Savez-vous ce qui différencie une minorité de communicateurs efficaces des autres ? C’est la capacité à comprendre le sens de la conversion et l’aptitude à transmettre leur message de manière claire et précise. Les communicateurs efficaces ne se contentent pas de parler, ils savent aussi écouter !

Si certaines compétences exceptionnelles en matière de communication sont innées, les personnes qui ne sont pas naturellement dotées de ces capacités peuvent certainement améliorer leurs compétences en matière de communication en s’exerçant. Lorsque vous améliorez vos compétences en communication, vous pouvez vous attendre à ce que votre vie devienne plus facile dans de nombreux domaines. Qu’il s’agisse de commander une pizza ou d’appeler le 911 pour obtenir une aide d’urgence, l’écoute et la communication sont toutes deux d’une importance vitale.

Vous devez comprendre et adopter les meilleures qualités des communicateurs efficaces pour améliorer votre qualité de vie dans tous les domaines. Examinez ces attributs pour devenir un bon communicateur et, ce faisant, apprenez également à communiquer efficacement au travail et à la maison.

Les communicateurs efficaces présentent ces caractéristiques

Que vous soyez déterminé à améliorer votre communication au travail ou à mettre en œuvre des changements pour une bonne communication sur le lieu de travail, les conseils de cette section mettront en évidence les attributs sur lesquels vous devez vous concentrer. Un communicateur efficace présente toujours ces caractéristiques :

1. Ils écoutent

« Nous avons deux oreilles et une bouche, et nous devrions les utiliser proportionnellement », déclare Susan Cain, auteur de Quiet : The Power of Introverts in a World That Can’t Stop Talking (Le pouvoir des introvertis dans un monde qui ne peut s’arrêter de parler).

Une excellente écoute est une compétence importante pour une communication efficace. ^[1]

Pour bien communiquer, il faut savoir écouter. Prendre en compte ce que les gens disent vous permet de répondre de manière appropriée. Les grands communicateurs ne s’engagent pas dans des discussions unilatérales, car à quoi bon ?

Ils n’essaient jamais de trouver des réponses pendant que les autres parlent parce qu’ils ne veulent pas perdre de vue ce qui a été dit. Les communicateurs efficaces savent exactement ce qui convient en retenant chaque mot du dialogue au moment de prendre la parole.

2. Ils peuvent établir des relations avec les autres

Les personnes ayant de bonnes capacités de communication développent une connaissance de leur public en l’écoutant attentivement. Elles peuvent personnaliser leur message en fonction des auditeurs, qu’il s’agisse d’une salle remplie de personnes, d’un groupe d’abonnés à l’internet ou d’une seule autre personne.

Il est essentiel d’avoir une certaine compréhension de votre public car, sans cela, vos paroles tomberont à plat.

3. Ils simplifient ce qui est complexe

Certains messages sont difficiles à comprendre, déroutants ou complètement chaotiques. Cependant, un communicateur efficace peut prendre ces signaux et les rendre clairs et concrets pour son public.

Voici des exemples de bonnes compétences en matière de communication :

• Prenons l’exemple d’un professeur qui explique un nouveau sujet à une classe d’algèbre. Son cours tombera à plat s’il ne parvient pas à rendre la difficulté intelligible. Les grands communicateurs rendent la matière plus accessible à un plus grand nombre de personnes en la décomposant ou en la reformulant.
• Un autre bon exemple est la communication avec les cadres des compagnies aériennes. Ils sont formés pour être des communicateurs efficaces et ne pas embrouiller les clients avec du jargon technique lorsqu’ils effectuent une réservation.

4. Ils savent quand s’exprimer

Comprendre quand une discussion est nécessaire est toujours bénéfique pour une communication efficace. Prenons le cas d’un employé paresseux au travail qui n’arrive pas à saisir une idée.

Un manager qui reconnaît la nécessité d’une discussion aura plus d’impact qu’un manager qui balaie la question sous le tapis sans rien dire. Il sait quand il faut parler, quand cela lui est bénéfique et quand il vaut mieux se taire.

5. Ils sont disponibles

Ils se rendent disponibles chaque fois que vous avez besoin d’un communicateur expert. Ils ne vous laissent pas en suspens en vous donnant des réponses.

Ils ne sont pas le petit ami qui disparaît et ne répond pas aux textos pendant des heures ; ils ne sont pas l’employeur qui n’a pas le temps d’expliquer les tâches. Les bons communicateurs facilitent les dialogues globaux qui satisfont toutes les parties.

6. Ils pratiquent la confiance

Un communicateur efficace est conscient de ses capacités. Il ne se cache pas derrière une terminologie ambiguë et parle franchement. Son attitude confiante gagne la confiance de l’auditoire en démontrant qu’il comprend ce dont il parle.

7. Ils sont spécifiques

Vous n’allez pas tourner autour du pot si vous voulez faire passer votre message. Pour communiquer efficacement, il faut que le message soit clair et concis, et il n’y a pas d’ambiguïté sur la nature de ce message.

Les communicateurs efficaces donnent des instructions précises ou posent des questions pointues, sans laisser de place à l’incompréhension. Il est préférable de fournir l’information à l’auditeur de manière simple, sans aucune confusion.

8. Ils se concentrent sur leurs interactions

Éliminer les distractions des conversations est un élément clé pour s’exprimer correctement et poliment. Personne n’apprécie d’être au milieu d’une discussion lorsque l’autre partie commence à envoyer des SMS ou à lui mettre de la nourriture sous le nez.

En éliminant ces distractions de son environnement, le communicateur efficace peut se concentrer entièrement sur son message et son public.

9. Ils posent des questions

Un communicateur compétent fait un usage intensif de questions – riches en détails – pour mieux comprendre son auditoire. Les réponses, et non les suppositions, sont utilisées pour combler les lacunes de compréhension.

Posez des questions ouvertes sur leurs centres d’intérêt afin de connaître leurs besoins et leurs désirs. ^[2] Toute information recueillie par le biais de questions permet de mieux satisfaire le public et de transmettre le message du communicateur.

10. Ils reconnaissent les signaux non verbaux

Lorsque l’on s’adresse à quelqu’un en face à face, le langage corporel est tout aussi important que les mots prononcés. Les indications non verbales telles que la posture, l’expression faciale et le contact visuel peuvent aider un communicateur efficace à comprendre son auditoire et à reconnaître l’insatisfaction, l’anxiété ou l’enthousiasme.

Cela vaut la peine de consacrer du temps et des efforts à la pratique de ces compétences et à l’amélioration de vos capacités de communication.

Pour en savoir plus, jetez un coup d’œil à ces 20 principaux indicateurs du langage corporel.

11. Ils établissent un contact visuel

Un contact visuel régulier avec une personne lors d’une conversation montre que vous vous intéressez à ce qu’elle dit. Regarder par terre ou par la fenêtre donne l’impression de ne pas être attentif.

Jetez un coup d’œil à ces conseils sur la façon d’établir un contact visuel engageant.

12. Ils s’engagent

S’engager signifie occuper l’attention ou les efforts d’une ou de plusieurs personnes. Pour cela, il faut s’extraire de soi-même pour se connecter à la fois au don et au contre-don de la communication de manière holistique. Ce faisant, vous occupez leur attention.

Si vous n’êtes pas prêt à vous engager pleinement, attendez avant d’entamer une communication importante.

13. Ils font une pause avant de réagir

Il arrive souvent que l’on lise un courriel qui vient d’arriver et que l’on ait une réaction immédiate à sa lecture. Et ce n’est pas une réaction positive. Une façon moins efficace de traiter et de communiquer est d’envoyer un courriel cinglant en retour.

Il est toujours préférable d’attendre un peu avant de répondre. Cela vaut également pour les situations verbales.

14. Ils ne font pas de commérages

Les ragots, en plus d’être potentiellement destructeurs, sont du bruit. Ce sont des « informations » inutiles à la conduite du travail, une grande distraction et une perte de temps.

Si vous ne savez pas comment faire face aux ragots au travail, jetez un coup d’œil à cet article : 7 choses à faire dans un environnement de travail propice aux commérages.

15. Ils félicitent souvent et reconnaissent les gens

Les personnes qui ne se sentent pas appréciées ne savent pas écouter. Elles peuvent estimer que cela ne vaut pas la peine d’y consacrer du temps ou que l’orateur n’est pas franc.

Mais lorsqu’une personne est appréciée et qu’on le lui dit en termes clairs, elle écoute avec empressement. Les éloges authentiques développent de meilleures antennes chez l’auditeur.

16. Ils n’utilisent jamais de langage condescendant ou vulgaire

L’épaisseur de la peau d’une personne n’a pas d’importance. Le fait de lui parler avec mépris ou d’une manière qui semble abusive est le bruit qui l’empêche de s’engager pleinement avec vous.

Filtrez votre esprit et votre bouche, et vous remarquerez que ceux qui vous entourent sont plus désireux d’entendre ce que vous avez à dire.

17. Ils ont une bonne éthique de travail

Personne ne se soucie de l’opinion des fainéants. Soyez responsable, travaillez dur et faites un effort supplémentaire pour aider vos collègues qui ont besoin d’un coup de main.

Voici quelques conseils pour vous aider à avoir une bonne éthique de travail : How to Build a Reliable Work Ethic (Comment développer une éthique de travail fiable).

18. Ils traitent les autres équitablement

Si vous ne pensez pas que vous obtiendrez un accord équitable, vous ne tiendrez probablement pas compte de ce qu’un escroc vous dira. Un communicateur efficace tient à distance les personnes qui jugent.

Suspendre son jugement fait également partie de l’écoute active. ^[3]

Si les membres de votre entreprise ont l’impression que vous traitez les autres de manière inégale, ils vous ignoreront et baisseront leurs antennes. Mais lorsqu’ils savent que vous les traiterez avec le même honneur que vous traitez les autres, ils veulent entendre ce que vous dites.

19. Ils restent calmes en cas de stress

C’est l’une des tactiques les plus difficiles à maîtriser, mais elle est très payante.

Nous avons tous été émerveillés par les secouristes, les policiers, les chirurgiens et autres, capables de garder leur sang-froid dans des situations de vie ou de mort. Et si nous sommes impliqués, nous suivons immédiatement leurs ordres.

Lorsque vous restez calme dans des situations stressantes, les autres le sont aussi. C’est une autre forme de communication efficace.

Si vous avez du mal à gérer le stress, consultez ces conseils : Comment rester calme et serein lorsque vous êtes extrêmement stressé.

20. Ils ne gaspillent pas leur temps

Nous sommes tous nés avec un temps limité. Il n’est donc pas étonnant que les gens n’aiment pas que leur temps soit gaspillé (c’est pourquoi tant de réunions de bureau sont désagréables).

Les communicateurs efficaces savent ce qu’il faut dire, ils vont droit au but et laissent aux autres la possibilité de poser des questions.

21. Ils cherchent à comprendre la situation et à la clarifier

Prenez le temps d’être réfléchi et intentionnel. Avant de communiquer au travail, il est essentiel de faire une pause, de comprendre la situation, de clarifier et de faire preuve d’empathie.

Si vous vous demandez comment communiquer efficacement au travail, faites le point avec vous-même lorsque des questions personnelles risquent d’obscurcir vos perceptions et vos jugements. Remettez en question les idées préconçues et sachez mettre vos sentiments personnels de côté pour vous concentrer sur la tâche à accomplir.

22. Ils fournissent un retour d’information objectif et observable

Tout le monde préférerait éviter les conflits si c’était possible, mais parfois ce n’est pas possible dans la vie ou sur le lieu de travail. Une communication efficace consiste à fournir un retour d’information objectif et observable et à le recevoir en retour.

Cela permet d’instaurer la confiance au sein d’une équipe et de renforcer d’autres modes de communication efficaces tels que l’écoute, l’interrogation, l’engagement et la réaction.

23. Ils créent une obligation de rendre compte

Une communication efficace au travail n’est pas un événement ponctuel. Vous devrez suivre les progrès en permanence et apporter un soutien continu. N’oubliez pas de reconnaître les progrès de vos pairs, de vos équipes ou de vos dirigeants !

Utilisez les questions suivantes pour vous aider à évaluer l’efficacité de la communication continue au travail :

• Quelles sont les opportunités qui s’offrent à vous ?
• Comment s’adapter ?
• Quelles sont les décisions à prendre ?
• Quel soutien pouvez-vous apporter ?
• Que devez-vous faire pour vous assurer que le message exact a été reçu ?

Résultat final

La communication, comme beaucoup d’autres compétences, est un art. Il faut s’efforcer de devenir un communicateur efficace. En suivant les caractéristiques mentionnées dans cet article, on peut maîtriser l’art d’une communication bonne et efficace.

Si vous avez apprécié la lecture de cet article et que vous souhaitez vérifier d’autres domaines de la vie que vous pouvez optimiser, cet article pourrait vous être utile.

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