Les objectifs vous donnent une direction, rendent votre calendrier moins intimidant et vous indiquent quand célébrer vos réalisations, mais quel que soit le nombre d’objectifs que vous avez et votre capacité à les atteindre, la productivité peut être un problème majeur. J ‘ai expérimenté, modifié mes habitudes de sommeil, changé le moment où je me concentrais sur certaines tâches et testé une douzaine de théories différentes pour voir ce qui fonctionnait et ce qui ne fonctionnait pas, et bien que la grande majorité de mes idées « géniales » se soient avérées avoir très peu d’impact (ou un impact négatif) sur ma productivité, certaines choses ont très bien fonctionné.

Voici cinq des éléments qui ont le mieux fonctionné et comment ils peuvent être utilisés rapidement et efficacement pour stimuler votre propre productivité :

Travailler moins d’heures

Lorsque les choses deviennent très chargées et qu’il semble que vous ne pourrez jamais, au grand jamais, les rattraper, la réaction instinctive de la plupart des gens est de travailler plus, et non moins. D’un point de vue strictement logique, c’est logique : lorsque vous travaillez plus, vous en faites plus, n’est-ce pas ? Comme je l’ai constaté l’année dernière, ce n’est peut-être pas le cas. J’ai toujours remarqué que les jours où j’ai BEAUCOUP de temps pour faire les choses, j’ai tendance à en faire moins dans l’ensemble, et en 2012, deux choses se sont produites pour confirmer cette constatation.

Tout d’abord, j’ai commencé à prendre des demi-journées deux fois par semaine pour passer du temps avec mon fils. Ces deux jours-là, je travaillais de 7 heures à 13 heures, soit environ 3 heures de moins que mon horaire normal. Au début, c’était extrêmement stressant, mais avec le temps, j’ai remarqué que je faisais autant, sinon plus, ces jours-là que les jours où je travaillais jusqu’à 16 heures.

Deuxièmement, j’ai installé RescueTime. Recommandé par Tim Ferriss dans La semaine de 4 heures, Rescue Time s’installe en arrière-plan sur votre Mac ou votre PC et enregistre le temps que vous consacrez à certaines tâches. Vous pouvez l’utiliser pour bloquer certaines tâches ou obtenir des analyses avancées si vous le payez, mais j’utilise la version gratuite uniquement pour recevoir un courriel hebdomadaire m’indiquant ma productivité au cours d’une semaine donnée. Chaque dimanche, un courriel s’affiche, indiquant le nombre d’heures travaillées et le pourcentage de productivité que j’ai atteint au cours de la semaine.

La première semaine, j’ai travaillé 45 heures et j’ai été productif à 73 %, ce qui, d’après Rescue Time, était mieux que 75 % des utilisateurs du site. Je me suis fixé pour objectif de porter ce chiffre à au moins 80 % et le seul moyen d’y parvenir était de travailler moins d’heures. Lorsque j’ai commencé à travailler moins – d’abord pour faire le papa les mardis et mercredis, puis pour m’assurer de disposer de week-ends pour les travaux de jardinage et le temps passé en famille -, j’ai remarqué que ma productivité augmentait considérablement. Cela m’a rappelé la loi de Parkinson : si vous vous donnez un certain temps pour accomplir une tâche, vous le ferez jusqu’au bout. Ainsi, lorsque je me donnais 45 heures pour accomplir une semaine de travail, cela me prenait 45 heures. Lorsque je me suis donné seulement 35 heures, j’ai quand même tout fait, et j’ai eu beaucoup plus de temps pour moi, ce qui a réduit le stress et m’a rendu encore plus productif.

Débrancher une fois par semaine

À peu près au moment où j’ai réalisé que je perdais près de 12 heures par semaine à mon bureau à lire des courriels et à regarder des vidéos sur YouTube, j’ai commencé à me demander si je ne passais pas trop de temps devant un écran. Les samedis et dimanches, je gémissais littéralement chaque fois que je devais me connecter et envoyer un courriel ; mon cerveau et mon corps étaient épuisés par la fatigue de l’écran. J’ai donc décidé de tout éteindre pendant une journée (sur une base volontaire – je restais disponible en cas d’urgence au travail) et de passer du temps à travailler à l’extérieur, à faire des courses avec ma famille ou à jouer à des jeux de société avec des amis.

Non seulement cela m’a aidé à surmonter l’angoisse de la fatigue de l’écran pendant le week-end, mais cela m’a aussi rendu beaucoup plus productif lorsque je me connectais le lundi matin. Je ne redoutais plus l’idée d’allumer mon ordinateur, je l’acceptais.

Automatiser autant que possible

Qu’il s’agisse d’une tâche de maintenance comme la mise à jour de vos feuilles de calcul financières ou d’une tâche de communication comme l’envoi d’e-mails, vous perdez entre 5 et 10 heures par semaine à faire des choses qui sont soit A) ennuyeuses, soit B) peu rentables. J’ai toujours su cela, et même si je le détestais, je ne pouvais pas faire grand-chose pour y remédier. L’automatisation prenait trop de temps ou d’argent, et je n’avais ni l’un ni l’autre.

En 2012, j’ai fait l’investissement et j’ai commencé à automatiser des tâches clés. Des choses comme :

• Courriel – Au lieu de le laisser ouvert toute la journée, j’ai fermé mon application de messagerie et je ne le consulte que deux fois par jour. Dans l’intervalle, je laisse Skype allumé et tout le monde sait que si c’est important, il suffit de m’appeler ou de m’envoyer un message sur Skype.
• Comptabilité – J’ai ouvert un nouveau compte Freshbooks, installé l’application mobile sur mon iPhone et commencé à envoyer des factures et à mettre à jour mes dépenses lorsque je suis en déplacement. Combiné à Quickbooks pour la comptabilité générale, il ne me faut plus que 20 minutes par semaine pour mettre à jour tous mes comptes au lieu de l’heure ou des deux heures que je passais tous les vendredis auparavant.
• Listes de tâches – Pour les applications GTD les plus performantes, vous devrez dépenser de l’argent. Il existe d’excellentes applications gratuites comme Wunderlist, mais la plupart des grands outils multiplateformes à synchronisation dans le nuage sont payants. J’estime avoir économisé des dizaines, voire des centaines d’heures au cours des 18 derniers mois grâce à Omnifocus sur mon téléphone et mon ordinateur.
• Externalisation – Lorsque j’ai eu recours à l’externalisation, ce fut un véritable calvaire : Soit je passais toute la journée à répondre à des courriels et à des appels téléphoniques, soit je recevais un produit fini qui était loin de correspondre à ce que j’avais demandé. J’ai investi du temps dans la création de matériel de formation pour les entrepreneurs, comme des vidéos, des guides de style et des modèles qui ont permis de faciliter grandement l’externalisation.

L’automatisation, lorsqu’elle est mise en œuvre correctement, peut donner un coup de pouce immédiat à la productivité et vous aider à récupérer une partie de l’énergie mentale que vous avez dépensée pour des tâches routinières.

Enregistrer et réviser les habitudes de travail clés

L’ un de mes livres préférés de 2012 a été Le pouvoir des habitudes de Charles Duhigg. Dans ce livre, Duhigg parle de tout, de la façon dont les habitudes fonctionnent aux choses étonnantes que les gens ont été capables d’accomplir en changeant de petites habitudes clés.

Après avoir lu le livre, j’ai pris conscience des choses que je faisais chaque jour et qui grignotaient mes heures productives, comme le moment où j’étais le plus susceptible de lire des critiques de films ou de surfer sur Facebook, la raison pour laquelle je descendais deux ou trois fois de plus dans l’après-midi, et les nombreuses choses qui me retardaient le matin et m’obligeaient à commencer le travail en retard.

Cela commence par l’observation : passez deux ou trois semaines à prendre des notes sur ce que vous faites. Tenez un journal sur votre ordinateur ou achetez un carnet et prenez des notes rapides. Rien n’est trop petit. Notez quand vous mangez, quand vous faites des pauses, quand vous regardez des sites web que vous ne devriez pas, etc. (RescueTime peut également vous aider). Après quelques semaines, vous aurez une idée beaucoup plus précise des choses qui entravent votre productivité. Ensuite, examinez ces habitudes et identifiez l’indice, la routine et la récompense. L’indice est le déclencheur : l’acte, la pensée ou le moment qui vous incite à suivre cette habitude.

Dans mon cas, j’ai remarqué qu’à chaque fois que je terminais une tâche professionnelle, je surfais immédiatement sur un site web qui n’avait rien à voir avec le travail – une sorte de nettoyage mental. Le signal était la fin du travail, la routine était la visite d’IGN et la récompense était que je n’avais pas à penser au travail pendant 5 (bientôt 15) minutes. Pour changer cette habitude, j’ai commencé à me lever et à faire quelques étirements chaque fois que je finissais une tâche. Le signal était le même – je voulais faire quelque chose de différent après avoir écrit 5 articles – mais la routine a changé, et non seulement cela a amélioré la productivité, mais cela m’a permis de me lever de ma chaise.

Recherchez des moments similaires dans votre journée et des moyens de changer ces habitudes pour augmenter votre productivité.

Se réserver un temps de révision/réflexion une fois par mois

Dites-moi si cela vous semble familier : chaque jour, pendant au moins quelques minutes, je me laissais distraire par une tâche  » globale « , qu’il s’agisse des finances, de l’emploi du temps, des e-mails ou des clients. J’aime être organisée, très organisée, mais en tant que freelance, l’organisation n’a qu’un effet limité. Il faut également être flexible, et ces exercices de planification se répètent tous les jours de la semaine. Je passais probablement une à deux heures par jour à consulter mon calendrier et mes listes de choses à faire ; je ne faisais rien, mais j’y réfléchissais beaucoup.

J’ai décidé de réserver deux heures chaque vendredi et un jour par mois pour réfléchir à ces objectifs globaux et plus importants, et le reste du temps, je me contentais de travailler, que je sache ou non ce que je faisais. Non seulement cela m’a permis de réduire le temps passé à modifier mon emploi du temps, mais cela a aussi amélioré ma productivité en éliminant les distractions et en m’obligeant à me concentrer sur les tâches à accomplir.

La productivité, c’est sortir de ses gonds

Il n’est pas facile d’être productif en permanence. Il y a des moments où l’on a envie d’être paresseux et de ne rien faire pendant quelques minutes, et c’est tout à fait normal. Les personnes les plus productives sont celles qui ont mis en place un système leur permettant de profiter de ces moments de paresse et de passer à la vitesse supérieure dès qu’elles sont prêtes.

En faisant plus en moins de temps, en automatisant les tâches chronophages et en changeant davantage mes habitudes en 2013, je m’attends à devenir non seulement plus productif, mais aussi plus heureux dans ce que je fais. Même si tous les conseils de ce billet ne conviennent pas à tout le monde, je vous garantis que la mise en œuvre de quelques-uns d’entre eux vous aidera à accomplir davantage de tâches.

Quelles stratégies avez-vous utilisées dans votre vie pour en faire plus ? Comment stimulez-vous la productivité sans fixer des attentes irréalistes ? Donnez votre avis dans les commentaires ci-dessous.