Une métaphore que beaucoup utilisent quotidiennement compare notre cerveau à une voiture ou à une bicyclette à vitesses. Cela signifie que le cerveau humain, dans un souci d’efficacité et de concentration, se concentre sur la tâche à accomplir, au point qu’il faut du temps pour se détacher du sujet et passer à autre chose.

C’est quelque chose que nous vivons tout le temps – par exemple, lorsque j’ai travaillé sur le budget et que j’ai mis de l’ordre dans les factures et les reçus pour la période des impôts, j’ai besoin de faire une pause pour me rafraîchir l’esprit avant de passer à un travail tel que la rédaction de cet article, qui est un type de travail différent – créer des données plutôt que de les traiter – et un sujet différent.

Dans Your Memory : A User’s Guide, l’auteur Alan Baddeley fait référence à une étude menée par le psychologue néerlandais Adriaan de Groot, dans laquelle la mémoire des maîtres des échecs a été comparée à celle de joueurs de club moyens. Les maîtres étaient les joueurs qui jouaient fréquemment avec un bandeau sur les yeux.

Lors d’une expérience, il a placé un échiquier dans une position choisie lors d’une partie, a permis à ses joueurs d’échecs d’avoir une série d’aperçus de cinq secondes de l’échiquier et, après chaque aperçu, leur a demandé d’essayer de reproduire la position sur un autre échiquier. Les maîtres ont placé correctement 90 % des pièces après un seul coup d’œil de cinq minutes, alors que les joueurs faibles n’ont placé que 40 % des pièces après un coup d’œil, et ont eu besoin de huit coups d’œil avant d’égaler les performances initiales des maîtres. Extrait de Your Memory : A User’s Guide.

Quelle a été la conclusion de l’étude de Groot et d’un certain nombre d’autres expériences ? Que la supériorité des joueurs d’échecs provient de leur capacité à voir l’échiquier comme un ensemble organisé plutôt que comme un tas de pièces individuelles et déconnectées les unes des autres.

Qu’est-ce que cela a à voir avec quoi que ce soit ? Votre esprit ne s’organise pas à un niveau infime, mais en regroupant de petites choses liées entre elles en un tout cohérent. Pour l’esprit, la vérification des courriels, la lecture des flux RSS et la lecture des courriers de la boîte aux lettres finissent par constituer une seule et même chose : le traitement des communications.

Si vous pensez en groupe, travaillez en groupe

Ainsi, grâce à des observations anecdotiques et à l’expérience personnelle (deux formes de preuves scientifiques très appréciées, je vous l’assure), nous avons établi que l’esprit « change de vitesse » afin de se concentrer sur une tâche particulière et de penser de la manière requise pour la mener à bien ou pour résoudre les problèmes qui s’y rapportent. Nous avons établi qu’il faut ensuite du temps pour changer les rouages de notre cerveau afin de traiter d’autres problèmes de manière optimale. Nous avons obtenu des preuves scientifiques légitimes pour expliquer ce phénomène et en comprendre les raisons.

La conclusion naturelle et pratique est que si vous pensez en groupes d’idées liées qui forment des ensembles, vous devriez travailler de la même manière. Aller à l’encontre du flux de l’esprit humain n’est que contre-productif, donc au lieu de faire de petites parties de la comptabilité entre deux articles – puisqu’il est si difficile de s’y atteler d’un seul coup – nous devrions regrouper ces tâches comptables connexes et les aborder en une seule fois, n’est-ce pas ?

L’exercice pratique consisterait à essayer les deux méthodes et à mesurer, à la minute près, le temps nécessaire à la tenue de la comptabilité et à la rédaction des articles en utilisant les deux méthodes. Je peux vous garantir que, si vous mélangez les tâches tout au long de la journée, le temps nécessaire à la tenue de la comptabilité et à la rédaction des articles sera plus long :

• Vous passez plus de temps à accomplir les tâches,
• Vous passez plus de temps à passer d’une tâche à l’autre,
• Vous avez perdu une grande partie de la journée.

Chaque fois que vous arrêtez ce que vous êtes en train de faire, que vous vous préparez un café et que vous profitez du soleil pendant dix minutes après cette demi-heure de comptabilité avant de vous plonger dans un article, vous perdez du temps. Chaque fois que vous devez reprendre là où vous vous êtes arrêté, vous perdez du temps à déterminer où vous vous êtes arrêté et à vous remettre à la tâche suivante. À la fin de la journée, si vous faites le compte, vous pourriez perdre deux heures parce que votre style de planification des tâches n’est pas efficace.

Dans sa section sur l’organisation mentale, Baddeley explique que le cerveau classe également les choses en fonction de vos attitudes, de vos croyances et de vos attentes. Cela peut sembler évident, mais en réalité, cela signifie que les groupes ne peuvent être définis que par vous.

Par exemple, j’ai placé la vérification du courrier électronique, le courrier postal et la lecture de RSS dans le même groupe plus haut dans l’article. Vous pouvez classer le courrier électronique, le courrier postal et les appels téléphoniques dans le même groupe et placer les RSS avec la navigation et la recherche.

Maîtriser les groupes

Dressez la liste de toutes les tâches que vous accomplissez en une journée, de la vérification des courriels à 8 heures du matin à la révision des tâches à 17 heures (ou ce que vous faites d’autre). Tout. Ensuite, à l’aide d’un papier ou d’un outil de cartographie mentale, regroupez toutes ces tâches dans ce qui vous semble être une correspondance logique. Il n’y a pas de bon ou de mauvais choix, évidemment, puisque ce que votre cerveau vous dit est la façon dont vous envisagez ces tâches.

Si vous avez des groupes assez importants ou des tâches isolées, ce n’est pas grave. Les groupes les plus importants constitueront la majeure partie de votre temps de travail, car vous devez vous attaquer à ces tâches de manière consécutive pour une efficacité maximale. Les tâches isolées seront utiles pour séparer les grands groupes, car il est particulièrement difficile de passer d’un domaine très vaste à un autre domaine très vaste.

Vous devriez également déterminer les tâches que vous effectuez chaque semaine ou chaque mois et les regrouper, bien que cela puisse s’avérer plus délicat. N’essayez de le faire que si vous êtes un ultra-productiviste, le genre de personne qui inscrit la lecture de ce blog sur sa liste de tâches.

Une fois que vous avez terminé, planifiez-les par groupes, en réservant les groupes les plus difficiles et les plus importants aux moments de la journée où vous avez le plus d’énergie, et les groupes à faible implication au début et à la fin de la journée. Par exemple, la consultation des courriels et des flux RSS est pour moi un moyen assez facile et productif de commencer la journée. Cela me permet d’entrer dans la routine du bureau et, lorsque ces tâches sont terminées, je suis réveillé et prêt pour le vrai travail.

Exemples de regroupements

La communication est un élément important, mais malheureusement, elle est aussi assez difficile à regrouper – vous pouvez avoir des appels téléphoniques qui vont et viennent toute la journée, des courriels qui doivent être traités à la volée (évitez cela à tout prix si votre travail le permet), et ainsi de suite. Cependant, dans ma journée de travail, cela ressemble à peu près à ceci :

• Courriel
• RSS
• Courrier postal – factures, relevés bancaires
• Messagerie instantanée (si vous travaillez sur le web, c’est comme la salle de conférence)

Les tâches ménagères, en revanche, sont assez faciles à comprendre – et nous avons tous une idée assez similaire de ce qu’elles impliquent.

• Balayer, passer l’aspirateur et passer la serpillière sur les sols
• Vaisselle, nettoyage de la cuisine
• Nettoyage de la salle de bains,
• Blanchisserie

Je connais des personnes qui répartissent les tâches ménagères tout au long de la journée et font des pauses entre les deux. C’est ce que nous faisons tous. Mais si l’on considère les travaux ménagers comme un ensemble de tâches groupées, on peut mettre une heure à faire ce qui prend habituellement deux heures.

Vos groupes peuvent (en fait, ils vont certainement) varier – il ne s’agit que d’exemples de groupes de tâches que j’utilise pour organiser ma journée.

Prestations auxiliaires

Au lieu de microgérer mon emploi du temps, les groupes prédéfinis me permettent de planifier beaucoup plus rapidement. Je peux simplement programmer les communications à 8 heures, la recherche à 9 heures et la rédaction à 12 heures. Ce n’est certainement pas la raison pour laquelle j’utilise cette technique de planification, mais c’est une raison supplémentaire de le faire.

Un calendrier cohérent

Effectuez vos tâches groupées de manière cohérente – pour les groupes hebdomadaires, faites-les le même jour et à peu près à la même heure. Pour les groupes quotidiens, faites-les à peu près dans le même ordre. L’instauration d’une routine permet à votre cerveau de passer plus facilement à la vitesse supérieure, car il sait à quoi s’attendre.

Le regroupement des tâches est une technique simple, voire triviale, mais après quelques essais pratiques, je suis convaincu qu’elle peut me faire gagner quelques heures par jour – exactement ce que je cherchais ! Toutefois, si vous aimez diviser les tâches en morceaux plus agréables et que vous ne cherchez pas à gagner quelques heures par jour, vous risquez de devenir fou à force d’essayer cette technique.