Il n’est pas étonnant que vous soyez stressé. Vos journées sont très chargées et même si vous les planifiez avec soin, la quantité de travail vous écrase.

Vous le mettez sur votre liste de tâches.

Cela semble tout à fait faisable le matin, mais l’après-midi, la quantité de tâches est loin de diminuer. Au contraire, elle reste inchangée, voire augmente, quels que soient les efforts déployés.

Vous vous demandez s’il y a un moyen de sortir de cette situation et je suis heureux de vous dire que oui, il y en a un ! Les solutions peuvent sembler simples, mais vous devez adapter un peu vos habitudes de travail et dresser une liste réalisable jusqu’à ce qu’elles fonctionnent.

Votre liste est-elle incontrôlable ?

Le problème est le suivant : vous continuez à nourrir le bébé monstre, de sorte qu’il grandit encore et encore. Et au lieu de tuer le monstre tant qu’il est bébé, il grandit jusqu’à atteindre des proportions énormes et c’est ainsi qu’il devient pratiquement impossible à éliminer.

En d’autres termes, vous ajoutez sans cesse de nouvelles tâches à votre liste tout au long de la journée. Ainsi, quelle que soit la qualité de la planification de vos tâches la veille, vous sabotez votre productivité et votre réussite en agissant de la sorte.

De plus, vous ne terminez jamais les tâches initialement prévues parce que vous êtes distrait. Au lieu de cela, vous vous concentrez sur les tâches les plus récentes de la liste, mais malheureusement ce ne sont pas celles que vous devriez faire.

À la fin de la journée, vous ressentez un manque d’accomplissement, conséquence directe du fait que vous n’avez pas accompli toutes les tâches prévues. C’est le résultat direct du fait que vous n’avez pas accompli toutes les tâches que vous aviez prévues. Ce sentiment n’est pas bon pour votre confiance en soi. Lorsque vous avez l’impression de ne pas avoir pu terminer toutes les tâches, vous vous considérez comme un perdant.

Vous essayez d’en faire trop

Quelle est donc la cause de ces sentiments négatifs, même si vous travaillez dur ?

Je dirais qu’il y a quatre raisons :

• Manque de contrôle
• Manque de concentration
• Absence de priorité
• Peur de dire « non »

Expliquons chacun d’entre eux plus en détail.

Tout d’abord, il y a un manque de contrôle – vous ne contrôlez pas ce qui entre dans la liste et quand. Cela a pour effet de créer une liste qui ne cesse de s’allonger – au lieu de se réduire.

Lorsque vous laissez faire, il n’est pas étonnant que vous commenciez à montrer des signes d’épuisement, même si l’horloge vient juste de passer midi.

Ensuite, il y a le manque de concentration. Cela se produit lorsque vous ne vous engagez pas suffisamment pour terminer les tâches initiales de votre liste. Au lieu de cela, vous vous laissez distraire par de nouvelles tâches.

Tout à coup, vous commencez à travailler sur de nouvelles tâches non planifiées, tout en négligeant celles sur lesquelles vous devriez vous concentrer. L’ordre de priorité de vos tâches actuelles doit être amélioré, afin d’éviter les distractions à l’avenir.

Enfin, vous n’avez pas le courage de dire à votre interlocuteur que vous ne pouvez pas accepter de nouvelles tâches sur votre liste aujourd’hui.

C’est le cas, par exemple, sur votre lieu de travail, lorsque votre patron se rend à votre bureau et vous demande de faire quelque chose le plus rapidement possible. Au lieu de terminer la tâche que vous êtes en train d’accomplir à ce moment précis, on attend de vous que vous accomplissiez cette nouvelle tâche immédiatement.

Comme vous voulez être un bon employé, vous vous retrouvez à redéfinir les priorités de votre travail parce que votre patron vous l’a demandé.

Comme vous pouvez le constater, il existe de nombreuses façons de nourrir le bébé monstre (votre liste de tâches du matin). Comme vous continuez à le faire, la liste (ou le monstre) grandit de plus en plus, ce qui vous submerge et vous stresse.

Cependant, je vais vous présenter deux stratégies différentes pour faire face à une liste de tâches qui déborde.

Êtes-vous prêts ?

Faites-le demain et fermez la liste

En 2008, j’ai lu un excellent livre intitulé « Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management » de Mark Forster : « Do It Tomorrow and Other Secrets of Time Management » (Faites-le demain et autres secrets de la gestion du temps) de Mark Forster.

Dans ce livre, nous avons présenté deux solutions pour améliorer votre productivité. Grâce à ces solutions, vous pouvez rendre votre liste de tâches plus facile à gérer, ce qui vous permet de réduire votre stress.

Tout d’abord, il a parlé de la clôture de la liste.

Ce qu’il voulait dire, c’est qu’au lieu d’ajouter des tâches à votre liste tout au long de la journée, vous devriez arrêter de le faire et faire de votre liste une liste fermée. Pour ce faire, il suffit de tirer un trait sur la dernière tâche de la liste.

Lorsque vous fermez la liste, vous concluez un accord avec vous-même : Vous décidez de ne pas ajouter de nouvelles tâches au cours de la journée. C’est ainsi que votre liste devient plus facile à gérer et que sa taille diminue au fil de la journée – elle ne reste pas inchangée ou n’augmente pas.

Deuxièmement, il a conseillé de reporter un peu l’exécution des tâches. Cela signifie que lorsque quelqu’un vous demande de faire quelque chose, vous n’essayez pas de le faire le jour même. Au lieu de cela, vous faites savoir à la personne que vous ferez la tâche demain.

Bien que cela puisse ressembler à de la procrastination, ce n’est pas le cas.

Il s’agit de respecter votre liste de tâches actuelle et d’accorder suffisamment d’attention et de priorité à ses tâches. De cette façon, vous pouvez accomplir vos tâches et vous vous assurez que l’autre personne et ses tâches reçoivent toute votre attention le jour suivant – lorsque vous effectuez réellement la tâche.

Dans certains cas, il faut s’occuper de la tâche immédiatement, mais dans la plupart des cas, il est préférable de la reporter à demain.

Le plan étape par étape pour dresser une liste réalisable (et tuer le monstre du bébé)

Voici les mesures à prendre, étape par étape, pour éliminer le bébé monstre jusqu’à ce qu’il devienne trop grand.

1. Préparez une liste. Rendez votre liste de tâches réaliste en y réfléchissant un peu plus la veille. Au lieu de la remplir de dizaines de tâches, essayez de trouver les plus importantes sur lesquelles vous concentrer.
2. Fermez-la. Après avoir créé la liste, tracez une ligne sous la dernière tâche. La liste est ainsi fermée. De nouvelles tâches ne doivent pas être ajoutées à la liste au cours de la journée.
3. Protégez la liste de toute distraction. Concentrez-vous sur l’achèvement des tâches planifiées d’ici la fin de la journée. Lorsque vous avez fermé la liste, vous pouvez être tranquille en sachant que le nombre de tâches diminue. Vous consacrez également toute votre attention aux tâches de la journée et à rien d’autre.
4. Déplacez les tâches inachevées. Si vous n’êtes pas en mesure de terminer toutes les tâches au cours d’une journée donnée, reportez les tâches inachevées au jour suivant. Il est également utile d’analyser les raisons pour lesquelles vous n’avez pas accompli les tâches, afin d’éviter qu’une telle situation ne se reproduise à l’avenir.
5. Pas de nouvelles missions. Il est important de traiter les autres de la bonne manière. Lorsque quelqu’un vient vous voir et vous demande de faire quelque chose tout de suite, dites-lui que vous ferez cette tâche, mais seulement demain. De cette façon, vous protégez votre temps et votre liste de tâches de la meilleure façon possible.
6. Faire face aux urgences. Bien sûr, il peut y avoir des urgences dont il faut s’occuper immédiatement. Ces urgences sont des exceptions et vous devez absolument vous en occuper tout de suite. Une fois l’urgence gérée, vous pouvez revenir au plan initial et poursuivre l’exécution des tâches si possible.

Il est très facile d’ajouter de nouvelles tâches à votre liste au cours de la journée.

Malheureusement, même s’il s’agit là d’une idée très convaincante, elle vous accable encore plus.

C’est pourquoi il est important de se concentrer sur sa liste de tâches quotidiennes en la clôturant et en reportant au lendemain toute demande émanant d’autres personnes.

De cette façon, votre liste reste gérable et vous évitez la frustration lorsque vous n’arrivez pas à faire tout votre travail.

À vous de jouer : Comment vous assurez-vous que votre liste de tâches ne s’allonge pas au cours de la journée ? Utilisez-vous une application comme Listible pour créer n’importe quelle liste numériquement ou restez-vous fidèle à la méthode papier-crayon ? Faites-le moi savoir dans les commentaires ci-dessous.

Crédit photo : Belle fille blonde écrivant via Shutterstock