On entend souvent dire aujourd’hui qu’il faut travailler plus intelligemment et non plus durement, mais qu’est-ce que cela signifie vraiment ? Travailler plus intelligemment, c’est toujours travailler dur, n’est-ce pas ?

D’une certaine manière, vous avez raison – pour pouvoir travailler plus intelligemment, vous devez d’abord travailler dur. Vous devrez vous assurer que vous maîtrisez votre calendrier, votre courrier électronique, votre liste de tâches et vos projets. Il y a tellement de choses à gérer que le travail requis pour travailler plus intelligemment peut sembler décourageant.

Mais lorsque vous parviendrez à maîtriser ces aspects de votre vie, vous constaterez rapidement que vous n’avez plus à fournir autant d’efforts dans votre travail qu’auparavant. Votre travail se fera sans heurt et votre journée se déroulera de manière fluide, ce qui vous permettra de vous sentir comblé et mentalement rassasié à la fin de la journée.

Alors, comment atteindre cet état ?

Comment travailler plus intelligemment et devenir productif

Voici 6 conseils qui vous aideront à travailler plus intelligemment et à atteindre une productivité maximale.

1. Planifiez votre journée la veille

Si vous ne planifiez pas le travail que vous avez à faire, c’est la journée qui vous dictera ce que vous devez faire. Ce n’est jamais une bonne chose, car vous vous retrouverez à gérer des incendies et les urgences d’autres personnes toute la journée, en négligeant votre travail. Lorsque vous négligez votre travail et que vous vous occupez des autres et de leurs urgences, votre travail s’accumule rapidement et vous travaillez pendant de longues heures, ce qui ne vous laisse pas de temps pour vous-même.

Pour planifier votre journée, tout ce dont vous avez besoin, c’est d’une feuille de papier et d’un stylo. Je conseille à mes clients d’utiliser une méthode que j’appelle la méthode de priorisation 2+8. Vous trouverez ci-dessous une vidéo explicative.

En gros, cela signifie que vous écrivez les dix tâches les plus importantes que vous avez à faire, et que vous en choisissez deux comme vos deux tâches objectives, ou tâches « obligatoires », pour la journée. Les huit autres tâches sont les tâches « à faire » et vous ferez tout ce qui est en votre pouvoir pour les mener à bien.

L’essentiel est de ne pas les remplir uniquement de tâches professionnelles. N’oubliez pas que vous avez une vie après le travail ! Vous pouvez donc décider d’avoir un objectif professionnel pour la journée et un objectif personnel.

Par exemple, aujourd’hui, mes deux objectifs sont d’écrire cet article et de faire de l’exercice. Tant que j’aurai accompli ces deux tâches aujourd’hui, je serai heureux. Sur mes huit autres tâches, six sont liées au travail et deux sont des tâches personnelles.

Planifier sa journée ne prend que cinq à dix minutes, mais vous vous sentirez beaucoup plus détendu que si vous n’aviez pas planifié votre journée, car votre cerveau ne vous rappellera pas une tâche professionnelle à 23 heures alors que vous essayez de passer du temps avec vos amis et votre famille. Cela vous permet également de vous concentrer au début de la journée et de disposer d’une liste de dix tâches, ce qui n’est pas insurmontable.

2. Planifiez votre travail pour la semaine et non pour la journée

Jusqu’à il y a quelques années, je considérais toujours ma liste de tâches comme une liste devant être complétée chaque jour. Le problème de cette approche est qu’elle ne tient pas compte des nouveaux éléments qui arriveront inévitablement chaque jour. Elle est également impossible. Vous ne pourrez jamais effacer complètement votre liste de tâches. Il y a toujours plus de tâches que de temps disponible chaque jour.

Choisissez plutôt vos tâches pour la semaine. Quelles sont les tâches que vous aimeriez accomplir d’ici la fin de la semaine ? Cela signifie que si vous n’avez pas le temps d’accomplir certaines tâches le lundi ou le mardi, il vous reste encore trois jours pour les réaliser.

Tout ce que vous faites n’est pas soumis à une échéance précise. Le fait de prévoir une certaine flexibilité dans votre emploi du temps vous soulage d’une grande partie de la pression que vous subissez.

Le problème, c’est que nous sommes des êtres humains et non des machines. Notre capacité à nous concentrer dépend d’un grand nombre de facteurs : le nombre d’heures de sommeil que vous avez eues la nuit dernière, si vous ne vous sentez pas bien, si vous vous êtes disputé avec un proche ou un collègue, etc.

Tous ces facteurs affecteront votre rendement au travail. En vous libérant de la pression de tout faire en un jour, vous pouvez travailler en fonction de votre état physique et mental.

3. Ne laissez jamais d’autres personnes contrôler votre calendrier

Il s’agit là d’une question importante. De nos jours, il est facile d’autoriser nos assistants, nos patrons et nos collègues à programmer des réunions sur nos calendriers. Cela semble être une bonne idée, car il nous suffit de consulter nos calendriers pour voir quels sont les réunions et les événements prévus pour la journée.

Le problème, c’est que votre assistant, vos patrons et vos collègues ne savent pas ce que vous avez à faire. Ils ne savent pas quelles sont les échéances qui approchent et si vous devez partir plus tôt pour aller chercher vos enfants à l’école. Au minimum, réglez votre calendrier de manière à pouvoir accepter ou refuser des événements.

Si vous voulez vraiment travailler de manière plus intelligente, vous devez avoir le contrôle total de votre calendrier, ce qui nous amène au point suivant…

4. Bloquez du temps sur votre calendrier

Le blocage du temps est un excellent moyen de maîtriser son temps et de disposer d’assez de temps pour travailler. Le blocage du temps ne signifie pas que vous planifiez chaque minute de la journée. Il s’agit plutôt de bloquer deux ou trois heures par jour pour travailler de manière ciblée.

Il y a une astuce particulière pour que cela fonctionne. Vous devez savoir à quel moment vous êtes le plus concentré. Par exemple, c’est le matin que je suis le plus créatif et le plus concentré. Mon meilleur moment se situe entre 8 et 11 heures du matin. Après cette période, j’ai plus de mal à me concentrer pendant de longues périodes et ma créativité a du mal à s’exprimer.

Cela signifie que, dans la mesure du possible, je réserve chaque jour une plage horaire de 8 heures à 11 heures pour un travail ciblé. Cela me donne trois heures par jour pour travailler sur mes tâches les plus importantes de la journée. Il se peut que vous travailliez mieux en fin d’après-midi. Si c’est le cas, essayez de bloquer des plages horaires plus tard dans la journée pour votre travail ciblé.

Il est évident que vous ne pouvez pas le faire tous les jours. Souvent, dans nos entreprises, nous avons des réunions hebdomadaires le lundi matin ou vous avez peut-être des réunions avec des clients à ces moments-là. Mais si vous pouvez vous réserver deux ou trois jours par semaine pour vous consacrer à votre travail, vous serez surpris de constater à quel point vous devenez plus productif.

Si vous ne pouvez pas vous réserver du temps, créez une réunion fictive avec vous-même de sorte que si votre patron voit votre calendrier, il verra que vous n’êtes pas disponible à ces moments-là. C’est à vous de décider comment vous appelez ce temps.

5. Utiliser un gestionnaire de tâches

Je sais que de nombreuses personnes créent des listes de choses à faire au hasard sur des bouts de papier ou dans des applications de notes sur leur téléphone. Le problème de ce hasard, c’est qu’il est facile de perdre la liste. Au lieu de cela, installez-vous avec un gestionnaire de tâches. Vous pouvez choisir un gestionnaire de tâches complet tel que Todoist ou Trello, ou vous pouvez simplement utiliser les applications intégrées telles que Reminders d’Apple ou To-Do de Microsoft.

En utilisant un seul gestionnaire de tâches numérique, vous avez toutes vos tâches en un seul endroit. Cela facilite la planification de votre journée – vous voyez ce que vous avez à faire en un seul endroit – et vous évite d’essayer de vous souvenir de tout dans votre tête.

Comme le dit David Allen, auteur de Getting Things Done : L’art de la productivité sans stress,^[1]

Votre tête est un bureau terrible.

Si vous ne rassemblez pas tout dans un endroit de confiance, vous en reviendrez à essayer de vous souvenir de tout – et vous n’y parviendrez pas. Vous oublierez quelque chose et, souvent, cette chose est importante.

Ne vous fiez pas à votre tête pour vous souvenir de tout. Rassemblez-les dans la boîte de réception d’un gestionnaire de tâches et accordez-vous quelques minutes à la fin de la journée pour organiser ce que vous avez rassemblé.

Pour vous aider, j’ai créé un cours en ligne gratuit intitulé « Collecter, Organiser, Faire ». Il s’agit d’un système simple qui vous montre comment rassembler tout ce qui est important et l’organiser pour que vous puissiez passer plus de temps à faire le travail et beaucoup moins de temps à essayer de vous rappeler ce qu’il faut faire.

6. Créer un flux de travail

Si 2020 a porté sur le blocage du temps, 2021 portera sur les flux de travail. Qu’est-ce qu’un « flux de travail » ? Je vous entends demander.

Les flux de travail sont une séquence d’étapes que vous suivez pour accomplir votre travail. Un exemple simple serait une routine matinale. Bien que nous puissions appeler cette routine matinale – se réveiller, faire du café, faire des étirements, écrire son journal, etc.

Intégrer ce concept dans notre façon de travailler signifie que nous commençons la journée de la même façon et que nous la terminons de la même façon.

Par exemple, vous commencez la journée par une séance de travail ciblée de deux heures. C’est là que vous faites le travail qui demande le plus de force cérébrale. Vous vous occupez ensuite de votre courrier électronique, répondez à des messages, retournez des appels, etc. De même, à la fin de la journée, vous passez une quinzaine de minutes à revoir votre liste de tâches et à planifier votre journée du lendemain, puis vous clôturez la journée.

L’avantage de créer des flux de travail est que vous pouvez les adapter à votre façon de travailler et au type de travail que vous effectuez. Si vous travaillez dans la vente, par exemple, vous pouvez avoir une session de deux heures pour appeler des prospects ou parler à vos clients.

Les flux de travail créent également une dynamique qui vous permet d’atteindre vos objectifs et de mener à bien vos projets. Au fil du temps, vos flux de travail deviennent des habitudes et, bien que vous puissiez les ajuster de temps à autre, le fait de les développer vous permet d’accomplir votre travail important à temps, à chaque fois.

Réflexions finales

Bien que ces 6 conseils ne soient pas exhaustifs, si vous les suivez, vous vous apercevrez rapidement que vous travaillez beaucoup plus intelligemment, que votre travail est beaucoup moins stressant et que vous vous sentez moins occupé. Vous vous sentirez alors moins occupé, ce qui vous permettra de passer plus de temps à faire ce que vous voulez faire.

Crédit photo : ConvertKit via unsplash.com