Vous êtes très excité et plein d’enthousiasme. C’est votre premier jour de travail à domicile après avoir démissionné de votre emploi.

Vous avez décidé de créer votre propre entreprise de travail à domicile afin d’être enfin votre propre patron : travailler quand vous le souhaitez, comme vous le souhaitez – sans que personne ne vous dise quoi faire et sans que personne ne surveille votre épaule.

Trois semaines se sont écoulées depuis que vous avez commencé à travailler à domicile : même si vous êtes toujours heureux d’avoir commencé à travailler seul, quelque chose vous tracasse: votre productivité n’est pas aussi bonne que vous l’auriez souhaité. En fait, lorsque vous travailliez au bureau dans le cadre de votre emploi de jour, vous faisiez plus de choses.

Au fur et à mesure que le temps passe, vous commencez à vous sentir stressé par votre liste de tâches qui ne cesse de s’allonger.

Comme votre famille est également à la maison pendant que vous travaillez, il vous semble parfois impossible d’accomplir votre travail à cause des distractions et des interruptions constantes.

Vous savez que vous devez modifier rapidement vos méthodes de travail. Sinon, votre entreprise à domicile ne réussira pas et vous devrez à nouveau trouver un emploi de jour.

Avez-vous sous-estimé le nouvel environnement ?

Si l’on compare l’environnement du bureau à domicile à celui de l’ancien bureau, il existe des différences notables.

Tout d’abord, personne ne vous surveille dans votre bureau à domicile. Vous êtes votre propre patron et vous devez rendre des comptes à vous-même. C’est à vous qu’il incombe de faire en sorte que les choses se fassent enfin.

Deuxièmement, comme vous travaillez probablement seul, vous n’avez pas de collègues à qui demander de l’aide ou à qui déléguer vos tâches. Cela signifie également que l’aspect social de votre entreprise a disparu. Ou du moins, il est très différent de ce qu’il était auparavant.

Troisièmement, c’est vous qui définissez les règles. En fait, c’est peut-être la chose la plus importante à retenir : la structure de votre bureau à domicile est différente de celle de votre travail quotidien.

Par structure, j’entends l’ensemble du dispositif.

Lorsque vous allez travailler, de nombreux systèmes sont déjà en place pour faire tourner les rouages de l’entreprise : ressources humaines, systèmes ERP, structures organisationnelles.

Cette même structure est absente lorsque vous démarrez votre propre entreprise et il en va de même jusqu’à ce que vous la créiez.

Il n’est donc pas étonnant que vous vous sentiez dépassé lorsque vous vous lancez enfin dans votre propre travail et que vous devez tout créer à partir de zéro.

Les éléments manquants de la productivité

Il est très difficile d’atteindre une bonne productivité lorsque certains éléments cruciaux de la productivité font défaut.

Ces éléments définissent la structure de votre bureau à domicile.

Cependant, lorsque la structure fait défaut, vous perdez votre temps à des choses non essentielles. Dans le pire des cas, vous risquez même de vous épuiser si vos méthodes de travail sont très inefficaces.

Par conséquent, si vous n’avez pas réglé ces éléments, vous devez le faire dès que possible. Plus vous tardez à les mettre en place, plus il est certain que vos performances vont ralentir. Cela finira par se répercuter sur votre entreprise.

Il est temps de planifier votre bureau à domicile

Non, je ne parle pas du type de chaise que vous devriez avoir, ni du fait que vous devriez posséder un PC ou un Mac. Je parle de quelque chose de bien plus important qui déterminera le succès de votre bureau à domicile.

En matière de structure, deux éléments importants entrent en ligne de compte : les systèmes et les frontières. Ils peuvent être divisés en deux catégories : les systèmes physiques et les limites non physiques.

Physique

• Votre bureau à domicile

Non physique

• Procédures de courrier électronique
• Fixer un horaire de travail optimal
• Limites avec votre famille
• Planification quotidienne/hebdomadaire

L’aspect physique signifie votre espace de travail : avez-vous un coin réservé à votre bureau à domicile dans votre salon ou s’agit-il d’une pièce séparée qui imite un véritable espace de travail ?

Ensuite, il y a la partie non physique. Il s’agit des règles que vous suivez au quotidien. Il s’agit de mettre en place des systèmes de travail et des limites, afin que tous les membres de votre famille respectent vos horaires de travail (sans interruption).

Tout d’abord, vous mettez en place un processus de courrier électronique efficace, de sorte que vous ne passiez pas toute votre journée à lire des messages ou à y répondre.

Ensuite, vous devez fixer vos heures de travail optimales. Vous savez exactement quand travailler, combien travailler et votre famille aussi.

Bien que vous ayez déjà défini certaines limites dans l’étape précédente, vous devez toujours avoir une bonne communication avec votre famille sur ce que vous faites et quand vous travaillez afin d’éviter les distractions inutiles.

Enfin, il y a la planification hebdomadaire et quotidienne. Cette activité importante vous permet de vous fixer des objectifs pour la semaine à venir. Les tâches quotidiennes doivent refléter ces objectifs et vous permettre de les atteindre d’ici la fin de la semaine.

Parmi les étapes précédentes, quelles sont celles que vous avez déjà définies et quelles sont celles qu’il vous reste à définir ou à affiner ?

Créer un véritable bureau à domicile

Définissons plus précisément les éléments de votre bureau à domicile :

1. L’espace physique de votre bureau à domicile

Lorsque vous aménagez votre espace de travail physique, vous avez généralement ces options à votre disposition :

• Travailler dans un endroit dédié de votre appartement (si vous n’avez pas de salle de travail)
• Dans une pièce dédiée que vous avez transformée en bureau à domicile
• Trouver un espace de co-working dans sa ville d’origine
• Location d’un espace de bureau dédié
• Travailler à l’extérieur, dans la nature, dans un café ou dans une bibliothèque

Chacune d’entre elles présente des avantages et des inconvénients en fonction de la situation de votre entreprise.

Par exemple, vous devrez peut-être commencer par disposer d’un coin réservé dans votre salon (séparé par un paravent), mais plus tard, lorsque votre entreprise se développera, vous pourrez louer un espace de bureau réservé.

Si votre maison est plus grande, vous aurez peut-être le luxe de travailler dans une pièce réservée à cet effet. L’avantage de cette configuration est qu’il n’y a pas de coûts supplémentaires liés à la recherche d’un espace physique – celui-ci est déjà fourni par votre maison.

Il y a ensuite l’option de l’espace de travail partagé. Vous partagez pratiquement l’espace de travail avec d’autres travailleurs/entrepreneurs de votre région. Cela offre de bonnes possibilités de collaboration, de communication ou de mise en réseau.

Enfin, si vous disposez d’un budget limité mais que vous souhaitez vraiment travailler de manière « isolée », sortez de chez vous : travaillez dans la nature, dans un café ou dans une bibliothèque publique. Bien que vous soyez très probablement en contact avec d’autres personnes dans ces environnements, celles-ci ne vous distraient pas nécessairement et vous pouvez vraiment vous concentrer sur votre travail.

2. Processus de courrier électronique

Voici comment je traite le courrier électronique :

• Je consulte mon courrier deux à trois fois par jour.
• Lorsque je consulte mon courrier, je traite les messages par lots en une seule fois.
• Je me désinscris des listes de diffusion qui ne m’apportent rien (vous pouvez utiliser des services comme UnRoll.me pour vous désinscrire de plusieurs listes à la fois).
• Je crée des étiquettes et des filtres (dans Gmail). Je peux ainsi organiser et même masquer certains messages que je n’ai pas besoin de voir, ce qui m’aide à garder ma boîte de réception propre. En même temps, les messages importants sont plus faciles à trouver.
• Enfin, lorsque je traite mes courriels par lots, j’extrais les éventuelles tâches/affectations contenues dans ces messages pour les ajouter à ma liste de tâches, ou je les inscris dans mon calendrier pour en être averti. Ensuite, j’archive mon courrier.

Je vous suggère également de définir vos propres processus, car cela permet de systématiser le traitement du courrier électronique et de libérer du temps pour d’autres tâches essentielles dans votre entreprise.

3. Fixer vos heures de travail optimales

Avez-vous défini votre temps de travail ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de le faire.

Fixer des horaires de travail optimaux peut nécessiter quelques tests et la prise en compte de vos niveaux d’énergie tout au long de la journée, mais le jeu en vaut la chandelle.

Par exemple, j’aime travailler le matin avant d’aller au travail et c’est à ce moment-là que je suis très productif. Lorsque je me réveille tôt (entre 5h00 et 5h30), je ne « vole » pas le temps passé avec ma famille.

Cette configuration me convient, mais vous devrez peut-être faire des essais pour déterminer la période de la journée où vous êtes le plus productif et le nombre optimal d’heures de travail que vous pouvez effectuer chaque jour.

4. Limites avec votre famille

J’ai déjà abordé ce sujet lorsque j’ai expliqué comment fixer les heures de travail optimales.

D’autre part, il y a aussi d’autres types de limites à fixer. Par exemple, vous devez communiquer clairement ce sur quoi vous travaillez sur votre ordinateur et pourquoi vous ne devez pas être interrompu lorsque vous travaillez.

Si vous définissez bien les attentes, personne ne devrait avoir de difficultés à respecter vos horaires de travail, étant donné que cela rapporte de l’argent à votre ménage.

Pour rendre les choses encore plus transparentes, établissez un calendrier familial sur lequel vous indiquerez, par exemple, vos jours de voyage. C’est un moyen simple et facile de tenir tout le monde au courant de ce qui se passe et de vos absences.

5. Planification quotidienne/hebdomadaire

Le dimanche, je planifie ma semaine à venir. Je m’assois et je réfléchis un peu à ce que la semaine suivante pourrait m’apporter. Je crée ensuite ma liste d’objectifs hebdomadaires qui est ensuite extraite des listes de tâches quotidiennes.

De cette façon, je travaille quotidiennement sur des choses importantes et cela m’aide à atteindre mes objectifs hebdomadaires.

Pour suivre mes tâches quotidiennes, j’utilise une application appelée Nozbe, qui est basée sur l’idéologie Getting Things Done (GTD). Naturellement, il existe de nombreuses autres applications de listes de tâches comme celle-ci(OmniFocus, Wunderlist, Remember the Milk, IQTell…), mais vous devez trouver votre préférée en la testant et en voyant ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Comme vous pouvez le constater, vous devez créer une structure pour votre bureau à domicile afin qu’il soutienne votre productivité.

Certes, la planification et la mise en place prennent du temps, mais le jeu en vaut la chandelle.

À vous de jouer : Quels sont les éléments qui rendent votre bureau à domicile productif ? N’hésitez pas à nous faire part de vos commentaires, de vos conseils et de vos expériences dans la zone de commentaires.