« Je m’excuse de la longueur de cette lettre. Je n’ai pas eu le temps de la raccourcir »
– BLAISE PASCAL
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Les bons écrivains savent qu’un langage dépouillé et vivant est presque toujours préférable à un texte verbeux et décousu. Il n’y a pratiquement aucun texte au monde qui soit si bon qu’il ne puisse être amélioré en le raccourcissant. Il y a bien sûr des exceptions – un contrat doit couvrir toutes les potentialités possibles, tout comme le texte d’un traité international, mais ces documents ne sont pas vraiment destinés à être lus, ils sont destinés à être promulgués.
Pourtant, lorsque vous envoyez un courrier électronique, vous avez certainement l’intention de le faire lire. Par une personne, même. Avec les boîtes de réception de tout le monde qui débordent de messages publicitaires indésirables, de lettres d’information hebdomadaires, d’avis d’Amazon leur parlant du dernier produit que les gens qui ont acheté ce qu’ils ont acheté ont également acheté, de mises à jour de statut, de messages de listes de diffusion et de je ne sais quoi d’autre, vous êtes confronté à une énorme concurrence dans la boîte de réception de votre destinataire pour attirer son attention.
Bien écrire est l’une des clés – une bonne prose est engageante et persuasive, quel que soit l’objectif visé. Et la concision est un élément essentiel de la qualité de l’écriture. Le courriel court, en particulier celui dont le contenu tient dans le volet de prévisualisation sans défilement, a beaucoup plus de chances d’attirer l’attention d’un lecteur qu’un courriel qui commence par trois pages de futilités.
C’est ce qu’a compris Mike Davidson : si ses destinataires étaient à moitié aussi débordés que lui, il s’est dit qu’ils auraient bien besoin d’être soulagés des longs courriels qui s’éternisent sous couvert d’amabilités. Il s’est donc engagé à rédiger des courriels de cinq phrases ou moins, à chaque fois. Pour expliquer sa décision et encourager les autres à faire de même, il a créé le site five.sentenc.es, qui explique :
Le problème
Il faut trop de temps pour répondre aux courriels, ce qui fait que la boîte de réception déborde continuellement pour ceux qui en reçoivent beaucoup.
La solution
Traiter toutes les réponses aux courriels comme des SMS, en utilisant un nombre déterminé de lettres par réponse. Comme il est trop difficile de compter les lettres, nous comptons les phrases.
five.sentenc.es est une politique personnelle selon laquelle toutes les réponses aux courriels, quel que soit le destinataire ou l’objet, doivent être composées de cinq phrases ou moins. C’est aussi simple que cela.
Vous ajoutez le lien à votre signature de courriel, vous répondez en cinq phrases et vous faites savoir à votre destinataire que vous vous souciez de son temps. (Pour les plus audacieux, Davidson a créé des domaines contenant encore moins de phrases, jusqu’à two.sentence.es.)
C’est très bien, bien sûr, mais comment pouvez-vous être sûr de dire ce que vous avez à dire si vous vous limitez à cinq phrases ? (Ou même si vous prenez l’engagement moins radical de rédiger un courriel aussi court que possible). Vous ne voulez rien oublier, n’est-ce pas ?
Malheureusement, la concision n’est pas vraiment enseignée ni, pour être honnête, suffisamment appréciée. L’énorme roman est considéré comme plus important que la mince novella, la grosse enveloppe comme plus importante que la mince, l’essai de 10 pages comme plus digne d’un A que l’essai de 5 pages. Les enseignants encouragent même le verbiage, en donnant aux élèves des instructions pour rédiger des travaux « d’au moins » 500 mots, soit 6 pages, au lieu d’encourager la longueur la plus courte possible permettant d’exprimer pleinement ses pensées.
Heureusement, le super-entrepreneur Guy Kawasaki a proposé un bon guide de l’e-mail de cinq phrases (défilez vers le bas jusqu’au point n° 9). Voici ce qu’il dit,
Qu’il s’agisse d’UR jeunes ou vieux, le fait est que la longueur optimale d’un message électronique est de cinq phrases. Vous devez simplement expliquer qui vous êtes, ce que vous voulez, pourquoi vous devez l’obtenir et quand vous en avez besoin.
(Ne me demandez pas à quoi sert le langage apparemment déplacé de la messagerie instantanée – mettons cela sur le compte de 5 frappes de clavier économisées).
Si nous prenons à cœur les conseils de Kawasaki, un bon plan pour un e-mail de cinq phrases pourrait ressembler à ceci :
- Qui êtes-vous ? Vous pouvez sauter cette étape si vous avez déjà une relation avec le destinataire ; sinon, en un minimum d’espace, expliquez les faits pertinents vous concernant.
- Que voulez-vous ? Expliquez pourquoi vous écrivez ce courriel, ce que vous attendez de votre destinataire, et toute information pertinente dont il a besoin pour répondre de manière appropriée.
- Pourquoi devriez-vous l’obtenir ? Ou, plus précisément, pourquoi devraient-ils s’en préoccuper ? Expliquez pourquoi votre demande est importante et, le cas échéant, ce qu’elle leur apporte.
- Quand voulez-vous qu’ils agissent ? Les demandes ouvertes reçoivent des réponses ouvertes, c’est-à-dire que le destinataire y répond quand il le souhaite. Soyez aussi précis que possible, afin que votre destinataire a) ait un sentiment d’urgence, b) sente que sa réponse est importante pour vous, et c) se sente incité à agir.
Ainsi, par exemple, l’envoi d’un courriel à un professeur pour lui demander un délai supplémentaire pour une dissertation (qui doit faire au moins 10 pages…) pourrait ressembler à ceci :
Professeur Wax,
Je suis étudiante dans votre cours d’anthropologie du jeudi après-midi et j’ai du mal à trouver suffisamment de références pour mon travail de fin d’études. Pourriez-vous, s’il vous plaît, me donner une semaine supplémentaire pour terminer le travail ? Je suis conscient que cela pourrait affecter ma note, mais je veux vraiment vous donner le meilleur travail possible, et pas seulement 10 pages de remplissage pour compenser les informations manquantes. Veuillez me répondre d’ici demain matin afin que je puisse planifier mon calendrier de rédaction.
Merci,
Ace Tuden
Ou encore, un courriel adressé à un collègue lui demandant les données dont il a besoin pour terminer un rapport pourrait ressembler à ceci :
Dustin,
Je travaille sur le rapport de notre proposition à Acme, Inc. et j’ai vraiment besoin des chiffres de l’analyse marketing que vous avez effectuée. Pourriez-vous me les fournir d’ici la fin de la journée afin que je puisse terminer ce travail ? Comme vous le savez, ce rapport est crucial si nous voulons décrocher cet accord de co-branding avec Acme !
Le meilleur,
Emma Ployee
Notez que ces deux exemples comportent moins de cinq phrases. Il ne s’agit pas de faire entrer votre travail dans un format particulier, mais d’écrire aussi peu que nécessaire pour faire passer votre message.
Parfois, bien sûr, cela signifie qu’il faut écrire plus de cinq phrases. Le conseil de Kawasaki présuppose que la plupart des courriels demandent des informations, ce qui n’est pas toujours le cas. Mais si vous vous forcez à penser en termes de courriel de cinq phrases et que vous dépassez une ou deux phrases, vous serez bien plus efficace que si vous vous lancez dans un traité de 2 000 mots.
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Bien que les courriels ne soient techniquement que du texte, de l’écrit, et qu’ils puissent donc théoriquement être aussi longs que vous le souhaitez, en réalité, les courriels longs ont plus de chances de ne pas être lus, et moins de chances d’être lus attentivement, que les courriels courts. Si vous avez besoin de plus d’informations, un rapport formel, une page web, un mémo ou toute autre forme de document sera probablement mieux adapté pour les présenter qu’un courrier électronique. Envoyez une pièce jointe, un lien ou prévoyez une réunion en personne si nécessaire ; n’envoyez pas un énorme courriel que vous avez mis des heures à rédiger dans le vain espoir qu’il sera lu.