Si vous visitez Lifehack régulièrement, je suis sûr que vous avez remarqué la série Getting Things Done qui a été présentée ici ces derniers temps. Ces dernières semaines, j’ai discuté de la méthodologie elle-même et de la façon de l’utiliser dans vos efforts quotidiens (à la fois pour le travail et les projets personnels).

Ce que je n’ai pas fait, en revanche, c’est vous orienter vers des outils spécifiques que vous pouvez utiliser pour vous faciliter la vie avec GTD. C’est exactement ce que je vais faire aujourd’hui.

Permettez-moi de vous rappeler que GTD comporte sept éléments principaux: la liste des projets, la liste des tâches suivantes, la liste des tâches futures ou éventuelles, le calendrier, la liste des tâches en attente, les fichiers de ressources et l’élément intangible qu’est la confiance.

Chacun de ces éléments peut être géré à l’aide des outils les plus simples qui soient : un stylo et du papier. Mais comme nous vivons au XXIe siècle, ce n’est probablement pas la méthode la plus efficace pour certaines personnes.

Voici donc une liste d’excellents outils qui sont compatibles avec GTD dès le départ ou qui peuvent être facilement adaptés à la méthode de travail GTD.

Votre boîte de réception

Comme je l’ai dit dans l’un des articles de la série GTD(Votre graphique d’activité quotidien), la plupart des gens commencent généralement leur travail dans leur boîte de réception.

Ces boîtes de réception ne sont pas nécessairement de véritables boîtes de réception (boîtes de courrier électronique ou boîtes aux lettres traditionnelles). Selon la définition de GTD, une boîte de réception est « simplement l’endroit où toutes les choses entrantes atterrissent ». Cela nous offre de nombreuses possibilités en ce qui concerne les outils ou les logiciels que nous voulons utiliser pour nos boîtes de réception.

Les outils et logiciels qui fonctionnent le mieux sont les suivants

1. Tous les logiciels de messagerie

C’est évident, mais les solutions les plus simples sont souvent les meilleures. Votre logiciel de messagerie (quel que soit celui que vous utilisez) est parfaitement configuré pour être utilisé comme boîte de réception pour certains messages entrants parce que… eh bien, il contient tout simplement une boîte de réception – et chaque message que vous recevez y attend que vous le lisiez.

Une chose importante à retenir, cependant, c’est que lorsque vous recevez de nouveaux courriels, vous devez agir immédiatement.

Mais que faire lorsque vous rencontrez une nouvelle demande qui n’a pas été envoyée par courrier électronique ? C’est là que d’autres outils entrent en jeu.

2. Se souvenir du lait

Remember The Milk (ou RTM) est un outil formidable qui a beaucoup plus d’applications GTD que la simple fonction de boîte de réception.

Tout d’abord, RTM est essentiellement une application de liste de tâches. Elle est disponible en ligne (pour tous les systèmes d’exploitation), et il existe de nombreuses versions pour d’autres plateformes (iPhone, iPad, Android).

Cependant, l’appeler simplement « application de liste de tâches » est un euphémisme. Elle peut être utilisée pour tout type d’activité où les listes de choses sont pratiques.

Par exemple, puisqu’il existe une version iPhone, vous pouvez l’utiliser comme liste de courses lorsque vous faites des achats ou comme un simple bloc-notes que vous pouvez utiliser en déplacement afin qu’aucune idée brillante ne vous échappe. Vous pouvez également l’utiliser comme une boîte de réception supplémentaire. Chaque fois que vous tombez sur une nouvelle demande qui n’a pas été envoyée par courrier électronique, vous pouvez la placer dans une liste distincte dans RTM (de préférence une liste nommée « boîte de réception »).

Revenons à la RTM elle-même. L’outil est très facile à utiliser. Il prend en charge plusieurs listes, quatre niveaux de priorité, des balises, de nombreux raccourcis clavier (qui rendent le travail avec RTM très rapide une fois qu’on les a pris en main), des flux RSS, des flux iCal, des rappels, et bien d’autres choses encore.

Liste des projets

La liste des projets est souvent un élément important de la GTD… pour ainsi dire. Elle doit être parfaitement organisée pour que chaque projet soit facile à saisir et à travailler.

Pour moi, il n’y a qu’une seule façon de le faire correctement : utiliser des cartes heuristiques.

Pour rappel (avec l’aimable autorisation de Wikipédia), une carte mentale est « un diagramme utilisé pour représenter des mots, des idées, des tâches ou d’autres éléments liés et organisés autour d’un mot clé ou d’une idée centrale ». En clair, c’est le meilleur moyen de donner une forme physique à vos pensées (dans ce cas, en créant une représentation numérique de vos pensées).

La plupart des projets ne sont que semi-organisés autour de nombreuses idées différentes qui ont un sens ensemble, mais qu’il est difficile d’intégrer dans une liste traditionnelle ou un document texte. Les cartes heuristiques, cependant, peuvent gérer ce type de situation de manière exceptionnelle. C’est pourquoi les cartes heuristiques sont parfaites pour gérer votre liste de projets.

3. FreeMind

Lorsqu’il s’agit de cartographie mentale numérique (sur un ordinateur), il existe de nombreux outils qui rendent cela possible. Néanmoins, il y en a un qui vaut vraiment la peine d’être découvert. Il s’agit de FreeMind.

Le nom indique clairement que l’outil est gratuit – et c’est une bonne chose. Mais il y a une autre bonne nouvelle : il existe des versions disponibles pour la plupart des plates-formes et systèmes d’exploitation courants. De plus, vous pouvez également télécharger des « binaires » (FreeMind est un véritable projet open source).

Mais la meilleure nouvelle est la suivante : FreeMind est l’outil le plus facile à utiliser, le plus rapide et le plus petit (en termes de mémoire et d’espace disque utilisé) disponible sur le marché. En substance, il s’agit du meilleur outil de cartographie mentale disponible.

(Si vous préférez les outils en ligne aux fichiers locaux sur votre ordinateur, vous pouvez consulter MindMeister, qui est également très impressionnant. Il offre toutes les fonctionnalités importantes pour la cartographie mentale, ainsi que de nombreuses fonctions supplémentaires, comme la possibilité d’inclure des pièces jointes, des images, des PDF et d’autres fichiers. Mais il n’est pas gratuit. Le plan le moins cher disponible est de 4,99 $ par mois).

Liste des tâches suivantes, liste des tâches futures ou éventuelles, liste des tâches en attente

Vos listes, la liste des tâches suivantes en tête, sont l’endroit où vous passez le plus de temps lorsque vous travaillez avec GTD. Elles doivent donc être facilement accessibles et faciles à utiliser. Pouvoir y accéder en ligne à partir de n’importe quel ordinateur et système d’exploitation est également une bonne chose.

C’est là que Remember The Milk entre à nouveau en jeu. J’ai décrit RTM en détail plus haut dans ce billet, et je suis sûr que vous comprenez sa valeur lorsqu’il s’agit de travailler avec toutes sortes de listes.

Un autre avantage de l’utilisation d’un seul outil pour toutes vos listes est que vous n’avez pas à jouer avec des myriades de noms de connexion et de fichiers locaux différents. Le plus efficace est de toujours se concentrer sur un nombre minimum d’outils et de les intégrer à vos habitudes de travail.

Calendrier

C’est simple, et je suis sûr que vous le voyez venir…

4. Agenda Google

Je ne pense pas qu’il soit nécessaire de vous convaincre de la supériorité de Google Calendar. Je suis sûr que vous vous êtes déjà inscrit à cet outil (ou à une solution similaire).

Les caractéristiques les plus importantes d’un outil de calendrier GTD sont les suivantes

• Disponible à partir de n’importe quel ordinateur (avec accès à Internet)
• Prise en charge des rappels
• Prise en charge de plusieurs calendriers pour un seul utilisateur
• Permet de partager des événements avec d’autres utilisateurs
• Prise en charge des événements en cours

Google Calendar les couvre tous. Il existe également de nombreuses applications disponibles pour toutes les plateformes mobiles.

Fichiers de ressources/références

La seule difficulté avec les fichiers de ressources est qu’ils doivent être bien organisés, accessibles et, de préférence, disponibles à partir de n’importe quel ordinateur disposant d’un accès à l’internet.

Pour ce faire, deux choses peuvent être mises en œuvre.

1. Premièrement, créez un répertoire/dossier quelque part sur le disque dur de votre ordinateur. Ce répertoire contiendra toutes vos ressources, c’est-à-dire tout ce qui peut vous servir de référence lorsque vous travaillez sur vos projets. C’est à vous de bien organiser ce répertoire et de le rendre aussi facile à saisir que possible.
2. Ensuite, connectez-le à Dropbox.

5. Dropbox

Dropbox est un outil qui vous permet de synchroniser vos données entre les différents appareils que vous utilisez, mais c’est aussi un excellent moyen d’accéder à votre contenu en ligne directement via le site web de Dropbox.

Il est donc parfait pour agir comme une base de fichiers de référence GTD. Non seulement vous pouvez synchroniser vos fichiers sur chaque machine que vous utilisez, mais vous bénéficiez également d’une sauvegarde en ligne qui vous permet de ne plus craindre que vos données disparaissent du jour au lendemain à la suite d’un dysfonctionnement du disque dur.

Si vous n’utilisez Dropbox que pour stocker les données les plus importantes, vous pouvez opter pour le plan gratuit (jusqu’à 2 Go d’espace disque disponible, mais vous pouvez obtenir plus d’espace en invitant d’autres personnes à utiliser le service). Par la suite, vous pouvez facilement faire évoluer votre compte vers la formule « Pro 50« , qui vous permet d’obtenir 50 Go pour la modique somme de 9,99 $ par mois.

Conclusion

Comme vous pouvez le constater, vous n’avez besoin que de 5 outils pour mettre en œuvre la méthode GTD dans votre vie. ( C ‘est une bonne chose, car moins vous utilisez d’outils, plus il est facile de garder votre jeu en main et de les faire travailler pour vous. Si vous commencez à utiliser trop d’outils, ils deviennent un fardeau au lieu d’être un facteur d’efficacité et de productivité.

Quels outils utilisez-vous dans le cadre de votre approche GTD ? N’hésitez pas à les partager dans les commentaires ci-dessous.

(Crédit photo : Jeu d’outils à main sale via Shutterstock)