De plus en plus d’entreprises recrutent des travailleurs indépendants ou externalisent entièrement leurs activités. On a beaucoup écrit sur le maintien de la productivité et de l’efficacité au sein d’une main-d’œuvre physiquement disparate. Mais les « télétravailleurs » ne sont pas les seuls à travailler à distance, et ils ne sont pas les seuls à avoir besoin d’outils à distance. En fait, lorsqu’ils ne se déplacent pas d’un client à l’autre, les travailleurs locaux d’aujourd’hui choisissent souvent de passer une partie de leur temps dans leur bureau à domicile, et ils rencontrent bon nombre des mêmes avantages et difficultés que leurs homologues officiellement distants. Si vous êtes l’un de ces travailleurs, vous pouvez tirer un certain nombre d’enseignements du monde du travail à distance pour vous aider à coordonner vos activités entre le bureau et la maison.
🔥 Produits recommandés : Canon EOS R6 II • DJI Mini 4 Pro • MacBook Pro M4
Chez Distilled, il est courant d’arriver au bureau de Seattle avec une fenêtre de quelques minutes pour communiquer efficacement avec le bureau de Londres. Lorsque j’ai commencé, il y a un peu plus d’un an, il a fallu s’habituer à cette situation et, bien que cela ait pu être un inconvénient au départ, il y a tellement d’outils et de techniques formidables à la disposition de ceux qui font preuve d’un peu de créativité. En voici quelques-uns que nous avons trouvés particulièrement utiles :
Adopter l’informatique dématérialisée
Pour créer un environnement de travail homogène, quel que soit le lieu ou le fuseau horaire, il est absolument indispensable d’adopter le « cloud », car les applications de ce type facilitent le partage et la collaboration. Nous profitons énormément des applications de partage telles que Dropbox ou Google Drive, qui nous permettent de stocker des documents, des données et des projets essentiels sur des serveurs distants plutôt que sur des disques durs locaux ou sur les serveurs de l’entreprise. Non seulement cela favorise une meilleure sécurité et permet des sauvegardes automatiques, mais cela signifie aussi que lorsque je ne suis pas au bureau, il me suffit de me connecter à l’application pour accéder à mon travail, au lieu de devoir coordonner mes disques durs ou d’attendre qu’un collègue m’envoie un fichier par courrier électronique. Quel que soit l’appareil sur lequel vous préférez travailler et quel que soit l’endroit où vous préférez travailler, tout travail nécessaire est à portée de clic.
De plus, le processus est extrêmement rationalisé, car mes collègues et moi-même travaillons tous à partir d’un tableau de bord centralisé, et le partage est aussi simple que l’envoi d’un lien ou l’octroi d’un accès. Avec des applications telles que Google Docs, il n’est pas nécessaire de saisir à nouveau des données à plusieurs endroits ou de regrouper plusieurs modifications entre collègues dans un seul document ; il suffit de partager un document, un PowerPoint, un projet ou autre, et les collègues, qu’ils soient au bureau ou à distance, peuvent modifier le fichier en même temps que les autres membres de l’équipe. En fait, avec les applications en nuage, travailler dans un bureau commence à sembler démodé.
Vous pouvez également envisager d’utiliser des outils de suivi du temps basés sur le cloud comme Toggl et des outils de gestion de projet comme Basecamp, car ils vous aideront, vous et les membres de votre équipe, à savoir qui fait quoi sans avoir besoin d’un calendrier physique. Pour d’autres conseils sur le travail dans le nuage, nous vous recommandons ce guide de l’informatique en nuage, qui constitue une excellente base pour les premiers pas dans la méthode plus rationalisée du travail dans le nuage.
Passez du temps en face à face avec les outils de chat
Tout le monde en a déjà fait l’expérience : des courriels de groupe où le point de départ est noyé dans une foule de non-séquences ; un point délicat qui n’est pas exprimé aussi délicatement dans un commentaire de Microsoft Word ; de petites tâches qui deviennent de grandes tâches lorsque vous attendez que quelqu’un vous réponde. Bien que nombre de ces problèmes existent sous une forme ou une autre lorsque tout le monde travaille dans le même bureau, ils sont d’autant plus prononcés à distance.
Pour remédier à ce problème, créez autant d’expériences en personne que possible grâce à la technologie du chat vidéo. Bien sûr, vous pouvez essayer le vieux standard de la conférence téléphonique, mais il est difficile pour quelqu’un qui ne fait qu’écouter de comprendre la dynamique sociale, et vous vous apercevrez souvent que vos opinions sont noyées dans l’échange ou que vous les avez complètement oubliées. Au lieu de cela, participez aux réunions en streaming avec des outils gratuits tels que Skype ou Google Hangouts, ce dernier permettant de passer d’un interlocuteur à l’autre afin que vous soyez au centre de l’attention lorsque vous prenez la parole. Cette technologie est parfaite pour les réunions en petits groupes, mais aussi pour les réunions hebdomadaires inter-équipes à l’échelle de l’entreprise, que vous pourriez suggérer à votre société pour qu’elle ne se contente pas de vous mettre sur la même longueur d’onde, mais qu’elle le fasse aussi pour les employés du monde entier. Il a été très bien accueilli par nos équipes, quel que soit le fuseau horaire, car il permet à toute personne disposant d’une connexion internet de se connecter, quels que soient l’heure et le lieu.
Même des outils de chat très simples comme GChat peuvent être efficaces pour une communication rapide et décontractée lorsque vous vous coordonnez avec les membres d’une équipe sur un projet. Pour plus de conseils sur la communication et la coordination entre les travailleurs, nous vous suggérons de jeter un coup d’œil à ce guide de collaboration.
Soyez social et productif grâce aux médias sociaux
Que vous choisissiez de rester à la maison une fois par mois ou plusieurs fois par semaine, il est important d’éviter tout sentiment d’isolement. Essayez de créer un forum de discussion sur la page Facebook privée de l’entreprise ou dans un groupe LinkedIn pour discuter de l’actualité de l’entreprise ou même de sujets plus anodins, comme les projets pour le week-end. Google+ est également une excellente option à cet égard, car les utilisateurs peuvent facilement organiser leur public professionnel en ajoutant ou en supprimant des contacts des cercles pendant qu’ils partagent des conseils et de l’expertise, s’informent mutuellement de l’actualité du secteur, partagent les gains obtenus auprès de clients importants ou se racontent tout simplement des blagues. Il ne s’agit pas d’un écart par rapport aux tâches à accomplir si cela favorise un sentiment de bien-être et crée une culture d’entreprise claire.
L’équipe partage un cercle Google+ qui est rapidement devenu une grande communauté interne où nous pouvons publier l’état d’avancement des projets, les questions que nous nous posons et parfois simplement des choses amusantes que nous avons trouvées sur l’internet.
Prendre le temps d’organiser des réunions en personne
Bien sûr, il n’y a parfois rien de tel que les interactions en personne pour renforcer la camaraderie et faire avancer les choses. Plus vous passez de temps à travailler chez vous, plus il est important de vous rendre à des réunions sur place pour faire connaître votre présence. Si vous vous sentez vraiment isolé, suggérez une retraite à l’échelle de l’entreprise, ou demandez si vous pourriez avoir un point de contact ou un mentor au bureau qui pourrait agir comme votre défenseur et vous tenir au courant des développements récents qui n’ont peut-être pas été publiés dans les bulletins d’information de l’entreprise.
L’hiver dernier, toute notre équipe s’est rendue à Londres pour se rencontrer enfin en personne. S’il ne fait aucun doute que la productivité globale a baissé cette semaine-là, ce fut une formidable occasion de développer nos relations entre les bureaux, ce qui a finalement rendu le travail sur les projets à distance beaucoup plus fructueux, car nous n’avions pas à relier les projets à une personne réelle plutôt qu’à une simple adresse de courrier électronique.
À retenir
Que vous travailliez avec une équipe de collègues à distance ou que vous souhaitiez simplement ne pas être gêné dans votre décision de dernière minute de travailler à domicile un lundi matin, il n’y a aucune raison pour que le cadre traditionnel d’un bureau limite votre façon de travailler. Avec les bons outils et le soutien de votre entreprise, vous devriez pouvoir profiter de tout ce que le travail à distance a à offrir tout en étant plus productif que dans le cadre traditionnel. Alors, faites vos recherches, choisissez vos outils et travaillez comme bon vous semble, au bureau ou à la maison.
Des questions ? Des commentaires ? Je me ferai un plaisir de vous répondre dans les commentaires ci-dessous ou sur Twitter @stentontoledo.