Vous avez une liste de choses à accomplir aujourd’hui, et pourtant, après une série de réunions auxquelles vous avez dû vous rendre tout au long de la journée, aucune des choses de votre liste n’a été réalisée.
C’est parce que les réunions sont presque toujours une énorme perte de temps et qu’elles devraient être supprimées d’emblée.
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Pensez aux dernières réunions auxquelles vous avez participé – les avez-vous suivies en souhaitant être ailleurs, ou avez-vous terminé la réunion en vous demandant quel en était l’intérêt, ou pire encore, en pensant que la même chose aurait pu être accomplie par un simple courrier électronique ? Les réunions sont des machines à perdre du temps et vous font souvent regretter de ne pas pouvoir récupérer ce temps.
Est-il possible d’avoir une réunion productive ? Bien sûr, mais c’est rare. Une réunion productive serait celle où les idées pourraient être communiquées et faire l’objet d’un accord plus rapidement que par téléphone ou par courrier électronique, et non plus longtemps. Une réunion productive aurait un objectif clairement défini, serait aussi courte que possible et aurait un résultat avec des tâches à accomplir après la réunion. Dans toutes les organisations pour lesquelles j’ai travaillé ou avec lesquelles j’ai été impliqué, ces réunions sont vraiment rares – si même elles existent.
Au lieu de cela, éliminez les réunions de votre vie et accomplissez beaucoup plus de choses. Voici comment procéder :
- N’organisez pas de réunions. Si vous êtes le patron ou si vous êtes chargé de planifier les réunions, vous avez le pouvoir de les annuler. Essayez de passer une journée sans en organiser. Faites plutôt en sorte que les mêmes objectifs soient atteints par courrier électronique. Vous avez une réunion au cours de laquelle des personnes vous présentent des rapports d’avancement ? Demandez-leur de vous envoyer chaque jour un rapport d’avancement par courrier électronique, à une heure précise, et demandez à votre assistant de les rassembler pour vous présenter un rapport quotidien global. Une réunion en un coup d’œil.
- Communiquez par courrier électronique, par téléphone, puis de personne à personne. Faites du courrier électronique votre mode de communication par défaut. Si quelqu’un veut organiser une réunion, demandez-lui de vous envoyer ses questions par courrier électronique. Si cela ne suffit pas, convenez d’en parler au téléphone. En dernier recours, acceptez un face-à-face de 5 minutes, debout. N’acceptez pas de prendre un café ou un déjeuner : la plupart du temps, vous ne ferez que bavarder. Et lorsque vous parlez au téléphone ou en personne, entrez rapidement dans le vif du sujet – éliminez le bavardage amical préliminaire. Plongez dans le vif du sujet : OK, que faut-il faire ici ? Qu’essayons-nous d’accomplir ? Quelles tâches seront effectuées par qui ? Et le tour est joué.
- S’abstenir. Si vous n’êtes pas le patron, il se peut que vous ne puissiez pas contrôler la tenue des réunions. Dans ce cas, demandez à ne pas y assister. Dites que vous avez un projet urgent à réaliser et que vous ne pourrez pas assister à la réunion. Si votre patron insiste pour que vous soyez présent, demandez-lui s’il peut vous accorder un délai supplémentaire pour votre projet.
- Respectez l’ordre du jour. Avant la réunion, demandez une copie de l’ordre du jour. Réalisez ensuite ce qui est inscrit à l’ordre du jour avant même que la réunion n’ait lieu. Par exemple, si la réunion a pour but de discuter d’un rapport, annotez soigneusement le rapport avec vos commentaires et inscrivez les actions que vous recommandez au bas de l’ordre du jour. Envoyez-le par courriel à votre patron et dites-lui que vous avez déjà fait ce qu’il fallait et que vous pouvez donc travailler sur un autre projet à la place. Vous n’avez plus besoin d’être présent à la réunion.
- La technique du chien-chien. Tim Ferriss, auteur de La semaine de 4 heures, suggère d’utiliser la technique de vente du chiot pour sortir des réunions. À l’origine, cette technique était utilisée par les animaleries pour réaliser une vente : si le client hésite, dites-lui d’emporter le chiot et de l’essayer, et si cela ne marche pas, il peut le ramener. Beaucoup de gens acceptent ce petit essai – et ils ramènent rarement le chiot. Demandez à votre patron si vous pouvez sauter la réunion, juste pour aujourd’hui, car vous devez terminer quelque chose d’urgent. Il est difficile de refuser une seule fois. Votre patron finira par comprendre que vous n’avez pas besoin d’aller à la réunion et que vous êtes plus productif si vous n’y allez pas.
- Travailler à domicile. Convainquez votre patron de vous laisser travailler à domicile et vous pourrez ainsi éviter toutes les réunions. C’est bien sûr l’idéal. Assurez-vous simplement que vous êtes plus productif à la maison qu’au bureau.
- Faites ce que vous avez à faire. Si vous pouvez sauter une réunion, faites des choses – des choses importantes. Soyez dix fois plus productif que les personnes qui sont allées à la réunion.
- Faites-en la preuve. Lorsque le patron sort de la réunion que vous avez manquée, remettez-lui ce gros rapport ou ce projet. Montrez que vous avez été très productif sans la réunion – avec des preuves froides et solides. Faites-le suffisamment souvent, vous impressionnerez votre patron et la réunion improductive ne sera plus qu’un lointain souvenir.