Vous êtes assis à votre bureau et vous vous sentez fatigué : la semaine a été longue et vous aimeriez arrêter de travailler et vous détendre un peu, mais en même temps, vous savez que vous ne pouvez pas le faire car vous avez encore du travail à faire. D’une certaine manière, vous êtes bloqué : vous avez beau travailler dur, vous ne semblez pas faire de progrès notables, ce qui vous frustre et vous fatigue encore plus, et vous avez finalement envie d’abandonner le projet sur lequel vous travaillez.

Vous vous dites peut-être qu’il doit y avoir une meilleure façon de faire les choses, plutôt que de se taper la tête contre les murs, et vous avez tout à fait raison !

Prenez-vous les bonnes mesures au bon moment ?

Il peut y avoir de nombreuses raisons à vos frustrations :

Avant toute chose, êtes-vous sûr de vous concentrer sur les bonnes actions ? Si ce n’est pas le cas, il est temps de vous arrêter un instant, d’avoir une vue d’ensemble et de redéfinir les tâches que vous devriez accomplir en ce moment. Se pourrait-il que vous n’ayez pas préparé à l’avance les tâches que vous êtes en train d’accomplir ? Cela peut se produire lorsque vous dépendez de l’avis d’autres personnes avant de pouvoir poursuivre votre projet, par exemple. Si vous n’avez pas vu venir cette situation, vous risquez de perdre votre temps parce que vous n’avez pas de plan de secours pour ce genre de situation.

Il se peut aussi que vous ayez tout simplement trop de travail. Demandez-vous si vous optimisez et automatisez déjà tout, ou s’il existe des processus ou des tâches qui pourraient être éliminés grâce à ces deux méthodes. Si la réponse à la dernière partie de la question est « oui », il est temps de prendre des mesures pour améliorer les processus. Plus vite vous le ferez, plus vite votre charge de travail diminuera et moins il y aura de risques d’improductivité.

Trouver la source d’une faible productivité

Il est temps d’examiner de plus près votre situation, afin d’identifier les sources d’une action improductive.

Pour ce faire, il est temps de procéder à quelques vérifications.

La première vérification est liée à votre état d’esprit : pensez-vous que vous perdez du temps si vous en consacrez à la planification de vos tâches ? Si c’est le cas, il n’est pas étonnant que vous perdiez du temps dans des activités improductives.

Ensuite, vérifiez votre environnement: vous permet-il de travailler de manière concentrée ? Si l’environnement vous distrait facilement, il est temps de trouver d’autres endroits pour effectuer votre travail.

Enfin, assurez-vous que votre projet n’est pas trop grand pour être mené à bien. Si vous essayez de le mener à bien tout seul, il n’est pas étonnant que vous vous sentiez frustré et fatigué. De plus, si vous trouvez que les tâches sont trop importantes, cela pourrait être une autre raison du stress que vous ressentez en ce moment.

Détruire l’action improductive par un bon état d’esprit

Pour remédier à cette situation, je vous propose de développer un état d’esprit que vous pourrez utiliser à partir de ce projet. Cet état d’esprit se compose des six pierres angulaires suivantes :

• Ne pas se précipiter en planifiant d’abord les choses
• Savoir ce que l’on fait et en comprendre l’importance
• Choisir le bon emplacement
• Diviser le projet en plusieurs parties
• N’essayez pas de tout gérer seul
• Examiner vos progrès et prendre des mesures correctives si nécessaire

Si vous mettez en œuvre cet état d’esprit productif, vous avez beaucoup plus de chances de terminer vos tâches à temps et de terminer vos projets plus tôt que prévu.

Retrouvez votre vraie productivité grâce à ces 6 étapes

1. Ne vous précipitez pas. Je sais que vous aimeriez agir le plus rapidement possible, mais ne commettez pas cette erreur ! Prenez plutôt le temps d’élaborer un plan à suivre. Connaissez vos prochaines étapes, ainsi que vos résultats, et gardez-les clairement en tête. Si vous les comprenez, vous êtes déjà sur la bonne voie pour garder les choses sous contrôle et réduire votre charge de travail en même temps.

2. Sachez ce que vous faites. Demandez-vous ce que vous êtes censé faire ensuite et pourquoi vous devriez le faire – lorsque vous pouvez répondre à ces deux questions, vous êtes sur la bonne voie. Posez ces questions en permanence. Elles sont un excellent moyen de vous faire prendre conscience de ce que vous faites. Elles vous empêchent également de prendre la mauvaise décision si vous ne voyez pas l’intérêt de la tâche à accomplir.

3. Choisissez le bon emplacement pour votre travail. Il est de la plus haute importance de choisir le bon endroit pour travailler. Si vous ne pouvez pas travailler chez vous, emportez votre ordinateur portable et allez ailleurs. Allez dehors (si le temps le permet), dans une bibliothèque publique ou dans un café. Vous pouvez également louer un espace de co-working ou, si l’argent n’est pas un problème, un bureau séparé pour travailler.

4. Divisez le projet en plusieurs parties. Prenez votre projet et divisez-le en plusieurs parties. Concentrez-vous sur un élément à la fois, puis passez au suivant. Par exemple, si vous développez un logiciel, l’une des tâches consistera à rendre l’interface utilisateur plus attrayante. Ensuite, vous pouvez décider des différentes sous-sections qui créent spécifiquement cette expérience utilisateur exceptionnelle, comme le choix des polices de caractères ou la définition du thème de couleurs approprié. Lorsque vous avez terminé un domaine, vous pouvez passer au suivant (comme l’amélioration des performances de votre application) et ainsi de suite.

5. Constituer une équipe. Il est facile de penser que vous êtes le seul à pouvoir accomplir les tâches et que vous êtes irremplaçable : ce n’est pas le cas ! Il y a toujours quelqu’un qui peut faire la tâche plus vite et mieux que vous.

Par exemple, lorsque je crée mon blog, j’ai une équipe virtuelle qui fait différentes choses pour moi : un concepteur et un développeur pour créer de nouvelles fonctionnalités pour mon blog ; un coach pour me dire sur quoi me concentrer ; des responsables de la maintenance pour maintenir mon blog à jour ; et un relecteur pour vérifier mon contenu écrit avant qu’il ne soit publié. Faire tout cela moi-même serait de la folie et j’aurais abandonné le blog depuis longtemps si j’essayais encore de tout faire tout seul.

6. Examinez vos progrès et analysez-les. C’est peut-être la chose la plus courante que les gens oublient de faire : Faire le point sur les progrès accomplis.

Vous devez le faire afin d’éviter les erreurs ou d’empêcher de prendre des mesures qui n’aboutissent à aucun résultat. Je vous suggère de faire le point au moins une fois par semaine, en réfléchissant à ce que vous avez fait, à la manière dont cela s’est passé et à ce que vous comptez faire ensuite. Même si cela peut sembler une simple perte de temps, vous perdez bien plus de temps en prenant des mesures improductives par la suite.

En conclusion

Comme vous le savez maintenant, il existe de nombreuses raisons d’entreprendre des actions improductives. Lorsque vous vous concentrez sur des éléments tels que la planification, l’environnement adéquat et la division du projet en plusieurs parties, vous pouvez réduire considérablement votre charge de travail et les risques d’actions improductives diminuent. Un peu de proactivité peut vous épargner du travail inutile par la suite.

À vous de jouer : Comment vous assurez-vous que vous n’entreprenez pas d’actions improductives ?

Crédit photo : Empire state building – new york city via Shutterstock