L’envoi de courriers électroniques peut devenir une énorme perte de temps et vous détourner des tâches importantes de votre journée de travail. Des modèles de messages pour certaines situations courantes et moins courantes peuvent vous aider à réduire les minutes que vous passez à tergiverser sur des correspondances par courrier électronique. Parcourez quelques-uns de ces modèles de messages et identifiez les messages pour lesquels vous perdez souvent du temps. Si vous avez dû envoyer un certain type d’e-mail plus d’une fois, il est peut-être temps de créer un modèle pour ce type d’e-mail !

Mise à jour sur la mise en réseau et la diffusion

1. Nouvelles annonces marketing

Si vous ou votre entreprise disposez d’un public important en ligne ou d’une liste de diffusion, vous savez à quel point il est important d’envoyer des courriels clairs et exempts d’erreurs. Lorsque vous annoncez de nouveaux produits ou services, il est essentiel de fournir à votre public les éléments clés du lancement. Créez un modèle d’e-mail de base afin d’inclure les éléments minimums nécessaires, tels que :

• Quel est le nouveau produit ou service ?
• Calendrier (date à laquelle le nouveau produit ou service sera disponible)
• Pourquoi ce produit ou service est-il pertinent pour votre public (la proposition de valeur) ?
• Comment les clients peuvent-ils l’obtenir ?
• Où les clients peuvent-ils trouver un nouveau service ou produit, si vous disposez d’un magasin en dur ?
• Vos coordonnées

Unbounce et Constant Contact proposent encore plus de conseils pour créer des modèles de marketing convaincants.

2. Demander des présentations

Si un membre de votre réseau est directement lié à une personne influente dans votre secteur d’activité, vous pouvez lui demander de vous présenter. Le fait de disposer d’un modèle pour ces situations peut vous aider à surmonter votre nervosité et à demander une mise en relation. Voici quelques points clés à inclure dans votre courriel :

• Le nom et le titre de la personne à qui vous souhaitez être présenté(e)
• Pourquoi cette introduction ?
• La méthode de communication idéale (en personne, par téléphone ou par courrier électronique)

Vous trouverez d’autres conseils sur les demandes d’introduction par courrier électronique sur The Muse et Forbes.

3. Événements à venir

Vous essayez de stimuler la participation à une journée portes ouvertes, à une conférence ou à un autre événement lié au travail ? Ou peut-être essayez-vous de susciter de l’intérêt en interne pour une session de formation facultative ou un happy hour après le travail ? Au lieu de rédiger un nouvel e-mail à chaque fois qu’un événement se présente, vous pouvez simplement insérer votre demande dans un modèle d’e-mail et l’envoyer aux parties concernées. Voici quelques détails à inclure concernant l’événement :

• Date
• L’heure
• Localisation
• Ce qui sera couvert
• Incitations supplémentaires
• Qui sera présent

Inspirez-vous des suggestions d’Eventbrite et de Constant Contact pour rédiger des invitations par courrier électronique.

4. Demandes relatives aux médias sociaux

La plupart des gens relèguent ces ennuyeux courriels d’invitation à se connecter envoyés par les entreprises de médias sociaux dans le dossier spam, surtout lorsqu’ils arrivent dans la boîte de réception de leur lieu de travail. Certains ont appris à se méfier de ces invitations de réseaux sociaux, car elles sont souvent envoyées automatiquement à toutes les personnes figurant dans un carnet d’adresses. Vous pouvez éviter d’être oublié en envoyant un modèle de demande personnalisé directement à partir de votre propre courriel, afin que le destinataire comprenne qui vous êtes et pourquoi vous aimeriez vous connecter sur les médias sociaux. Voici quelques points à inclure :

• Comment vous connaissez-vous ?
• Contacts mutuels
• Intérêts communs pertinents
• Pourquoi vous voulez vous connecter

CareerRealism a publié un excellent article sur la façon dont les invitations dans les médias sociaux peuvent augmenter votre audience.

5. Suivi des clients

Si vous n’avez pas eu de nouvelles d’un client depuis un certain temps, vous pouvez prendre contact avec lui pour savoir comment il va. Vous voudrez sans doute créer un modèle pour les relances envoyées pendant le processus de décision d’achat et les relances après la transaction. Veillez à tenir compte des points suivants :

• Ne brusquez pas les clients et n’insistez pas pour obtenir une mise à jour.
• Récapitulez la dernière conversation que vous avez eue
• Demandez s’il y a quelque chose que vous pouvez faire pour aider.

Inc. et emedia proposent d’excellents conseils sur la création d’e-mails de suivi pour les clients.

Recherche d’emploi

1. Lettres de demande de renseignements

Toutes les entreprises ne publient pas en ligne une description claire de leurs postes à pourvoir. Il est parfois préférable d’entrer directement en contact avec un recruteur, afin d’en savoir plus sur les postes, la culture d’entreprise et les procédures de candidature. Si vous envoyez des lettres de demande d’informations sur les postes disponibles, voici quelques éléments à inclure :

• Une brève présentation de vous-même et de votre parcours professionnel
• Comment avez-vous connu l’entreprise ?
• Renseignez-vous sur les procédures de candidature – ne vous contentez pas d’envoyer votre lettre de motivation et votre curriculum vitae en pensant que c’est tout.

Pour en savoir plus sur l’étiquette des courriels d’enquête, consultez Business Insider et CareerOneStop.

2. Demandes de référence

Vous devez avoir au moins trois ou quatre références fiables pendant que vous cherchez un emploi, car elles peuvent être contactées rapidement pendant le processus d’examen des candidatures. Si vous n’avez pas encore obtenu vos références, vous devrez demander à d’anciens superviseurs, collègues et relations universitaires. Voici ce qu’il faut inclure dans votre demande de références :

• Le poste et l’entreprise auxquels vous postulez (ou le domaine général si vous postulez à plusieurs endroits)
• Une mise à jour de votre vie professionnelle (si vous n’avez pas été contacté récemment)
• Liens vers votre portfolio en ligne ou votre profil professionnel sur les médias sociaux

The Muse et U.S. News and World Report proposent tous deux des conseils supplémentaires pour demander des références.

3. Remerciements

Après avoir rencontré un recruteur pour un entretien, il est important de lui envoyer un bref message par courrier électronique pour le remercier du temps qu’il vous a consacré. Ces messages de remerciement peuvent sembler assez simples, mais ils aident les recruteurs à vous garder à l’esprit lorsqu’ils interrogent d’autres candidats potentiels. Voici quelques points clés à aborder :

• Votre appréciation du temps qu’ils vous consacrent
• Vos coordonnées
• Inviter les recruteurs à vous poser des questions supplémentaires

Business Daily News a publié plusieurs exemples de lettres de remerciement.

4. Suivi

Cela fait deux semaines que vous n’avez pas postulé auprès d’une entreprise. Ou peut-être que le délai de notification qui vous a été accordé après un entretien s’est écoulé. Bien sûr, vous aimeriez faire un suivi et voir où en est le processus d’examen de votre candidature, mais vous ne voulez pas non plus importuner les recruteurs. Voici ce qu’il faut inclure dans votre suivi unique et opportun pour qu’il ne soit pas gênant :

• Un rappel de qui vous êtes et de votre dernière interaction
• une demande de confirmation de la réception de votre candidature ou du délai de réponse après votre entretien
• Une invitation aux recruteurs à poser des questions ou à demander des documents de candidature supplémentaires

Pour en savoir plus sur le suivi des candidatures, consultez cette ressource de l’U.S. News and World Report.

5. Refus d’offres

De nombreuses raisons peuvent vous amener à décliner une offre d’emploi. Vous avez peut-être déjà accepté un emploi ailleurs. Ou bien vous ne vous sentez pas à l’aise avec le taux de rémunération ou les tâches associées à une offre particulière. Quelle que soit la raison, il peut être utile de disposer d’un modèle de courrier électronique pour refuser une offre. Voici quelques aspects à garder à l’esprit :

• Ne brûlez pas les ponts. Faites attention à ce que vous dites, car vous risquez de solliciter à nouveau cet employeur à l’avenir.
• Donnez des informations positives et faites savoir à l’employeur si vous avez eu une expérience positive lors de votre candidature et de l’entretien.

Monster et Forbes proposent d’excellentes tactiques de déclin de l’offre.

Rationalisation des communications professionnelles

1. Demande d’éclaircissements

Lorsque vous essayez de régler les détails d’une tâche ou d’un projet à venir, il est facile pour les gens d’être vagues. Il se peut que vous deviez demander des éclaircissements avant de poursuivre. Créez un modèle qui répond à ces questions :

• La portée et la taille du projet
• Ressources nécessaires
• Qui seront vos principaux contacts

SkillsYouNeed a publié un excellent tutoriel sur la manière de poser des questions de clarification.

2. Identification des ressources communes

Si vous êtes connu pour votre expertise au travail, vous pourriez recevoir des courriels d’autres employés ou de relations professionnelles qui souhaitent vous interroger sur les ressources. Au lieu de répondre à chacun d’entre eux individuellement, créez un modèle contenant ces informations essentielles. Veillez à inclure

• Vos meilleures pratiques personnelles
• Liens vers des guides internes et externes
• Autres employés de l’entreprise pouvant servir de ressources

3. Demander des ressources supplémentaires

Il se peut que vous commenciez une tâche ou un travail et que vous vous rendiez compte que vous n’avez pas accès à suffisamment de ressources. Vous devrez identifier le superviseur ou le coordinateur de projet qui peut vous fournir ces ressources. Si vous devez soumettre ces demandes fréquemment, n’oubliez pas de poser des questions à ce sujet :

• Spécifications du projet
• Points de contact importants
• Contraintes budgétaires

Pour en savoir plus sur la manière de demander un soutien supplémentaire à votre employeur, consultez le site The Glass Hammer.

4. Corrections apologétiques

Le courrier électronique est un art délicat. Au travail, vous envoyez parfois des dizaines de courriels par jour, et il vous arrive de croiser les fils. Il se peut que vous deviez apporter une correction ou informer quelqu’un qu’il n’était pas le bon destinataire. Voici quelques modèles pratiques à garder à portée de main, en cas de problème.

• Informer un destinataire qu’il ne doit pas tenir compte d’un courriel antérieur qui ne lui était pas destiné
• Informer un destinataire d’une correction apportée au contenu d’un courriel
• Excuses pour une correspondance électronique tardive

Instructional Solutions propose aux entreprises des idées supplémentaires pour s’excuser par courrier électronique.

5. Partir en vacances

Si vous devez vous absenter du bureau, vous devez informer vos collègues et vos clients de leur prochain point de contact disponible. Les répondeurs automatiques qui informent les gens que vous n’êtes pas au bureau sont rarement surprenants, après tout, nous avons tous besoin d’un peu de temps libre. Voici ce qu’il faut inclure dans votre répondeur automatique :

• La durée de vos vacances
• Au moins deux points de contact alternatifs
• Une promesse de suivi à votre retour

Inspirez-vous des emails auto-répondeurs de vacances listés par Mashable et BlueLeaf.

Les choses difficiles

1. Décliner les nouvelles tâches avec élégance

Si vous avez trop de travail, vous devrez probablement refuser des responsabilités supplémentaires. Il est important de le faire en temps utile, afin que l’autre personne ait la possibilité de trouver un remplaçant. Il est possible de dire non sans être maladroit, pressé ou impoli. Voici les principaux points à aborder :

• Remerciez-les de leur confiance en vos capacités
• Dites-lui que vous ne disposez pas du temps, de l’expérience ou des ressources nécessaires pour mener à bien cette tâche.
• Souhaitons-leur de trouver un autre employé pour ce poste

Zenhabits et The Muse fournissent des conseils succincts sur la façon de dire non sans que cela soit gênant.

2. Questionner votre superviseur

Il est extrêmement difficile de contester les décisions de votre supérieur. Cependant, vous pouvez le faire avec tact et il se peut que vous ne vous rendiez pas compte que vous les remettez en question ! Voici quelques moyens de réduire la tension lorsque vous remettez en question les méthodes ou les décisions de votre supérieur.

• Résumez les souhaits de votre supérieur. Il se peut que vous ayez mal compris ses instructions, ce qui donne à votre superviseur l’occasion de les clarifier.
• Si les décisions vont à l’encontre des politiques de l’entreprise, mentionnez-le. Il est généralement préférable de se couvrir plutôt que d’accepter des tâches potentiellement illégales ou non autorisées.

Monster fournit des conseils utiles pour défier votre supérieur hiérarchique sans s’attirer des ennuis.

3. Dépôt de plaintes

Les services des ressources humaines existent pour de nombreuses raisons. Il se peut que vous deviez déposer une plainte pour comportement non professionnel sur le lieu de travail, ce qui peut s’avérer extrêmement difficile à faire. Si vous décidez de déposer une plainte, essayez d’être aussi objectif que possible. Examinez les procédures de réclamation de votre service des ressources humaines et gardez les facteurs suivants à l’esprit :

• Ne rapportez que les faits. Ne spéculez pas sur un incident. Signalez l’heure, le nom des personnes impliquées et le lieu de l’incident.
• Faites-lui savoir si vous avez déjà informé votre supérieur de l’incident.
• Soyez poli et utilisez un langage professionnel. Bien que vous puissiez être extrêmement contrarié lors d’un conflit professionnel, vous risquez de perdre votre crédibilité si vous utilisez un langage vulgaire ou extrêmement émotionnel.

CBS Money Watch donne des conseils avisés sur le moment où il convient de contacter les RH et celui où il ne faut pas le faire.

4. Quitter son emploi

Quitter un emploi peut être inconfortable, quelles que soient les circonstances. Cependant, il peut être utile d’avoir un modèle de lettre de démission à portée de main, au cas où vous trouveriez un nouvel emploi, auriez besoin de partir pour des raisons personnelles ou souhaiteriez simplement réévaluer votre situation professionnelle. Voici ce qu’il faut mentionner dans votre lettre de démission :

• Dernier jour souhaité
• Une déclaration de démission
• Contacts pertinents pour le transfert de responsabilités
• Un « merci » général à vos collègues

Consultez des exemples de lettres de démission sur Monster et Business Insider.

5. Dire au revoir à ses collègues et collaborateurs

Après avoir envoyé une lettre de démission, vous pouvez également envoyer une lettre d’adieu à vos collègues et à vos clients. Selon la nature de votre travail, ces personnes peuvent avoir besoin de savoir que vous ne serez plus un point de contact dans l’entreprise. Ces lettres d’adieu doivent couvrir les points suivants

• Informations de contact importantes pour les personnes qui vous remplacent
• Où trouver les ressources que vous avez créées pour l’entreprise ?
• Vos remerciements
• Une invitation à se connecter via les médias sociaux (uniquement si les communications extérieures sont autorisées par votre contrat de travail actuel).

CareerBright donne d’excellents conseils pour faire ses adieux sans couper les liens professionnels importants.