En tant que chef d’entreprise, vous devrez très probablement gérer différentes tâches simultanément. Il se peut que vous deviez prendre en charge des tâches de gestion parce que votre personnel n’est tout simplement pas équipé pour s’en occuper. Il se peut également que vous deviez trouver des moyens de respecter le budget et de remplir des rôles qui répondent à des objectifs essentiels.

Vous pouvez être amené à répondre à un appel d’urgence ou à vous occuper d’une question financière urgente. Plus important encore, vous devez superviser le travail des différents départements afin de suivre les progrès et la croissance tout en gardant un œil sur les accidents.

Si vous êtes un chef d’entreprise qui doit porter plusieurs casquettes, voici quelques recommandations pour rester organisé et productif.

Comment porter plusieurs chapeaux ?

Dans un article de Forbes sur le port de plusieurs casquettes, Tracy Brower donne des conseils pour réussir dans ces rôles. Faisons un pas en avant en analysant les aspects multidimensionnels de la prise en charge de plusieurs rôles en tant que propriétaire d’entreprise, y compris les compétences, les astuces et les conseils de prudence. ^[1]

Posez-vous des questions de réflexion qui vous aideront à prendre conscience de certaines choses sur vous-même. Les réponses à ces questions viendront de vous et conduiront à des découvertes significatives sur votre carrière. Certaines questions peuvent être simples mais essentielles à l’exercice de connaissance de soi.

• Travaillez-vous dans des rôles multiples par choix ou par circonstances ?
• Quel est le rôle qui vous plaît le plus ?
• Est-ce qu’il joue sur vos points forts existants, ou est-ce que vous y apprenez quelque chose de nouveau chaque jour ?
• Quel rôle trouvez-vous le plus ennuyeux ou le moins intéressant ?
• Pourquoi vous êtes-vous porté volontaire ?
• Qu’est-ce qui vous motive à le faire si ce n’est pas votre intérêt ?
• Êtes-vous ici parce que vous avez du mal à gérer des responsabilités multiples ?
• Vous commencez à être fatigué(e) ?
• Ou s’agit-il d’une gestion de catastrophe ?
• Où se situe la limite ?

Maître d’un seul homme ou maître d’aucun homme

« Un homme à tout faire est un homme à tout faire, mais il est souvent meilleur qu’un homme à tout faire.

Est-ce la première fois que vous entendez cette citation complète ? C’est le cas pour beaucoup. Mais elle est utilisée depuis des centaines d’années. Robert Greene l’a fameusement utilisée dans son livret et a même qualifié William Shakespeare de « touche-à-tout »^[2].

Bien que l’on ne connaisse pas l’origine directe de la première personne qui l’a prononcée, cette expression était utilisée il y a de nombreuses années pour désigner des « valets » ou des personnes qui connaissaient différentes choses dans la vie. À l’instar du « monsieur tout le monde » que nous connaissons aujourd’hui, « Jack » était peut-être un nom commun.

D’où la question de savoir comment cela nous affecte dans notre vie quotidienne, et plus particulièrement dans le monde des affaires. Le multitâche est avantageux à condition de savoir ce que l’on fait. Et cela demande beaucoup de compétences. D’où l’expression « être un valet ».

1. Gestion du temps

La compétence la plus importante que vous devez perfectionner en tant que professionnel aux multiples casquettes est de bien gérer votre temps. Il y aura des moments où même votre espace personnel sera envahi, et des appels et des réunions inattendus peuvent avoir lieu pendant le week-end.

Si vous avez trop de réunions, d’événements ou de tâches à accomplir dans la journée, essayez de maintenir un calendrier et de diviser votre temps pour chaque rôle en fonction du degré d’implication. Fixez des limites claires s’il le faut ou adaptez-vous à la situation.

Quelle que soit la façon dont vous souhaitez contourner ce problème, le temps est un aspect essentiel de la vie d’un chef d’entreprise. Vous trouverez sur internet de nombreuses applications de gestion du temps pour vous aider dans cette démarche.

2. Un jugement clair

Cette tâche ne vaut pas vos 30 minutes ? Abandonnez-la ou faites-la plus tard. Vous devez savoir ce qui est le plus important pour vous et comment vous utilisez votre temps, ce qui ne peut se faire qu’avec un bon sens du jugement.

Votre perception s’applique également à l’équipe avec laquelle vous travaillez, aux clients que vous fréquentez et aux réunions auxquelles vous participez. Si ces activités ne valent pas la peine que vous y consacriez votre temps et votre énergie, vous feriez mieux de faire quelque chose d’autre de productif.

Bien entendu, vous pouvez faire d’autres choses pour que ces tâches non essentielles puissent être accomplies. L’une des solutions idéales consiste à trouver la bonne personne à qui déléguer cette tâche. Pour ce faire, vous devez rechercher des membres d’équipe productifs et efficaces au sein de votre entreprise.

3. Le souci du détail

Le fait de porter plusieurs chapeaux vous oblige également à faire preuve d’esprit critique. Les tâches que vous cochez sur votre liste de choses à faire peuvent revenir vous hanter si elles comportent des erreurs ou des blancs.

Si vous n’avez pas le souci du détail, vous perdrez du temps à refaire les choses à plusieurs reprises sans progresser. En cas de problème ou de question, la prochaine étape consiste souvent à chercher la solution. Bien que ce soit une bonne façon de faire, ce n’est peut-être pas la meilleure.

Examinez d’abord les détails avant de tirer des conclusions hâtives. Il peut y avoir une cause sous-jacente à laquelle il faut remédier. C’est là que l’on trouve la cause profonde des choses. De cette manière, la résolution du problème n’est qu’une affaire ponctuelle, et il ne s’agit pas de mettre des pansements à chaque fois que le problème se présente.

4. Le leadership

Si vos fonctions vous amènent à travailler en équipe, vous avez besoin de compétences en leadership pour relever les défis de la coordination avec les autres. Les gens sont différents et nous avons tous nos propres opinions.

En tant que responsable, vous devrez évaluer, communiquer, déléguer, motiver et exploiter les points forts de votre équipe afin d’accroître la productivité. C’est une chose de pousser les gens à faire des choses et une autre d’inspirer les gens à bouger.

Trouver le bon équilibre est essentiel pour être un bon dirigeant.

5. Organisation efficace de l’espace de travail

Le fait d’avoir plusieurs casquettes signifie également que vous avez besoin d’un grand espace pour les ranger toutes. Votre espace de travail est donc le placard où vous empilez tous vos dossiers, documents, notes, outils et autres objets nécessaires à votre travail.

L’organisation physique ou numérique de votre espace de travail permet de désencombrer votre espace et votre esprit, ce qui vous rend plus efficace et plus clairvoyant. Disposez de classeurs distincts dans votre bureau ou de fichiers distincts sur votre ordinateur.

Fixer et atteindre des objectifs

Jongler avec plusieurs rôles peut s’avérer éprouvant si vous manquez de compétences en matière de gestion ou de stratégie. Toutefois, la pratique, la patience et la constance peuvent vous aider à acquérir ces compétences. Voici quelques conseils pour vous assurer que vous êtes sur la bonne voie lorsque vous portez plusieurs casquettes^[3].

1. Analyser – Avant toute chose, vous devez comprendre les exigences de vos rôles et créer un agenda en conséquence. Ce programme doit être complet, détaillé et facile à suivre.
2. Fixer des objectifs mesurables – Quantifiez l’ensemble de votre processus et partagez-le avec votre équipe. Exposez vos stratégies devant l’équipe et mesurez-les par rapport à des pourcentages et des quantités afin de suivre vos progrès avec précision. Tenez des fiches de suivi distinctes pour chaque rôle que vous occupez et consultez-les quotidiennement pour ne pas être désorienté.
3. Vivre en étant responsable – Créez une structure de responsabilité au sein de vos équipes afin que chaque membre s’assure que l’autre travaille activement à la réalisation de l’objectif. Si vous avez tendance à perdre rapidement de vue l’objectif, demandez à quelqu’un de maintenir la responsabilité avec vous.
4. Partagez vos aspirations – Votre équipe ne peut pas vous aider si vous êtes seul à mener plusieurs batailles. Partagez donc vos objectifs et vos aspirations avec votre équipe et trouvez des moyens de la motiver afin qu’elle puisse vous aider à atteindre votre destination plus rapidement. Ne vous contentez pas de fixer des objectifs, mais définissez également des attentes.
5. Faites confiance au processus et à votre équipe – Si vous occupez un poste de direction, il est facile de se laisser distraire par de multiples objectifs fixés dans un délai limité. Souvent, travailler avec d’autres personnes peut s’avérer difficile s’il y a un décalage entre votre rythme et celui de votre équipe. Toutefois, la persévérance et la confiance sont les deux éléments les plus négligés de la fixation d’objectifs réussis, alors assurez-vous d’aller jusqu’au bout !

Gardez les yeux ouverts

La capacité à porter plusieurs casquettes est un rôle amusant et épanouissant. Elle vous permet de participer à la plupart des activités d’une entreprise et de voir des choses que les autres ne voient pas. Mais il y a des choses auxquelles il faut faire attention. Voici ce qu’il ne faut pas faire lorsqu’on a plusieurs casquettes.

1. Ne vous attendez pas à tout savoir

Soyons réalistes : il n’est pas humainement possible de tout savoir. Vous n’êtes pas un ordinateur, alors pourquoi agir comme tel ? L’ignorance est le lot des meilleurs d’entre nous, et souvent au pire moment.

Ne paniquez pas si vous ne trouvez pas la solution à un problème ou si votre collègue vous pose soudain une question sans réponse. Vous trouverez une solution assez rapidement si vous prenez le temps de la résoudre.

2. Ne pas être responsable de tout

Ne soyez pas un maniaque du contrôle. Vous pourriez être tenté de plonger votre main dans tous les bocaux pour en vérifier la température, mais n’en faites pas trop. Le fait de pouvoir porter plusieurs chapeaux ne signifie pas que vous devez tout faire. Ce n’est pas pour rien qu’il y a des managers et des cadres dans votre équipe.

Votre équipe a besoin d’un leader, pas d’un gardien de but. Laissez votre équipe grandir avec vos conseils et laissez-la décider des choses qu’elle peut décider. Bientôt, vous n’aurez même plus besoin de faire des vérifications, car ils seront déjà mieux préparés à la tâche.

3. Ne pas rechercher la perfection

Rien n’est jamais parfait, car c’est dans les fissures que les fleurs s’épanouissent. Ne laissez donc pas votre expérience devenir la norme ultime de la perfection, et permettez à vos membres de tomber, de se relever et de grandir par eux-mêmes.

Tout comme vous apprenez à gérer les choses au sein de votre entreprise, vos hommes le font aussi. La qualité est l’une des choses les plus importantes dans une entreprise, mais il n’est pas nécessaire qu’elle soit parfaite. À moins qu’il n’y ait pas de croissance, c’est le moment de chercher d’autres solutions.

4. Ne pas rejeter le retour d’information

Si vous assumez plusieurs rôles, vous interagissez avec plusieurs personnes à différents titres. Veillez donc à prendre en compte le retour d’information de chaque membre pour savoir si vous êtes performant sur chaque front.

L’une des choses que les dirigeants négligent souvent, c’est d’entendre les critiques, même celles qui sont constructives. Vous n’êtes pas un homme à tout faire. Vous êtes toujours amené à faire des erreurs, car vous êtes un être humain.

La croissance passe par l’apprentissage à partir des erreurs, qu’il s’agisse de l’expérience des autres ou de vos propres erreurs. Acceptez autant de retours d’information que possible.

5. Ne pas dire oui à tout

Si vous avez envie de vous porter volontaire pour tout, sortez et revenez quand vous serez épuisé, car c’est ce que vous ressentirez si vous continuez à dire oui.

Accordez autant de temps et d’attention à la mise en place d’une équipe performante afin qu’elle puisse occuper vos fonctions au fil du temps. Responsabilisez vos collaborateurs afin qu’ils puissent vous remplacer dans les tâches qui ne nécessitent pas l’intervention de l’exécutif.

Ensuite, vous pouvez utiliser le temps gagné pour faire quelque chose de plus productif.

6. Ne pas porter de chapeaux en même temps

On ne peut pas être à la fois créatif et financier, car chaque fonction a des besoins et des niveaux de performance qui lui sont propres. Assumer plusieurs rôles simultanément encombrera votre esprit, brouillera votre jugement et réduira votre productivité au minimum.

7. Ne faites pas de compromis sur votre vie

Le fait de porter plusieurs casquettes demande beaucoup de temps, et il y aura des moments où vous devrez choisir entre répondre à un appel professionnel et sortir dîner avec votre famille.

Choisissez ce qui vous rendra le plus heureux, car vous pouvez toujours regagner l’argent perdu. Mais vous ne pouvez pas récupérer le temps perdu.

8. Ne faites pas de compromis sur votre santé

Il est tentant de faire tout ce que l’on veut, mais n’oubliez pas que la plus grande satisfaction vient de l’équilibre et du bien-être que l’on ressent dans un corps sain et un esprit calme. Si vous portez plusieurs chapeaux, prenez des congés à intervalles réguliers pour vous ressourcer.

Si jamais c’est trop, n’hésitez pas à enlever quelques chapeaux. On ne peut donner le meilleur de soi-même que lorsqu’on est au mieux de sa forme !

Conclusion

Le fait de porter plusieurs casquettes signifie que l’on s’implique davantage et que l’on a plus de temps pour comprendre sa propre entreprise. Vous êtes plus conscient de votre activité et il devient plus facile de résoudre les problèmes à l’intérieur ou à l’extérieur de l’entreprise.

Comme un horloger, vous avez le contrôle total des rouages de votre montre. Il devient plus facile pour les gens de venir vers vous, et ils le feront. Mais vous devez comprendre qu’il y a des inconvénients à cela si vous n’y prenez pas garde. En tant que chef d’entreprise, votre étiquette est celle d’un cadre, d’un gestionnaire et d’un employé. Connaître le bon équilibre entre les différentes casquettes peut vous aider à atténuer ces risques.

Si vous avez choisi de jouer différents rôles dans l’entreprise, j’espère que ce guide vous aidera à assumer vos responsabilités.

Crédit photo : Clay Banks via unsplash.com