L’une des exigences les plus difficiles que le livre Getting Things Done de David Allen impose aux adeptes de son système est de consacrer deux heures par semaine à un bilan hebdomadaire. Il est déjà difficile de trouver un bloc de temps ininterrompu, mais il est encore plus difficile de savoir quoi en faire. Allen ne consacre que cinq pages à la revue hebdomadaire dans Getting Things Done, et peut-être quelques pages de plus dans Ready for Anything – ce qui est à peine suffisant pour étoffer ce qui est une partie absolument centrale et cruciale du système global.

C’est pourquoi la revue hebdomadaire est la partie de GTD que les gens ont le plus tendance à sauter – ou, s’ils la font, la partie dont ils tireront probablement le moins de bénéfices. C’est dommage, car si elle est bien faite, la révision hebdomadaire est le moment où la véritable « action » de GTD se produit, lorsque la planification à long terme et les rêves créatifs sont mis en avant et au centre.

Le nouveau livre audio de David Allen, GTD > Weekly Review, comble cette lacune en consacrant environ deux heures et demie, réparties sur trois CD, à une discussion sur ce qu’est et ce que peut être une revue hebdomadaire. J’ai demandé aux responsables de la David Allen Company s’ils pouvaient m’envoyer un exemplaire pour que je le commente pour vous, et ils ont gracieusement accepté.

Qu’est-ce qu’un bilan hebdomadaire ?

Avant d’aborder les spécificités du livre audio Weekly Review, revenons sur ce qu’est censé être un examen hebdomadaire. Selon Getting Things Done, l’objectif d’une révision hebdomadaire est de « [prévoir] un temps de capture, de réévaluation et de retraitement pour vous permettre de garder l’équilibre ». En prenant du recul par rapport à la gestion quotidienne des tâches, la revue hebdomadaire vous permet de vous « concentrer sur vos projets importants ».

Allen décrit les différentes étapes d’un examen hebdomadaire :

1. Rassemblez tous vos documents en vrac et déposez-les dans votre boîte de réception pour qu’ils soient traités.
2. Traitez vos notes pour en extraire les actions à entreprendre, les rendez-vous, les nouveaux projets, etc.
3. Examinez les données de votre calendrier précédent pour vous rappeler les idées, les tâches, etc. que vous n’avez peut-être pas saisies à ce moment-là.
4. Examinez votre calendrier pour voir s’il y a de nouvelles actions à ajouter à vos listes.
5. Faites le vide dans votre tête. Notez tout ce qui vous préoccupe ou retient votre attention.
6. Passez en revue vos listes de projets afin de déterminer l’état d’avancement de chacun d’entre eux et s’il y a des mesures à prendre pour les faire avancer.
7. Passez en revue vos prochaines listes d’actions. Mettez-les à jour en cochant les actions que vous avez déjà réalisées. Utilisez les actions achevées comme déclencheurs pour vous rappeler les étapes ultérieures que vous devez franchir et non pour vous rappeler qu’une action est terminée.
8. Passez en revue les listes d’attente. Ajoutez les suivis appropriés à vos listes d’actions. Cochez tout ce que vous avez déjà reçu.
9. Examiner toute liste de contrôle pertinente.
10. Passez en revue votre liste « un jour » et « peut-être » et décidez s’il y a quelque chose que vous êtes prêt à mettre sur votre liste de projets actifs.
11. Passez en revue les dossiers de soutien de votre projet pour vous assurer que vous n’avez pas oublié de nouvelles mesures à prendre.
12. Soyez créatif et courageux. C’est la partie la plus difficile et la moins bien décrite du processus dans les livres d’Allen, ce qui est dommage, car c’est là que la magie opère. Après avoir fait le vide dans votre esprit, prenez le temps d’imaginer de nouvelles idées – des idées risquées, des idées créatives, etc. Il s’agit essentiellement d’une séance de remue-méninges libre autour du thème « que pourrais-je faire ? ».

GTD > Weekly Review rassemble ces étapes en trois phases : Faites le vide (ramassez toutes les affaires en suspens et faites le vide dans votre tête), Faites le point (passez en revue vos listes et les données de votre calendrier) et Faites preuve de créativité (activez vos projets éventuels et imaginez de nouveaux projets farfelus).

Conseils et astuces pour de meilleurs examens hebdomadaires

Le cœur de GTD > Weekly Review est une conversation à trois entre David Allen et deux organisatrices professionnelles de DavidCo, Marian Bateman et Meg Edwards, qui s’appuient sur leurs propres expériences de travail avec des clients sur le terrain pour illustrer et développer les concepts généraux exposés par Allen. Cela occupe les deux premiers disques ; le troisième disque vous guide du début à la fin de l’examen hebdomadaire, une sorte de séance de coaching « virtuelle ». Le coffret est également accompagné d’une « feuille de contrôle » de la taille d’un CD, qui décrit les étapes d’un examen hebdomadaire.

Voici quelques-uns des conseils qu’ils proposent.

Obtenir des informations claires

Le bilan hebdomadaire est l’occasion de faire le vide dans votre tête et d’explorer réellement où vous en êtes et où vous allez. Soyez particulièrement attentif au moment où vous le planifiez, car il doit s’agir d’un moment qui vous convient le mieux, c’est-à-dire un moment où vous n’êtes pas interrompu et où vous avez le plus de chances d’être « en paix », sans avoir de gros problèmes au-dessus de la tête exigeant une attention immédiate. Un bilan hebdomadaire peut toujours être utile même si vous êtes pressé et que des questions urgentes se posent, mais si votre bilan hebdomadaire se déroule toujours dans ces conditions, vous devez probablement le programmer à un moment plus approprié.

Veillez cependant à le programmer. Pour un trop grand nombre d’entre nous, le bilan hebdomadaire est une sorte d’engagement « quand j’aurai le temps de le faire », ce qui annule plus ou moins ce qu’un bilan hebdomadaire peut offrir. Prenez l’engagement ferme, dans votre calendrier, de faire un bilan hebdomadaire chaque semaine.

Allen et les autres intervenants soulèvent un point important : le bilan hebdomadaire n’ est pas un temps de rattrapage – il ne s’agit pas de quelques heures supplémentaires pour faire tout ce que vous avez pris du retard au cours de la semaine. Cela s’applique tout particulièrement au courrier électronique. Bien qu’Allen recommande de vider votre boîte aux lettres électronique, si vous ne le faites pas chaque semaine, ce n’est pas le moment de commencer à le faire ! Si vous avez pris beaucoup de retard dans l’envoi de vos courriels, prévoyez du temps pour vous en débarrasser au cours de la semaine à venir.

Obtenir le courant

Révisez votre calendrier

Quelle part de votre calendrier devriez-vous revoir ? La réponse d’Allen est simple : aussi loin en arrière que nécessaire, et aussi loin en avant que nécessaire. Pour Allen, cela signifie plusieurs mois à l’avance, car il voyage souvent et veut s’assurer que ses demandes de surclassement sont envoyées en temps voulu. Pour d’autres, il s’agit d’une semaine ou deux à l’avance. Réfléchissez un peu pour déterminer votre propre « horizon des événements », c’est-à-dire la distance dans le futur à laquelle les événements commencent à nécessiter des actions immédiates.

Garder vos projets sur la bonne voie

David Allen appelle les projets des « résultats », pour les distinguer des actions – on ne fait pas de projets, on fait des actions qui nous mènent vers un résultat souhaité. Votre liste de projets est donc un lieu de réflexion et non d’action. Quelle est la toute prochaine action que vous devez entreprendre pour vous rapprocher de chaque résultat de votre liste ?

Allen nous rappelle que la vie comporte aussi des projets, qui ne se limitent pas à notre travail et à notre carrière. Rénover sa maison, nettoyer son garage, déménager – ce sont là des projets évidents que notre vie hors travail peut impliquer, mais il y a aussi des choses comme prendre le temps de faire une sortie en famille ou de passer plus de temps avec ses enfants. Il peut sembler inutile d’ajouter ces projets à votre liste, à côté de « Créer une proposition de subvention pour l’éducation de la ville » ou autre, mais s’ils ne figurent pas sur votre liste, ils brûlent des cycles de pensée que vous pourriez utiliser pour trouver comment passer plus de temps avec vos enfants au lieu de vous contenter de vous inquiéter de devoir le faire.

Listes de contrôle et de référence

Il s’agit probablement de la partie la moins utilisée de la revue hebdomadaire (qui est elle-même une partie mal utilisée de la GTD). Selon Allen, vous devriez envisager de créer une liste de contrôle pour toute tâche routinière que vous effectuez plus d’une ou deux fois. Les listes de contrôle nous permettent a) de ne pas nous fier à notre mémoire pour nous assurer que tout est fait, et b) de ne pas avoir à réfléchir aux actions suivantes pour des tâches dont nous avons déjà déterminé les actions suivantes.

Les listes de référence sont exactement ce que leur nom indique : des listes d’informations de référence auxquelles vous devez souvent vous référer. Il peut s’agir, par exemple, de livres que vous souhaitez lire, d’identifiants et de mots de passe, d’endroits que vous souhaitez visiter, de recettes que vous souhaitez obtenir, etc. Au cours de votre examen hebdomadaire, veillez à ajouter toute information pertinente à vos listes de référence.

Conseil supplémentaire : découvrez Checkser et Gibb, deux applications en ligne permettant de créer et de stocker des listes de contrôle.

Soyez créatifs

Comme je l’ai déjà dit, c’est à ce moment-là que le bilan hebdomadaire prend tout son sens. Maintenant que vous vous êtes débarrassé de toutes les choses banales, vous pouvez vous détendre et laisser libre cours à votre imagination. Sortez votre liste de projets et voyez quelles idées folles vous avez eues il y a un mois et qui mériteraient d’être réalisées. Soyez libéral avec votre liste des choses à faire ou à ne pas faire – mettez-y des idées à incuber et voyez si elles ne se transforment pas en choses que vous avez vraiment envie de faire.

C’est le moment de faire ce que Seth Godin appelle du « edgework » – voir quelles nouvelles façons radicales vous pouvez pousser ce que vous faites en ce moment. Quels nouveaux risques pourriez-vous prendre ? Que pourriez-vous être si vous pouviez être ce dont vous rêvez ? Quelles nouvelles choses aimeriez-vous apprendre – ou enseigner ? Quelle idée folle avez-vous que personne ne prendrait au sérieux ? N’oubliez pas que vous n’êtes pas obligé de faire tout ce que vous proposez dans votre bilan hebdomadaire ; l’idée est de vous donner la liberté de penser à des choses sans vous engager à agir.

Évaluation finale de GTD > Bilan hebdomadaire

GTD > Weekly Review explique très bien le rôle de la revue hebdomadaire et sa relation avec la productivité. Si vous avez déjà entendu David Allen parler, vous savez qu’il peut être très inspirant et accessible, et Meg Edwards et Marian Bateman sont tout aussi captivantes. Leur expérience personnelle contribue grandement à approfondir l’idée d’un bilan hebdomadaire, la transformant d’une idée dans un livre en une réalité pratique et testée. Le troisième disque du coffret, bien qu’il ne soit pas aussi intéressant à écouter, apporte une réelle valeur ajoutée car il peut être écouté pendant que vous prenez l’habitude de faire le bilan hebdomadaire – jouer un peu, faire une pause, faire un bilan, jouer un peu plus, faire une pause, faire un bilan plus important, etc.

Mon seul problème est le prix : 99 $ US pour un ensemble de trois disques. Si vous faites partie du public cible de David Allen Co. composé de cadres d’entreprise, de cadres moyens et d’entrepreneurs prospères, alors ce coffret vaut vraiment la peine d’être acheté. Par rapport au coût d’un séminaire de David Allen, ou même d’un séminaire dispensé par un coach de DavidCo, 99 $ est une véritable aubaine, mais il y a beaucoup de gens qui auraient besoin de ce genre de coup de pouce pour qui le séminaire et le kit GTD > Weekly Review sont tous deux trop hors de portée.

Si vous pouvez en accepter le prix, il s’agit d’une extension très utile du système GTD. Je peux pratiquement garantir que vous l’écouterez plus d’une fois – tout comme les livres d’Allen, c’est le genre de matériel auquel vous vous référerez encore et encore.