Lorsqu’il s’agit de travailler en free-lance, disposer des bons outils peut faire toute la différence.

Les free-lances ont la tâche difficile de gérer l’ensemble de leurs activités, de leurs dépenses et de leur productivité, car ils n’ont de comptes à rendre qu’à eux-mêmes.

Bien que vous ne souhaitiez certainement pas vous enliser dans un excès d’outils (en vous inscrivant à tous les outils gratuits), il existe certainement quelques ressources gratuites qui vous aideront grandement dans vos efforts en tant que freelance prospère. Voici donc 30 outils et applications web pour les freelances.

Outils de gestion du temps pour freelances

1) Teux Deux

L’application de liste « à faire » Teux Deux a commencé à faire parler d’elle lorsqu’il a été mentionné qu’elle était utilisée par des personnes comme Seth Godin pour faire des listes de tâches quotidiennes. L’idée de départ de Teux Deux était de créer une application très minimale mais visuellement attrayante (« designy ») qui soit très utilisable et intuitive.

Si l’établissement de listes est un élément clé de votre structure organisationnelle en tant que travailleur indépendant, vous devriez absolument jeter un coup d’œil à Teux Deux, c’est l’une des meilleures options disponibles pour créer et gérer des listes de tâches (et c’est gratuit !) Vous pouvez également emporter Teux Deux en déplacement grâce à son application iPhone.

2) RescueTime

Vous connaissez peut-être RescueTime en raison de son association avec quelques grands noms, comme Matt Mullenwag d’Automattic et WordPress. Ce que vous ne savez peut-être pas, c’est à quel point RescueTime est utile.

RescueTime vous permet de garder une trace du temps que vous passez sur votre ordinateur et vous permet d’analyser la façon dont ce temps a été utilisé plus tard. Si vous constatez que la semaine dernière vous avez passé plus de 10 heures sur Reddit, vous pouvez savoir qu’il est temps de commencer à gérer votre temps plus judicieusement ;).

3. Booster de concentration

Pour les freelances, il est de la plus haute importance de faire les choses en temps voulu, et cela dépend entièrement de soi, car le freelance a généralement un emploi du temps très variable. Bien que la Technique Pomodoro donne d’excellents résultats pour certaines personnes, elle est difficile à mettre en œuvre sur une base régulière sans les bons outils, et qui a envie de se promener avec un minuteur toute la journée ?

C’est là qu’intervient Focus Booster, un minuteur en ligne conçu spécialement pour les freelances (ou n’importe qui d’autre !) qui utilisent la Technique Pomodoro pour faire avancer les choses. Si vous ne connaissez pas, cette méthode repose sur des périodes de travail de 25 minutes suivies de périodes de repos de 5 minutes, ce qui vous aide à segmenter les tâches et à les accomplir une à la fois.

4. Toggl

Toggl est une application de suivi du temps qui vise à vous aider à suivre le temps en un seul clic, à passer facilement d’une tâche à l’autre et à créer des rapports afin que vous puissiez faire les choses et transformer ce temps précieux en temps productif.Il est également disponible en tant qu’extension Chrome, et peut être facilement installé dans votre navigateur pour être utilisé dès que vous démarrez sur le web.

Il a été présenté et évalué favorablement par des sites tels que Lifehacker, où il est décrit comme suit:

« Toggl commence à suivre le temps passé dans un chronomètre en direct, seconde par seconde, directement dans le navigateur web. Cliquez sur « Stop » lorsque vous avez terminé. Toggl établit des rapports – PDF ou CSV – pour facturer vos clients. Plus portable qu’un minuteur de cuisine, Toggl semble être un petit outil utile pour les freelances payés à l’heure qui ont besoin de savoir exactement combien de temps ils ont passé sur telle ou telle tâche dans un autre onglet de Firefox ».

5. TextExpander

En tant que freelance, vous envoyez probablement beaucoup d’e-mails. Pire encore, nombre de ces courriels sont susceptibles de contenir des informations similaires (voire dupliquées). Ne serait-ce pas bien s’il existait une application gratuite permettant de réduire le temps d’envoi de ces courriels ?

C’est là que TextExpander entre en jeu, en vous permettant de préprogrammer de courtes abréviations qui peuvent automatiquement insérer tous types d’informations et même des images, des feuilles de style CSS et d’autres formes d’informations plus longues, le tout en quelques frappes de clavier. Vous pouvez également préprogrammer la correction des fautes de frappe que vous faites souvent, utiliser différentes signatures pour différents clients et insérer automatiquement des formulaires et d’autres informations pour chaque projet.

Outils de rédaction pour indépendants

6) OpenOffice

Tous les freelances (mais surtout les écrivains) ont besoin d’une suite complète d’outils bureautiques pour leur ordinateur personnel. Bien que Google Docs offre une alternative basée sur le web, de nombreuses personnes préfèrent stocker leurs documents sur leur disque dur ou sur un périphérique de mémoire externe. Au lieu de payer le prix de Microsoft Office, pourquoi ne pas essayer l’excellente alternative gratuite OpenOffice ?

Bien qu’OpenOffice soit livré avec une suite complète d’outils comparables à ceux de Microsoft Office, c’est le rédacteur OpenOffice qui présente le plus grand avantage : il s’agit d’une plateforme d’écriture complète qui permet d’exporter facilement des documents au format PDF, ce qui est parfait pour les livres électroniques, les guides, les brochures et autres documents nécessaires qui peuvent être facilement partagés au format PDF. Il est doté d’une sélection de polices et d’autres outils (graphiques, formatage, etc.) similaires à ceux de Microsoft Office.

7) WriteRoom (Mac)

Lorsqu’il s’agit de mener à bien de grands projets d’écriture, la concentration est essentielle. Rien ne vous permettra de mieux vous concentrer qu’un outil d’écriture en plein écran, et WriteRoom est l’offre originale disponible pour Mac.

Doté d’un arrière-plan totalement noir et d’aucune option de menu (toutes les barres d’outils, y compris le menu Démarrer, sont également masquées), WriteRoom vous permet d’écrire entre vous et la page, en supprimant tous les éléments extérieurs à cliquer afin que vous puissiez vous concentrer sur vos efforts d’écriture.

8) DarkRoom (PC)

Si, en lisant ce qui précède, vous vous êtes dit « Oh génial, encore un outil gratuit génial uniquement disponible pour Mac… », ne vous inquiétez pas ! Il existe un autre programme conçu pour reproduire parfaitement WriteRoom, mais pour Windows. Il s’appelle DarkRoom et est également gratuit.

Vous voulez vraiment vous débarrasser des distractions ? Utilisez l’un ou l’autre de ces programmes, puis faites l’impensable : coupez votre Internet ! C’est vrai, désactiver le Web avec un logiciel de rédaction en plein écran ne vous laissera pas d’autre choix que d’écrire !

9. rédacteur zen

Si les deux options ci-dessus conviennent à la plupart des gens, pour certains, l’arrière-plan sombre et le style « Matrix » de ces programmes les déconcerteront et ne les aideront pas à rester concentrés lorsqu’ils écrivent.

La solution ? ZenWriter, une application d’écriture en plein écran qui tient compte de l’esthétique. Avec un fond clair et sombre serein et des polices ajustables, il s’agit de la meilleure application d’écriture plein écran disponible. Le hic ? Il en coûte 9 $ pour utiliser toutes ses fonctionnalités à plein temps, bien que vous puissiez télécharger le programme gratuitement et l’essayer par vous-même.

10. l ‘application Logline

Logline est une application intéressante parce qu’elle est présentée comme la solution parfaite pour écrire des scénarios, mais j’ai découvert qu’elle était un excellent outil pour rédiger un type d’écriture web beaucoup plus courant : des livres électroniques longs et complets. Il s’agit tout simplement d’une partie importante de l’écriture en freelance et de toute personne utilisant le marketing de contenu pour développer son activité.

Avec Logline, l’organisation de vos idées et de vos sections/chapitres est aussi simple que quelques clics, vous pouvez écrire des notes et organiser des sections sans douleur, sans avoir besoin d’immenses fichiers .doc ou .pdf jusqu’à ce que le livre soit entièrement terminé.

Outils d’organisation pour les freelances

11. Dropbox

La plupart d’entre nous, freelances, avons déjà entendu parler de Dropbox, et laissez-moi vous dire que tout le « battage » lié à ce produit est tout à fait exact : Dropbox est génial, il vous permet de synchroniser tous vos fichiers sur tous vos appareils grâce à un simple système de glisser-déposer.

Vous n’aurez plus jamais à subir des temps d’arrêt alors que vous pourriez travailler sur un projet, ni à vous retrouver sans un fichier essentiel dont vous avez besoin : synchronisez tous vos fichiers avec Dropbox et vos fichiers professionnels seront « dans le nuage », accessibles à partir de tous les appareils que vous possédez et que vous avez sur vous.

12) Shoeboxed

Shoeboxed vous permet de transformer des piles de reçus et de cartes de visite en rapports de dépenses, en entrées comptables et en listes de contacts, de gagner du temps et de réduire les coûts administratifs en numérisant et en extrayant les données de votre encombrement de papier. Shoebox est également accepté par l’IRS, vous pouvez donc l’utiliser pour votre entreprise sans crainte.

Le seul inconvénient ? Le plan gratuit ne sera pas suffisant pour la plupart des gens, donc si vous voulez profiter de la suite complète des fonctionnalités de Shoebox plusieurs fois par mois, vous devrez passer à un plan premium.

13) Faites-le maintenant

Now Do This est l’outil de gestion des tâches le plus simple qui soit : il ne vous permet que de dresser une simple liste de texte sur laquelle vous cliquez sur « done » après avoir… accompli la tâche.

L’avantage ? Il n’y a pas de fonctions fantaisistes, ce qui en fait un véritable outil de gestion des tâches. Il n’y a rien à ajuster, il suffit d’afficher les choses à faire et de s’y atteler.

14. n ‘oubliez pas…

Si vous êtes comme moi, les courriels peuvent être ignorés, les messages vocaux non écoutés… mais les messages textes ? Ils sont ouverts à chaque fois. L’équipe d’Oh Don’t Forget est du même avis et a créé le meilleur outil pour recevoir des rappels par SMS.

Avec un compte ODF, vous pouvez vous envoyer des rappels par SMS à tout moment de la journée, et comme ils arrivent par votre téléphone, vous savez que vous serez plus enclin à les vérifier et donc à vous en souvenir.

15) Remember The Milk

Remember The Milk a définitivement créé un certain buzz récemment, et avec son addon Gmail, vous pouvez maintenant y accéder par le biais de votre messagerie, à laquelle vous passez probablement trop de temps… 😉

RTM est tout simplement l’un des meilleurs gestionnaires de tâches qui existent, avec des outils qui peuvent vous rappeler depuis presque n’importe quel appareil, configurer des rappels de lieux spécifiques, planifier votre temps à l’avance, et travailler ensemble avec d’autres pour faire avancer les choses. Un outil indispensable à mon avis.

16) BetterBuzzer

Vous pensiez que les rappels par SMS pouvaient être ennuyeux ? Eh bien, restez loin de BetterBuzzer, l’entreprise qui promet de « ne pas cesser de vous appeler jusqu’à ce que vous décrochiez ». Nous sommes ennuyeux comme ça, et vous allez adorer ! » 🙂

BetterBuzzer tient ses promesses, si vous définissez un rappel important via leur outil de calendrier, vous serez appelé à cette heure-là et votre téléphone n’arrêtera pas de sonner jusqu’à ce que vous décrochiez, utile pour les choses absolument critiques que vous ne pouvez pas manquer ou oublier.

Outils de gestion de projets pour indépendants

17. MindMeister

La cartographie mentale fait fureur en ce moment, bien qu’elle ne soit pas différente de la bonne vieille méthode papier-crayon, avec des outils comme MindMeister, vous pouvez créer des cartes mentales sur vos appareils électroniques, qui constituent un bien meilleur stockage que des feuilles volantes.

De tous mes essais d’outils de mind-mapping, MindMeister est sans aucun doute le meilleur, et son plan gratuit suffira à la plupart des gens, bien que si vous créez une tonne de mind-maps, les plans premium sont très raisonnables.

18) FreedCamp

FreedCamp promet d’être la meilleure alternative viable (et gratuite !) à BaseCamp, qui jusqu’à présent n’a pas de concurrents majeurs (en particulier ceux qui sont gratuits).

J’ai moi-même utilisé FreedCamp et cet outil s’améliore de jour en jour, incluant toutes sortes d’options qui semblent être un vol pour un outil gratuit. Mieux encore, il est livré avec des fonctionnalités géniales telles que des modèles de projet afin que vous puissiez être opérationnel dès que vous commencez à utiliser le service, ce qui en fait un outil à essayer absolument : si vous avez pensé à utiliser une plate-forme comme celle-ci, je vous conseille de vérifier FreedCamp d’abord.

19. les applications Google

Beaucoup de ces applications vous sont probablement familières si vous utilisez un compte Google. Des applications de messagerie et de tâches telles que Gmail, Google Talk, Google Calendar aux applications de collaboration telles que Google Docs, Google Sites, Google Reader et bien d’autres encore, Google Apps est un must absolu pour tout freelance à mon humble avis.

Si vous voulez inclure le récent Google+ dans le mélange, alors vous avez également intérêt à avoir un compte Google afin de travailler en réseau sur cette nouvelle plateforme de réseautage social. Bien qu’il faille veiller à ce qu’il ne devienne pas une perte de temps, Google+ offre un moyen de se connecter avec des utilisateurs avertis en matière de technologie (ses principaux adeptes, du moins pour l’instant) et un moyen de se promouvoir davantage sur une plateforme gérée par le plus grand moteur de recherche du monde.

20. Evernote

Lorsque la créativité et les bonnes idées font leur apparition, allez-vous laisser à votre mémoire le soin d’en garder la trace ? La vérité est que votre cerveau n’est pas aussi fiable que vous aimeriez le croire, mais laissez-le tranquille : dans le monde d’aujourd’hui, nous sommes obligés de nous rappeler des tonnes d’informations et nous sommes constamment stimulés par de nouvelles informations.

Les avantages de la technologie permettent toutefois d’atténuer les difficultés, grâce à des outils tels qu’Evernote. Evernote vous permet de capturer toutes les bonnes idées, images ou clips audio depuis votre ordinateur ou votre téléphone, puis de les synchroniser pour les retrouver et les modifier facilement, où que vous soyez. Ne laissez pas une bonne idée vous échapper parce que vous êtes trop occupé : laissez Evernote garder une trace de vos moments spontanés de créativité/d’inspiration et stockez-les pour pouvoir y revenir et y travailler plus tard.

21. hélium

Helium est un système de gestion des tâches très simple qui vous aide à vider votre boîte de réception, à assigner et à déléguer des tâches facilement, et à prendre des mesures pour que les choses soient faites. Facilement connecté à votre messagerie d’entreprise et à votre compte Evernote, Helium n’a pas besoin d’être connecté au web pour fonctionner : vous pouvez le télécharger pour votre PC ou votre Mac et il est prêt à l’emploi.

Mieux encore : vous pouvez utiliser Hélium pour assigner des tâches, que d’autres utilisateurs utilisent Hélium ou non, il n’est pas nécessaire que d’autres personnes aient un compte sur la plateforme pour bénéficier de ses avantages. Enfin, Helium dispose d’une interface épurée et d’un tableau de bord « drag-n-drop » pour une gestion aisée.

Outils entrepreneuriaux et juridiques

22. Mint

Mint est un outil très populaire pour les personnes qui cherchent à gérer leur argent, et ce n’est pas étonnant : l’interface est magnifique, les outils sont excellents et le service est gratuit. Je ne peux vraiment pas recommander un autre outil gratuit de gestion de l’argent que Mint, il contient tous les éléments essentiels dont un freelance pourrait avoir besoin pour commencer à gérer ses dépenses et à épargner plus judicieusement.

Non seulement cela, mais le blog de Mint est toujours plein d’excellentes informations sous la forme d’articles détaillés, d’infographies et d’études de cas. Vous ne trouverez pas de produit mieux conçu et réalisé pour la gestion de l’argent gratuitement.

23) StreamerApp

L’application Streamer est un outil vraiment génial qui vous permet de créer des tableaux de bord personnalisés pour les aspects vitaux de votre entreprise. Il s’agit notamment d’intégrations avec des outils populaires d’analyse Web, de support CRM, d’infrastructure, de gestion de projet et de vente… le tout en un seul endroit.

La quantité de services qui s’intègrent à Streamer est impressionnante et s’améliore de jour en jour, avec notamment Basecamp, Twitter, MailChimp, Gmail, Google Analytics, Pingdom, Shopify, UserVoice et bien d’autres encore.

24. contactMe

ContactMe se présente comme l’outil essentiel, tout-en-un, qui vous permet de consolider tous vos contacts – et les informations professionnelles qui s’y rapportent – dans un système en ligne pratique.

L’utilisation de ContactMe pour garder ce type d’informations en ordre vous permettra de rester à jour et d’être toujours au courant de vos correspondances, tâches, détails, échéances et rendez-vous. C’est un gain de temps considérable qui vous permet de mener vos affaires de manière plus professionnelle.

25) DeskTime

DeskTime est un outil génial qui convient parfaitement aux chefs d’entreprise, aux concepteurs, aux développeurs, aux comptables et à bien d’autres types de freelances et d’entrepreneurs. Qu’est-ce qu’il vous permet de faire ?

Il vous permet de suivre les personnes que vous employez, notamment en créant automatiquement des feuilles de temps (plus besoin d’Excel !), en réduisant vos coûts de traitement des salaires et en vous permettant de voir qui travaille, pendant combien de temps et à quelles heures. Un outil indispensable pour les indépendants et les chefs d’entreprise qui emploient d’autres personnes.

26 DocStoc

Docstoc est la meilleure source en ligne de documents professionnels et juridiques de haute qualité (et d’une grande variété) que vous pouvez utiliser pour démarrer, développer et gérer votre nouvelle entreprise naissante, votre projet entrepreneurial ou vos activités de freelance.

Docstoc fournit une plateforme pour télécharger et partager des documents avec le monde entier, et sert de vaste référentiel de documents juridiques, commerciaux, financiers, techniques et éducatifs, gratuits ou payants, qui peuvent être facilement recherchés, prévisualisés et téléchargés.

Outils de médias sociaux pour freelances

27. tweriod

Lorsqu’il s’agit de médias sociaux (en particulier sur Twitter), le timing peut être déterminant. Non seulement sur le temps que vous y passez (remettez-vous au travail !) mais aussi sur le timing de vos mises à jour, qui peuvent avoir de grandes conséquences sur leur portée et leur efficacité.

Heureusement, il existe une combinaison de deux coups pour Twitter qui vous permettra de publier vos mises à jour au moment idéal, à chaque fois. La première partie de ce processus consiste à analyser vos followers sur Tweriod, qui vous fournira un tableau complet (et attrayant !) affichant les heures les plus populaires sur Twitter pour vos followers (lorsqu’ils sont le plus en ligne).

Avec ces informations, vous pouvez ensuite utiliser…

28. BufferApp

…la BufferApp, la deuxième partie de notre génial combo Twitter. Une fois que vous avez obtenu votre rapport gratuit sur les heures de connexion de vos abonnés Twitter, utilisez Buffer pour définir les périodes pendant lesquelles vos tweets seront publiés chaque jour, en veillant à ce qu’ils correspondent aux heures de connexion les plus fréquentes de vos abonnés Twitter.

Vous pouvez programmer des tweets dès le début de la journée et les diffuser à des heures très précises, en touchant les points chauds tout au long de la journée, afin de vous assurer que vos tweets sont lus par un public aussi large que possible. L’impact de chaque tweet est ainsi maximisé et vous pouvez être sûr que vos tweets importants ne seront pas noyés dans la masse. Buffer fonctionne également avec Facebook.

29. Ping.fm

Ping.fm est l’un des meilleurs moyens de se débarrasser des 20 logins différents que vous pouvez avoir pour les profils de médias sociaux : mettez à jour une fois et c’est fait, et Ping raccourcira même les liens automatiquement pour des sites comme Twitter.

J’aime Ping parce que je peux mettre à jour des comptes de médias sociaux, des microblogs (comme Posterous et Tumblr) et que l’équipe de Ping ajoute de nouveaux comptes en permanence, ce qui me garantit que ce service restera à jour avec les derniers profils utiles pour tous les types de sites.

30) SocialOomph

Social Oomph dispose de quelques outils de réseautage social vraiment excellents dans son arsenal, mais il brille vraiment lorsqu’il s’agit d’outils Twitter. La raison pour laquelle tant d’applications web pour freelances se concentrent sur Twitter est que j’ai trouvé que c’était l’un des meilleurs outils de réseautage, LinkedIn étant juste derrière (et Google+ étant une lointaine troisième place).

Une fonctionnalité géniale que j’aime utiliser (correctement !) est l’outil auto-DM. Bien que cet outil puisse être extrêmement odieux lorsqu’il n’est pas utilisé correctement, il peut s’avérer très utile s’il est utilisé à bon escient. Quelle est la bonne méthode ? Incitez les gens à vous suivre en leur promettant un cadeau (suivez-moi pour une vidéo/un livre électronique/quelque chose d’autre !), vous gagnerez plus de followers potentiels et vous pourrez également diffuser du contenu que vous avez créé, ce qui en fait un outil gagnant-gagnant.

(Crédit photo : Lunettes sur le clavier via sxc.hu)