Au cours de mes quarante années de travail, je me suis toujours plaint des réunions longues, ennuyeuses et improductives, alors rejoignez le club ! Oui, les réunions à l’ancienne ont des effets négatifs sur le moral, la productivité et la motivation^[1].

« Il (Warren Buffett) ne laisse pas son agenda se remplir de réunions inutiles » – Bill Gates

Alors, pourquoi les réunions ne pourraient-elles pas être plus courtes, plus productives et même, si j’ose dire, plus amusantes ?

La bonne nouvelle, c’est que de nombreuses entreprises sont aujourd’hui à la pointe du progrès en matière de réunions productives.

Les secrets d’une réunion productive

Voici 12 secrets pour une réunion productive. Si vous êtes un manager ou un chef d’équipe, vous pouvez les mettre en œuvre. Si vous êtes membre d’une équipe, vous pouvez toujours faire des suggestions pour que les réunions deviennent vraiment très productives.

1. Le temps n’est pas le véritable problème

La plupart des gens se plaignent de manquer de temps et les réunions peuvent les priver de ce bien précieux. Une autre façon de voir les choses est de se concentrer sur les niveaux d’énergie dont on dispose.

Prévoyez des pauses afin de maintenir les niveaux de productivité au maximum.

« Gérez votre énergie, pas votre temps ». – Tony Schwartz

2. Raccourcir les réunions

Fixer une limite de temps de 10 ou 15 minutes peut s’avérer très utile. Certains responsables se procurent même un minuteur qui se déclenche à la fin de la réunion. Ce n’est pas un hasard si les conférences TED ont une durée maximale de 18 minutes.

La raison en est que toutes les recherches montrent que notre capacité d’attention diminue progressivement si les réunions ou les discussions durent plus longtemps. Des études menées à la Texas Christian University montrent que les étudiants retiennent davantage d’informations après des cours plus courts^[2].

3. Planifier des réunions uniquement en cas de besoin

La plupart des entreprises fixent l’heure et le jour des réunions. Cela signifie que la productivité est ralentie, simplement à cause d’un horaire fixe.

Il est préférable de se réunir lorsque les choses doivent être faites, les décisions prises et les points d’action finalisés.

4. Rencontre debout ou ailleurs

Une étude très intéressante montre que le fait de s’asseoir augmente les problèmes territoriaux^[3].

Les gens se sentent à l’aise et veulent également affirmer leur position ou leur autorité. Ce n’est pas si facile à faire lorsqu’on est debout.

Les participants se sentent moins à l’aise et veulent faire avancer les choses plus rapidement. Il existe d’autres façons innovantes d’organiser des réunions.

« Mais où que vous soyez, faites preuve d’innovation en matière d’espace. Essayez une réunion debout, ou quittez les bureaux et allez au parc. Sortez de votre environnement quotidien » – Richard Branson

5. Planifier l’ordre du jour à l’avance

Une réunion courte nécessite toujours un ordre du jour, qui doit être distribué avant la réunion si possible. Il aide les participants à se préparer et à se concentrer sur les questions qui doivent être discutées.

Voici comment élaborer un ordre du jour de réunion efficace et simple.

6. Créer une zone sans smartphone

Demandez aux gens si leurs collègues utilisent des smartphones ou des tablettes pendant les réunions. La majorité d’entre eux s’en offusque, car cela témoigne d’un manque de respect et d’une participation inégale, voire inexistante^[4].

Il est préférable de faire de l’espace de réunion une zone sans téléphone intelligent et d’encourager les gens à laisser leur téléphone à l’extérieur dans un panier, avec des poteaux attachés. La Maison Blanche le fait déjà.

7. Limiter le nombre de participants

C’est l’une des recommandations mentionnées dans l’article de Kristen Gil intitulé « Start-Up Speed »^[5] Elle est vice-présidente des opérations commerciales chez Google.

Si vous limitez les participants aux personnes directement impliquées dans un projet ou une procédure, les autres ont plus de temps pour poursuivre leur travail.

8. Faire fonctionner la réunion comme une horloge

Présider une réunion est une tâche très délicate. Idéalement, vous devez faire tout ou partie des choses suivantes :

• Indiquez l’objet de la réunion, par exemple : « Nous nous réunissons aujourd’hui pour finaliser la visite des auditeurs ».
• Les interventions hors sujet ne doivent pas figurer à l’ordre du jour. Elles peuvent être placées dans le « parking » s’il reste du temps à la fin.
• Encouragez tout le monde à participer.
• Découragez les frimeurs.
• Respectez le temps imparti.

9. Points d’action à emporter

La personne qui dirige la réunion doit veiller à ce que tout se déroule comme prévu, dans un laps de temps très court.

Dans la pratique, cela signifie qu’à la fin, les personnes disposent d’une liste de points d’action et que ceux-ci sont attribués à la personne directement responsable (DRI)^[6].

10. Prévoir un temps de transit

Veillez à ce que suffisamment de temps soit programmé avant la réunion pour que les participants puissent arriver à l’heure.

Le fait d’accorder dix minutes avant et après d’autres engagements aide les gens à se ressaisir et à planifier leur absence, même si elle est très courte.

Les décisions sont consignées dans un registre et peuvent être envoyées par courrier électronique à tous les participants à titre de rappel.

11. Présentation des résultats et du plan de la prochaine réunion

En supposant que les points d’action produiront les résultats nécessaires, il est toujours bon de définir les points à aborder lors de la prochaine réunion.

Il n’est pas nécessaire que cet objectif soit immuable, mais il doit s’inscrire dans le cadre des plans d’entreprise et de marketing. Il permet également de mettre en évidence les objectifs à long terme.

12. Encourager la formation aux techniques de réunion

Déléguer certaines tâches avant et pendant la réunion est une excellente façon d’aborder la formation aux techniques de réunion.

Décidez qui sera chargé de noter les points d’action, le calendrier et les ordres du jour. Cette tâche peut être effectuée à tour de rôle, de manière à ce que vous conserviez la responsabilité globale de la conduite de la réunion. Pour vous aider à rédiger efficacement un compte rendu de réunion, jetez un coup d’œil à ces conseils : Comment rédiger un bon compte rendu de réunion pour que rien ne se perde dans la traduction ?

Résultat final

Alors que beaucoup pensent toujours que les réunions sont une perte de temps, il y a des choses que vous pouvez faire pour les rendre efficaces. Utilisez les conseils de cet article et faites en sorte que vos réunions soient ciblées et productives !

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