyez réceptif à tout ce que vous entendez – même aux critiques concernant votre entreprise ou vos propres performances.

8. Partager les informations pertinentes

Nous avons déjà mentionné que l’employeur devrait parler moins et écouter davantage. Toutefois, si vous avez quelque chose d’important à dire et que cela concerne l’employé sur le plan personnel ou professionnel, l’entretien individuel est le moment idéal pour le faire.

Vous préparez un nouveau projet ou une nouvelle stratégie dont l’employé doit être informé ? Vous testez de nouvelles tactiques de gestion et vous aimeriez qu’ils en soient informés ? De nouveaux changements sont sur le point d’avoir un impact sur l’entreprise ou sur votre équipe en particulier ?

Veillez à tenir chaque employé au courant afin d’éviter que des ragots et des informations erronées ne se répandent dans le bureau. Si vous leur annoncez la nouvelle personnellement, ils se sentiront également plus valorisés et appréciés.

9. Prendre des notes

Il est fort probable que vous soyez responsable de plus d’un ou deux employés. Vous ne devez donc pas compter sur votre mémoire pour noter tous les points importants soulevés par chaque membre de l’équipe.

Cependant, il n’est pas recommandé d’écrire des notes sur votre ordinateur pendant la réunion. Pourquoi ?

Le fait d’avoir un ordinateur portable ouvert peut être facilement interprété comme une distraction et un manque d’intérêt pour la conversation.

Vous devrez donc prendre des notes à l’ancienne, en les notant dans un carnet, un journal ou une feuille de papier.

En prenant des notes, vous montrez à votre collaborateur que vous participez activement à la réunion et que les points énoncés seront pris en compte. En d’autres termes, qu’il ne s’agit pas d’une simple perte de temps.

10. Repartir avec une tâche ou un cadeau à emporter

Comme tout ce qui a trait à l’entreprise, les entretiens individuels doivent avoir un objectif et un résultat concret. En d’autres termes, assurez-vous que vous, votre employé ou, idéalement, les deux, repartiez avec un point d’action ou une tâche à accomplir.

Pour consolider ce point, envoyez un bref courriel après la réunion en tête-à-tête, en reprenant les principaux points que vous avez abordés. Cela vous permettra de vous assurer que vous êtes tous les deux sur la même longueur d’onde et que vous connaissez les prochaines étapes à suivre.

Un courriel de récapitulation prendra quelques minutes de plus de votre temps mais s’avérera sans aucun doute utile à long terme.

11. Ne négligez pas les entretiens individuels avec vos travailleurs à distance

Aujourd’hui, de plus en plus de managers travaillent avec une équipe composée en partie (ou en totalité) de travailleurs à distance. Si vous êtes l’un d’entre eux, sachez ceci :

Les réunions individuelles sont encore plus importantes lorsqu’il s’agit de votre équipe à distance.

Pourquoi ? Parce que vous pouvez ressentir le sentiment de votre équipe interne tous les jours au bureau. En revanche, vous n’avez peut-être aucune idée de ce que ressentent vos employés externalisés ou éloignés.

Davis Siksnans, PDG de la startup Printful, spécialisée dans l’impression à la demande, dirige une entreprise de 500 employés répartis sur deux continents. Outre les réunions trimestrielles pour tous les employés, il demande aux managers d’avoir des entretiens individuels réguliers avec chacun des membres de leur équipe,^[2] en plus des évaluations semestrielles des performances.

Il souligne que

« C’est un excellent moyen de montrer que les managers se soucient des performances et du bien-être de l’employé. Des sujets sont abordés qui ne le seraient pas dans le cadre d’une discussion normale, comme le type de musique diffusée au bureau, par exemple. »

Santa Lice-Kruze, directrice des ressources humaines chez Printful Latvia, est d’accord avec Davis et les annonces :

« Les conversations doivent être construites sur une base de transparence et de confiance mutuelle. C’est le moment de demander à la personne comment elle va, quel est son équilibre entre vie professionnelle et vie privée, sa santé, ses activités extraprofessionnelles, etc. Vous devez certainement demander si et comment vous pouvez aider à quoi que ce soit.

Voir les choses en face avec vos employés

En tant que manager, vous devez être cohérent dans tout ce que vous faites – et les entretiens individuels ne font pas exception. Il n’est pas nécessaire qu’elles aient lieu tous les jours, ni même toutes les semaines, mais vous devez vous y engager à chaque fois.

N’oubliez pas que votre objectif principal est de soutenir les performances de vos employés. En discutant régulièrement avec chacune des personnes qui vous rendent compte, vous constaterez une augmentation de l’engagement des employés. Il en résultera probablement une amélioration de la culture d’entreprise et une hausse de la productivité pour l’ensemble de l’entreprise.

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