Ce n’est un secret pour personne que l’espace a un impact profond sur notre productivité et sur de nombreux autres aspects de notre vie. Des études montrent que les personnes qui maîtrisent l’aménagement de leur espace de travail sont non seulement plus heureuses et en meilleure santé, mais aussi jusqu’à 32 % plus productives^[1].

Aujourd’hui, les espaces de travail à distance font partie de la nouvelle normalité pour beaucoup d’entre nous. Il est donc plus important que jamais d’y prêter attention et de l’aménager en fonction des besoins individuels.

En tant que spécialiste de la productivité, j’aime présenter à mes clients une liste de contrôle des choses à faire et à ne pas faire. L’un des premiers points que j’aborde concerne l’environnement dans lequel nous travaillons, car il s’agit de l’un des principaux éléments fondamentaux de la productivité.

Mais cette liberté de choix en matière d’espace de travail à distance s’accompagne d’une grande responsabilité. Suivre nos propres idées, besoins et désirs dans une configuration de travail à distance nous donne le plaisir de nous mettre en « mode travail » beaucoup plus facilement, créant ainsi l’opportunité de devenir beaucoup plus productif et de réussir.

Bien que nous soyons responsables, nous devons comprendre ce qui nous sert le mieux et ce qui doit être éliminé. Sans plus attendre, voici quelques aspects importants qui expliquent pourquoi un espace de travail à distance inspirant vous permettra de réussir votre carrière et comment en faire une réalité.

1. Une action ciblée

Même si nous comprenons que la productivité n’est pas définie par la quantité de travail que nous faisons mais par la qualité des actions que nous entreprenons, dans un environnement de bureau, les distractions peuvent nous empêcher d’établir des priorités de manière efficace.

Cependant, avec une installation de travail à domicile, nous pouvons déjà prévoir nos distractions, et donc les éliminer avant qu’elles ne se produisent.

Comment ?

Prenez du recul et analysez un peu. Qu’est-ce qui détourne votre attention de la tâche à accomplir ? Qu’est-ce qui, selon vous, déclenche votre distraction ?

Bien qu’il y ait beaucoup de choses qui nous distraient chaque jour, nous ne sommes pas sans faute. C’est nous qui nous laissons distraire en pensant que « ce ne sera qu’une minute », ce qui se traduit par une nouvelle heure d’inattention.

Pour lutter contre ces déclencheurs qui nous empêchent d’agir de manière ciblée, voici un système en trois étapes :

Étape 1 : Identifier les 5 sens

• Son – bavardage, animaux domestiques, bruit blanc, musique
• Toucher – chaise, vêtements, table
• Vue – écran, fond d’écran, environnement, vue
• Odeur – café, nature, parfum
• Goût – arrière-goût, ce que vous mangez/mâchez

Votre environnement de travail doit être déclenché par le moins de ces déclencheurs possible, alors choisissez judicieusement. Pour ce faire, vous devez identifier ce qui vous distrait le plus en termes de cinq sens.

Étape 2 : Éliminer les options

Si votre téléphone ou votre sac de cacahuètes se trouve sur votre bureau, vous risquez de vous laisser distraire par l’un d’eux. Pour éviter cela, mettez votre téléphone ailleurs et cachez les cacahuètes pour qu’elles ne soient pas à portée de main.

Il est très facile de décrocher son téléphone lorsque l’on entend le son « bing » à l’arrivée d’un nouveau message ou lorsque l’on voit apparaître des notifications sur l’écran. C’est vous qui connaissez le mieux vos déclencheurs, alors utilisez cette connaissance à votre avantage.

Les distractions extérieures ont un impact considérable sur notre travail, mais nous avons tendance à nous distraire nous-mêmes plus que nous ne le devrions. Concentrez-vous sur vos tâches et éliminez les options qui s’offrent à vous : tout est entre vos mains.

Étape 3 : Fixer des limites

Si l’ordinateur portable est votre principal outil de travail, vous ne pouvez évidemment pas l’éliminer de votre liste de distractions. Toutefois, pour rester concentré, fixez-vous des limites pour passer un certain temps là où vous ne devriez pas passer de temps du tout.

Si vous faites une pause de dix minutes dans votre travail et que vous commencez à regarder des vidéos Youtube sur des chats rigolos, cela peut durer bien plus longtemps que dix minutes (croyez-moi, je le sais !). Alors, au lieu de procrastiner en permanence, fixez-vous des limites.

Par exemple, ne regardez que deux vidéos, ou si vous vous autorisez à le faire pendant cinq minutes, assurez-vous de régler une minuterie pour vous responsabiliser et rester productif.

2. Il stimule la créativité

Votre espace de travail à distance doit être l’endroit le plus accueillant, le plus motivant et le plus inspirant où vous êtes dans la zone de création.

Votre espace de travail à domicile est un lieu sûr où les idées peuvent circuler parce que vous l’avez créé pour vous servir. Si vous vous sentez à l’aise dans cet espace, vous serez le plus productif possible.

Comment ?

Vos performances professionnelles dépendent de votre flux de productivité. Il est donc essentiel de connaître votre flux de productivité si vous voulez améliorer vos performances, passer à la vitesse supérieure et travailler moins sans saboter votre réussite.

Nous avons tous vu des gens monter en grade dans leur entreprise en devenant plus occupés, comme une progression normale, mais qu’en est-il de monter en grade en travaillant moins ? Il est possible d’y parvenir en utilisant judicieusement votre flux de productivité.

Pour comprendre votre flux de productivité, il faut d’abord trouver votre période de pointe. C’est le moment où vous êtes le plus productif, le plus concentré, le plus énergique et le plus complet.

Alors, repensez à vos journées et posez-vous la question :

• Quel est le meilleur moment pour organiser des réunions d’équipe ?
• Quel est le meilleur moment pour travailler dans ma zone de génie ?
• Quel est le meilleur moment pour prendre des appels ?
• Quel est le meilleur moment pour passer des entretiens ?

En connaissant les réponses à vos questions importantes, vous tirerez le meilleur parti de vos actions. En outre, vous aurez un plus grand impact et vous vous sentirez plus en phase avec votre objectif.

Mais c’est à vous de faire le travail, car je ne peux pas répondre à ces questions à votre place. Pour vous aider un peu, je peux vous dire par expérience qu’en général, c’est entre deux et quatre heures par jour.

En sachant cela, regardez votre emploi du temps et remarquez que votre niveau d’énergie change d’une tâche à l’autre. Après avoir compris votre flux, il ne vous reste plus qu’à remplir cette fenêtre avec des tâches appropriées.

3. L’ordre des choses y est respecté

L’ordre est un aspect extrêmement important du travail productif. Sans ordre, nous serions perdus et aurions du mal à nous concentrer, sans parler de l’établissement de priorités et de la gestion de tout ce qui est lié au travail.

Comment ?

En prenant le temps de désencombrer et de simplifier votre environnement, vous serez sur la voie d’une meilleure productivité. Vous serez plus concentré et votre esprit sera plus clair parce qu’il n’y aura tout simplement plus de distractions.

Un bureau en désordre est le reflet d’une approche chaotique du travail. Cela peut avoir un impact sur votre clarté, votre prise de décision et, surtout, votre concentration.

Par où commencer et combien désencombrer ?

Votre bureau de travail et votre ordinateur portable devraient être vos priorités sur cette liste. Après tout, c’est là que vous passez la plupart de vos heures de travail. L’étape suivante consiste à maintenir ces zones exemptes de désordre en permanence et à vous assurer que vous avez une place pour chaque chose et que chaque chose est à sa place.

Tout ce qui vous bloque est un encombrement dont vous n’avez plus besoin parce qu’il ne vous sert plus. Les choses dont vous n’êtes pas sûr sont généralement inutiles. Et n’oubliez pas que le désordre rangé dans une boîte quelque part au fond d’un placard reste un désordre qui occupe votre précieux espace.

La simplification joue toujours en votre faveur

La simplification joue en votre faveur car elle vous permet de gagner un temps précieux.

Alors, au lieu de mettre des dossiers dans des dossiers dans des dossiers, réévaluez votre système (qu’il soit électronique ou physique). Est-il suffisamment simple pour que vous puissiez trouver ce dont vous avez besoin ? Votre ordre des choses vous sert-il ou vous fait-il travailler davantage?

BONUS : Questions de désencombrement pour vous aider à créer un espace de travail plus inspirant

Même si votre bureau ne contient pas que des objets liés au travail, cela ne veut pas dire que vous devez vous débarrasser de tout et vous retrouver avec des murs vides. Il n’est pas toujours facile de comprendre ce dont il faut se débarrasser.

Gardez à l’esprit qu’un espace encombré vous distraira davantage et vous incitera à agir de manière improductive.

Si vous avez des doutes sur ce qu’est le désordre, posez les cinq questions suivantes pour vous simplifier la tâche. En y répondant, vous saurez très vite quels sont les objets qui doivent quitter votre bureau.

Amélioration de la recherche sur l’espace de travail à distance

Une étude réalisée en 2007 a montré que les peintures grises, beiges et blanches qui recouvrent habituellement les murs des bureaux affectent l’humeur des employés, provoquant des sentiments de tristesse, voire de dépression^[2].

Une autre étude a montré que la température, l’éclairage et même les odeurs peuvent avoir un impact direct sur votre productivité. Il a été dit que la température optimale pour un environnement de travail typique est d’environ 22 °C.^[3] Une étude de 2002 a également montré que les travailleurs bénéficiant de sources de lumière naturelle restaient concentrés sur leurs tâches pendant 15 % plus longtemps que ceux qui travaillaient uniquement sous un éclairage artificiel^[4].

En outre, les employés qui travaillaient dans un environnement sans fenêtre ont déclaré avoir moins de vitalité et moins de sommeil.^[5] Enfin, selon un rapport de 2014, l’odeur que nous dégageons peut avoir un effet positif sur notre productivité. Une odeur de citron a permis de réduire de 54 % le nombre d’erreurs^[6].

Réflexions finales

Gardez à l’esprit qu’un espace de travail inspirant n’est pas l’apanage de ceux qui disposent d’un budget important ou d’idées extravagantes. C’est vous qui êtes responsable de votre espace, et vous seul pouvez le créer selon vos désirs.

Pour améliorer votre espace de travail, vous pouvez ajouter plus de lumière et vos couleurs préférées sous forme d’œuvres d’art, de fleurs, de panneaux et d’étagères. Les options sont infinies et dépendent de ce que vous souhaitez obtenir.

Suivez les conseils ci-dessus et vous serez plus satisfait que jamais de votre espace de travail à distance. N’oubliez pas que vous êtes responsable de votre productivité, il est donc de votre responsabilité d’exceller et de faire en sorte que votre environnement joue en votre faveur.

Crédit photo : Kristin Wilson via unsplash.com