La plupart des outils et des analyses de productivité sont axés sur une pensée très linéaire et gauche. Qu’en est-il si vous êtes un penseur visuel et que vous cherchez un outil adapté à vos besoins ? Un stylo et du papier, un grand tableau blanc ou des post-it peuvent convenir à ceux qui ont le cerveau droit, mais ils ne sont pas nécessairement très pratiques à l’ère numérique, où vous pouvez avoir besoin d’accéder à vos tâches en déplacement, de prendre des notes et de suivre leur évolution, ou de les partager avec quelqu’un d’autre.

Caractéristiques à rechercher :

Si vous envisagez d’utiliser une application numérique pour gérer votre liste de choses à faire et que vous avez déjà eu du mal à utiliser des outils de productivité, voici quelques caractéristiques que vous devriez rechercher avant d’essayer une nouvelle application :

• Code couleur : il s’agit d’une fonctionnalité tellement simple que de nombreux outils en sont dépourvus. Je n’en reviens pas. Si vous êtes une personne très visuelle, la fonctionnalité de codage couleur peut faire la différence entre un outil vraiment utile (être capable de voir en un coup d’œil combien de tâches prioritaires vous avez aujourd’hui, ou combien de tâches pour chaque projet, par exemple), et le fait de regarder une liste intimidante d’actions à entreprendre qui semble totalement impossible.
• Affichage du calendrier au lieu d’une simple liste : Pendant longtemps, je n’ai pas compris pourquoi la liste de tâches classique me submergeait et m’intimidait. Le problème, c’est que sans moyen de voir mes tâches réparties sur la semaine (ou le mois), j’avais tendance à empiler toutes mes tâches en une seule journée, ce qui créait un sentiment d’accablement et de frustration permanents. (Le fait d’avoir une vue qui me permet de voir comment mes tâches sont réparties sur ma semaine de travail me permet de voir si je suis surchargé un jour particulier et de réorganiser mon travail en conséquence.
• Bonne conception et facilité d’utilisation : les amateurs de productivité entretiennent une relation d’amour et de haine avec la conception. La qualité de la conception est reconnue, mais si vous refusez d’utiliser un outil parce que son esthétique ne vous convient pas, vous risquez de vous faire engueuler. Pourtant, il est prouvé qu’une belle apparence est synonyme de meilleure productivité. Une étude de cas citée en référence dans How to Think Like Leonardo Da Vinci mentionne un bureau de formation dont l’esthétique a été améliorée et qui a constaté une nette augmentation (de l’ordre de quatre-vingt-dix pour cent ) de l’efficacité de l’apprentissage par la suite. Dans A Whole New Mind, Dan Pink fait référence à une étude similaire concernant les salles de classe.
• Quelque chose qui sera facile à intégrer dans votre flux de travail actuel : Je veux dire par là que c’est une bonne idée de réfléchir aux caractéristiques de votre système actuel qui vous conviennent. (Vous pouvez également réfléchir aux éléments qui ne vous conviennent pas et travailler à rebours à partir de là). Si, par exemple, vous aimez la méthode des post-it pour organiser votre liste de tâches, un système comme KanbanPad ou Trello pourrait être idéal pour vous.

Mes 5 meilleurs choix de gestion des tâches pour les penseurs visuels :

KanbanPad

Doté d’une adorable mascotte et d’un design coloré, KanbanPad est mon outil préféré parmi les outils de travail de type Kanban.

Prix : Gratuit

Fonctionnalités : codage par couleur, possibilité de déléguer ou d’avoir plusieurs utilisateurs dans un espace de travail, interface « glisser-déposer », possibilité de créer des listes de contrôle des sous-tâches.

Idéal pour : Le travailleur super-visuel qui ne peut s’imaginer vivre sans code couleur. Si vous travaillez avec une grande équipe, KanbanPad peut ne pas fonctionner aussi bien pour vous et votre équipe, en fonction de leurs préférences personnelles, mais cela peut être dit pour presque n’importe quel outil. KanbanPad est particulièrement idéal pour les entrepreneurs créatifs qui détestent les applications traditionnelles de liste de choses à faire, mais qui ont besoin d’un moyen de rester un tant soit peu organisés.

Trello

Trello est similaire à KanbanPad, avec quelques différences de conception et d’utilisation. Si vous recherchez un outil de type post-it, vous ne pouvez pas vous tromper avec l’une ou l’autre de ces applications.

Prix : Gratuit

Caractéristiques : Interface glisser-déposer, codage couleur, échéances (avec rappels à l’approche de l’échéance), possibilité de déléguer/ajouter des utilisateurs à un espace de travail, listes de contrôle avec barres de progression pour les listes de tâches, possibilité d’attacher des fichiers.

Idéal pour : L’équipe créative qui cherche à rester sur la bonne voie grâce à des fonctionnalités visuelles (code couleur, etc.), sans pour autant manquer les délais.

Boîtes à idées

Thoughtboxes est un outil de gestion des tâches coloré, qui vous permet de créer des listes de tâches qui peuvent être marquées d’un astérisque pour la priorité, et glissées et déposées dans les boîtes. Cela signifie que vous pouvez créer une série de cases « à faire », « en cours » et « fait », et déplacer les tâches entre elles pour garder une trace de ce qui a déjà été créé, ou vous pouvez créer des listes de tâches thématiques, comme dans la capture d’écran ci-dessus.

Prix : Gratuit pour un maximum de 3 « trains de pensée » (projets) pour les utilisateurs de base, 3 $/mois/utilisateur pour un nombre illimité de projets, la possibilité de collaborer, d’organiser vos trains de pensée avec des dossiers,

Fonctionnalités : contrôles par glisser-déposer, partage/collaboration avec la version pro, codage couleur et interface visuelle intuitive.

Idéal pour : Le travailleur solitaire qui souhaite un moyen minimaliste, mais pas ennuyeux, de suivre ses projets et ses tâches.

Plan de semaine

Weekplan est un outil de planification basé sur les Sept habitudes des personnes très efficaces. Il ne s’agit donc pas d’un simple outil de gestion des tâches, mais d’un guide intégré pour la création de vos tâches et la planification de votre semaine.

Prix : Plan gratuit ou plan Pro à 3 $/mois pour des fonctionnalités supplémentaires (sous-tâches, tâches récurrentes, intégration avec d’autres applications).

Caractéristiques : Interface glisser-déposer, interface hebdomadaire, possibilité de trier les tâches par rôle, journal guidé.

Idéal pour : La personne qui souhaite disposer d’un outil de gestion des tâches personnelles et professionnelles en un seul endroit, probablement un solopreneur ou une personne qui n’a pas besoin de coordonner ses activités avec celles d’autres utilisateurs.

Semaine de l’équipe

Teamweek est en fait un très joli diagramme de Gantt interactif. Au cas où cela ne vous dirait rien, cela signifie que vous pouvez voir combien de temps les tâches sont censées prendre et les voir se superposer les unes aux autres de manière visuelle, au lieu de les voir comme une simple liste de cases à cocher. (Très utile pour le penseur visuel !)

Prix : Essai gratuit, puis 4 $/mois pour chaque utilisateur « manager », 2 $/mois pour chaque utilisateur normal.

Fonctionnalités : Code couleur, listes de tâches/sous-tâches, jalons, possibilité d’attribuer des tâches à une personne, étiquettes de projet et de client.

Idéal pour : le chef d’équipe créatif ou le solopreneur créatif qui souhaite disposer d’un moyen visuel pour suivre ses objectifs trimestriels ou mensuels et ses progrès (montré de 0:00 à environ 4:10 dans la vidéo ci-dessus), planifier visuellement sa semaine (montré de 4:10 à 7:13 dans la vidéo) ou planifier un lancement (de 7:13 à 9:40 dans la vidéo).

Crédit photo : Christina @ wocintechchat.com via unsplash.com