Je suis un fanboy de GTD depuis environ 3 ans et demi, ce qui m’a amené à essayer différents types de systèmes au fil des ans. Cependant, au fil du temps, j’ai lentement réalisé qu’il ne s’agit pas des outils que vous utilisez, pas le moins du monde. Ce qui compte pour GTD, c’est de comprendre le processus et d’utiliser réellement son système pour accomplir plus de choses au travail et dans la vie.
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L’un des aspects de GTD avec lequel j’ai eu le plus de mal est l’idée de dates, qu’il s’agisse de dates de début, de dates d’échéance, de jalons, etc. Dans GTD, M. Allen ne parle pas beaucoup des dates liées aux actions, si ce n’est qu’il évoque brièvement la nécessité de se donner un horizon précis à l’aide de son calendrier. C’est pourquoi nous allons jeter un coup d’œil au vaste monde des dates et à GTD, ainsi qu’à la manière dont elles peuvent être utilisées dans votre système.
Dates de début
Voici une citation de Merlin Mann concernant les dates de début :
« Les dates de début sont des as. Les dates de début sont un moyen de repousser les choses dans le futur ».
Je suis tout à fait d’accord. Les dates de début vous permettent de planifier vos actions et vos projets de manière efficace tout en évitant de vous occuper des choses qui ne sont pas importantes ou sensibles au temps pour le moment. Cela vous permet de vous concentrer sur les choses qui comptent vraiment au moment présent sans être accaparé par des tâches et des projets qui sont dans votre système mais qui ne sont pas dus avant des semaines, voire des mois.
Grâce à la générosité des dates de début, je ne peux plus revenir à un système qui ne prend pas en charge les dates de début en tant que champ pour une tâche ou un projet. Les deux applications qui me viennent à l’esprit sont Toodledo et OmniFocus, mais je suis sûr qu’il en existe au moins une douzaine d’autres. Si vous avez une tonne d’actions sur vos listes, vous devriez certainement envisager d’utiliser les dates de début pour les éliminer afin de vous concentrer sur les actions et les projets en cours.
Les « fausses » dates d’échéance
Vous est-il déjà arrivé de vous parler ainsi de vos projets ?
« Voyons voir. J’ai un rapport à rendre pour la fin du mois et j’ai au moins 10 actions à réaliser. J’attends la réponse de John, les notes de la réunion, le résumé des notes, le plan, etc. D’ici la semaine prochaine, je devrais donc avoir résumé les notes et achevé les grandes lignes. La date limite est donc fixée au 27/02/11 ».
Ce qui précède est un bon exemple de « fausses dates d’échéance » ; il s’agit de dates arbitraires que vous fixez pour des actions dans le cadre d’un projet et qui sont dues avant la date d’échéance réelle du projet. D’après mon expérience, ces types de dates d’échéance ne fonctionnent pas. Ce qu’ils ont tendance à faire, c’est permettre aux procrastinateurs de procrastiner davantage, car lorsqu’ils voient des dates d’échéance, ils repoussent tout à la dernière minute.
Voici une bien meilleure approche : au lieu de donner à toutes les actions de votre projet de fausses dates d’échéance, assurez-vous que vos actions sont « hautement réalisables », c’est-à-dire qu’elles peuvent être effectuées en 10 à 25 minutes. Cela permettra à un projet d’avancer beaucoup plus rapidement. Vous constaterez peut-être que vous aurez accompli plus de choses que si vous aviez fixé de fausses dates d’échéance pour toutes ces actions.
Dates d’échéance réelles
Les vraies dates d’échéance sont les dates d’échéance réelles d’une action ou d’un projet. Ces dates nous sont généralement imposées par des chefs de projet ou sont fixées par vous-même comme la date à laquelle les projets ou les actions doivent être terminés.
Lorsque je reçois une date d’échéance pour un projet scolaire ou une mission au travail, je l’ajoute toujours à l’action ou au projet et je m’efforce d’éviter le syndrome de la fausse date d’échéance dont j’ai parlé plus haut. Parfois, dans mes notes de projet, je me fixe des étapes en me disant que si, à telle date, j’ai accompli un certain nombre d’actions, je suis sur la bonne voie, sinon je dois vider mon carnet de tâches en retard pour considérer que je suis dans les temps. Cette méthode fonctionne bien, car elle n’encombre pas mon système avec de fausses dates d’échéance, tout en me permettant de vérifier mes progrès sur les actions et les projets liés aux dates.
Le paysage difficile
Le paysage difficile dont parle M. Allen est l’idée de mettre sur votre calendrier des choses qui doivent être faites ce jour-là ou à cette heure-là (pensez aux réunions, aux actions qui ne peuvent être faites qu’à une seule date ou heure, ou aux rappels pour ce jour-là ou cette heure-là). Il s’agit d’un endroit sacré qui ne doit pas être encombré de choses qui n’ont pas de date d’échéance précise ou d’actions que vous aimeriez faire à une certaine date.
J’admets cependant que si j’ai un projet de longue date qui a une échéance précise, je l’inscris sur mon calendrier comme un événement d’une journée entière. Que ce soit « bien ou mal » selon GTD, je m’en fiche un peu. Cela m’a permis de mettre les choses en perspective lors de mon examen hebdomadaire des actions et des projets, en me permettant de voir d’un seul coup d’œil sur le calendrier quand les grands projets ou certaines actions doivent être réalisés. En dehors de ces échéances précises, le calendrier n’est pas utilisé pour autre chose que ce qui a été mentionné ci-dessus.