Le classement tant redouté, qui s’accumule sur votre bureau, dans votre bac de classement, sur le dessus de l’armoire de classement, partout sauf là où il est censé se trouver. Pourquoi une tâche aussi simple, qui ne demande que très peu d’énergie cérébrale, provoque-t-elle une telle détresse chez la plupart des gens ? Le classement est l’une des principales tâches que la plupart des gens remettent à plus tard.
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Ces derniers temps, j’ai essayé de simplifier ma vie en adoptant progressivement une approche plus minimaliste et, ce faisant, j’ai décidé de travailler sur un bureau plus petit. Je me suis dit que si j’avais moins d’espace sur mon bureau et moins de tiroirs pour ranger mes affaires, cela m’aiderait à minimiser mon travail. Cela m’a aidé dans une certaine mesure. Cela m’a obligée à vider tous mes tiroirs et à ne garder que l’essentiel. J’ai également dû déplacer ma petite boîte de classement à un autre endroit, à une dizaine de pas de mon bureau – et non plus à portée de main de ma chaise.
Le résultat – qui m’a plutôt étonné – est que j’ai accumulé une grande pile de dossiers : J’ai accumulé une grande pile de dossiers.
Leçon 1 : Gardez votre classeur/boîte de classement à portée de main
Si vous ne pouvez pas classer facilement un document lorsque vous l’avez terminé, il est plus probable que vous le placiez dans un bac de classement plutôt que de vous lever et de le classer correctement. La plupart d’entre nous ont un emploi du temps chargé et se lever pour classer une feuille de papier serait considéré comme une mauvaise utilisation du temps ; nous laissons donc le classement s’accumuler jusqu’à ce qu’il y en ait suffisamment pour justifier le déplacement jusqu’à l’armoire de classement. Le problème, c’est que plus la pile grossit, plus le travail semble important et nous évitons de le faire parce que (en réalité) il y a des tâches plus importantes à accomplir. En ayant le classeur à portée de main, vous éliminez cette possibilité. Il est facile et plus rapide de classer sur place, ce qui permet de prendre de meilleures habitudes.
Mais pour pouvoir classer rapidement et efficacement, il faut respecter la deuxième leçon…
Leçon 2 : Étiqueter clairement tous vos dossiers
Il s’agit d’une partie du casse-tête à laquelle beaucoup de gens résistent. La plupart des gens écrivent à la main les étiquettes de leurs dossiers suspendus, pensant que c’est plus rapide et plus clair. Ils écrivent parfois au stylo noir, parfois au stylo bleu, parfois TOUT EN MAJUSCULES, parfois non – et si vous avez de la chance, ils utilisent un marqueur noir.
Même si vous avez un système pour écrire toutes vos étiquettes au marqueur noir et en majuscules, vos dossiers ne seront toujours pas aussi faciles à trouver que ceux qui ont été créés par une étiqueteuse. Une étiqueteuse a une composition claire et cohérente. Vous pouvez discuter de ce point jusqu’à ce que vous ayez le visage bleu… mais l’étiqueteuse fonctionne. L’investissement mineur qu’elle représente en vaut la peine. Lorsque les dossiers sont clairs et que votre armoire se trouve à proximité, vous pouvez classer au fur et à mesure (à condition de ne pas avoir trop de dossiers ou de fichiers).
Leçon n° 3 : épurer régulièrement le classement
Il est largement reconnu qu’un classeur surchargé est préjudiciable à la santé. Si vous essayez d’insérer un document dans un dossier surchargé qui se trouve également dans un classeur surchargé, cela ne se passera pas bien.
Fixez une date et une heure tous les deux mois pour éliminer les documents les plus anciens. Renseignez-vous sur les réglementations locales concernant la durée de conservation des documents à des fins fiscales et juridiques. Réduisez la quantité de papier que vous possédez et ne conservez que les documents absolument nécessaires. Si la paperasserie vous pèse, vous pouvez aussi essayer le zéro papier.
Leçon 4 : Explorer la possibilité de travailler sans papier
Le concept de « zéro papier » est devenu très populaire ces derniers temps. Vous entendrez de nombreuses organisations déclarer fièrement qu’elles sont un bureau ou une organisation sans papier. Cela signifie que les documents ne sont pas imprimés, mais qu’ils se présentent sous forme de papier et sont ensuite scannés dans l’ordinateur pour être archivés.
Le défi d’un système sans papier est de s’assurer que les documents électroniques sont classés de manière à pouvoir être retrouvés facilement. Il convient d’utiliser un système de classement hiérarchique clair et simple, associé à une fonction de recherche performante sur votre ordinateur.
Leçon 5 : rester simple
Veillez à ce que vos catégories soient simples et ne les compliquez pas à l’excès. David Allen recommande un système de classement simple de A à Z, qui fonctionne bien si vous avez beaucoup de dossiers à classer.
Dans mon bureau à domicile, je n’ai pas beaucoup de dossiers et je me contente de les classer par catégorie. Par exemple, j’ai un dossier » maison » où mes documents d’assurance et d’installations sont classés dans des chemises manille séparées, et un dossier » voiture » où sont classés mon assurance automobile, mes taxes sur la voiture et d’autres documents connexes. N’oubliez pas que l’objectif de votre système est de vous permettre de retrouver facilement et rapidement vos documents, alors voyez ce qui vous convient le mieux.
Respectez ces règles et ne stressez plus jamais à cause d’un plateau de classement surchargé. Un bureau sans stress et sans désordre vous attend.
Avez-vous des astuces de classement à partager ? N’hésitez pas à le faire dans les commentaires ci-dessous.
(Crédit photo : Illustration 3D d’une information via Shutterstock)