Avec des milliards de courriels envoyés chaque jour, il n’est pas surprenant que nos courriels n’aient pas l’impact que nous souhaiterions. En tant que forme de communication, ils sont rapides, pratiques et accessibles à tous, mais sont-ils efficaces ? Ils peuvent l’être si vous êtes prêt à suivre quelques règles simples pour rédiger des courriels efficaces.
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1. L’importance de la longueur
Quoi qu’on en dise, la taille a son importance. Nous avons tous reçu un long courrier électronique, vous savez, celui qui vous fait soupirer avant même que vous ne commenciez à le lire. Un message trop long suscitera d’emblée des réactions négatives. Veillez à ce que votre courriel soit court. Si vous avez plusieurs sujets à aborder, envisagez de rédiger plusieurs courriels. Il est plus facile de répondre et de traiter un point à la fois que de bombarder une personne d’une inquisition.
2. Être clair
Allez à l’essentiel et faites-le rapidement. Faites savoir à votre interlocuteur de quoi il s’agit dès la première phrase ; ne le faites pas attendre. Le fait d’aller à l’essentiel rapidement permet de maintenir l’intérêt. Si le destinataire doit effectuer une action, dites-le-lui. Si une personne sait clairement ce qu’elle doit faire, elle agira plus rapidement.
3. Optimiser les lignes d’objet
La rédaction de lignes d’objet claires contribuera à la clarté nécessaire à une communication efficace. Comment pouvez-vous informer le destinataire du contenu de votre courriel ? Pensez à votre ligne d’objet comme à un titre de journal – vous devez attirer l’attention rapidement. Rédigez un objet qui a du sens et n’ayez pas peur de changer d’objet si l’objet initial du courriel n’est plus pertinent. Si un courriel fait l’objet d’allers-retours et que son contenu et sa pertinence changent, changez d’objet. Si vous ne le faites pas, le destinataire risque de se méprendre sur le contexte et de mal interpréter le message.
4. Ne pas envoyer immédiatement
Si vous envoyez un courriel important, ne l’envoyez pas immédiatement après l’avoir rédigé. Il est conseillé de prendre son temps et de relire son courriel. Vous pouvez également demander à quelqu’un d’autre de le lire pour vous. Si vous écrivez sur un sujet délicat, demandez l’avis de quelqu’un d’autre pour vous assurer que le ton de votre courriel est bien celui que vous souhaitez adopter. Et n’oubliez pas de vous demander si le courrier électronique est la bonne forme de communication.
5. Bien choisir son moment
Pensez toujours à choisir le bon moment. Cela dépend de l’objectif de votre courriel. Vous ne voulez pas vous perdre dans une boîte de réception surchargée. Les lundis matin sont très chargés car les gens rattrapent leur retard de la semaine précédente. Les vendredis soirs sont risqués car les gens partent tôt pour le week-end. Pensez à la personne qui reçoit l’e-mail en fonction de l’objet de votre message : à quel moment lui conviendra-t-il de lire votre contenu ?
6. Inclure des informations pertinentes
N’oubliez pas d’inclure toutes les informations et tous les liens pertinents. Si vous demandez à quelqu’un de faire quelque chose pour vous et que vous n’incluez pas les liens, il est probable qu’il ou elle ne prendra pas la peine de le faire. Je reçois régulièrement des courriels de personnes qui souhaitent que je vérifie leur logiciel ou leur site web et qui ont oublié de m’envoyer le lien vers leur site web. Les gens manquent de temps ; facilitez-leur la tâche.
7. Donner et recevoir
N’envoyez pas des courriels uniquement lorsque vous demandez quelque chose. Pensez à l’autre personne. Si je n’entends parler de vous que lorsque vous voulez quelque chose, je ne répondrai peut-être pas très bien à vos demandes. Pensez à la façon dont vous pouvez aider les autres. Si vous avez des clients, envoyez-leur des articles ou des informations pertinentes lorsque vous en trouvez. Vous resterez ainsi dans leur esprit. Si vous voulez vendre à quelqu’un, demandez-lui d’abord ce que vous pouvez faire pour lui avant de lui demander de vous acheter quelque chose. Toute relation implique des concessions mutuelles.
8. Utiliser [EOM]
Si vous avez un message court à envoyer à quelqu’un, pensez à n’utiliser que la ligne d’objet et [EOM]. [EOM] est l’abréviation de « End of Message » (fin du message). Si vous voulez dire à quelqu’un que vous avez reçu son message ou que vous savez exactement ce que vous avez à faire, vous pouvez essayer ce qui suit :
SUJET : J’ai reçu votre message, je m’en occupe [EOM]
Le destinataire gagnera ainsi du temps en n’ayant pas à ouvrir l’e-mail. Chaque seconde gagnée se traduit par des minutes, des heures et des jours que vous pourriez consacrer à autre chose.
9. Gérer vos courriels
Si vous ne contrôlez pas vos courriels, vous constaterez probablement que les courriels que vous envoyez ne reçoivent pas la réponse que vous souhaiteriez. Si vous ne répondez pas à d’autres personnes en temps voulu, il est probable qu’elles n’auront pas pour vous ou pour vos communications le respect que vous souhaitez.
Par essence, les courriels efficaces, comme toute forme de communication, doivent être clairs, concis et courtois. Gardez ces règles à l’esprit lorsque vous rédigez vos courriels et vous ne pourrez pas vous tromper.
Crédit photo : Laptop Stock Image by ChefMattRock via flickr.com