Microsoft Office est un logiciel présent dans chaque ordinateur. Il s’agit d’un outil précieux qui s’avère très utile au quotidien. Vous en avez besoin que vous soyez un professionnel, un retraité ou un étudiant. Il aide à la documentation car il offre tous les outils essentiels à la documentation numérique. C’est une application très conviviale et très facile à utiliser.
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Si vous voulez tirer le meilleur parti de cet outil, il est important que vous en connaissiez toutes les caractéristiques. Il est important que vous sachiez comment utiliser chaque fonction afin de pouvoir créer des documents excellents et exceptionnels. Chaque année, une nouvelle version de Microsoft Office est lancée, avec de nouvelles fonctionnalités.
Voici quelques-unes des fonctionnalités utiles.
1. La fonction de consultation intelligente :
Il s’agit d’une fonction qui facilite la recherche de faits dans les moteurs de recherche. Elle permet d’examiner le contexte du texte que vous avez sélectionné et les circonstances qui peuvent l’entourer, et de vous montrer tous les résultats pertinents. Cette fonction est disponible dans Word, PowerPoint et Excel. Vous pouvez utiliser le navigateur pour rechercher les textes, mais cette fonction est un excellent ajustement qui permet de gagner du temps.
2. Vous aider avec les documents récents :
Si vous souhaitez envoyer un document par courrier électronique à votre ami, mais que vous ne vous souvenez pas de l’endroit où vous l’avez enregistré, cela peut poser de nombreux problèmes. Le bureau dispose d’une fonction qui vous permet de voir tous les documents récents sur lesquels vous avez travaillé. Vous n’avez plus besoin de passer du temps à chercher dans tous les dossiers que vous avez pour trouver le document souhaité.
3. La fonction « Tell Me » (Dites-moi) :
Il s’agit d’une fonction très utile, car c’est le moyen le plus rapide d’accéder aux fonctions que vous devez utiliser ou à l’action que vous voulez effectuer. Il vous suffit de taper un mot ou une phrase en rapport avec les activités que vous souhaitez accomplir. La boîte affichera un menu dans lequel vous pourrez voir les suggestions. Cela vous permet d’accéder aux fonctions dont vous avez besoin. Si vous avez besoin d’aide, vous pouvez également l’obtenir grâce à la visionneuse d’aide habituelle.
4. Mise à jour des documents :
En utilisant Microsoft Office Professional, vous pouvez maintenir le matériel à jour. Il offre la possibilité d’ajouter la date et l’heure les plus récentes au document. Lorsque vous utilisez le document à une autre date, vous pouvez y ajouter la date et l’heure actuelles. Cela ne prend que quelques secondes. Il est possible que vous oubliiez de mettre à jour la date et l’heure, c’est pourquoi word offre une fonction qui permet de les mettre à jour automatiquement.
5. Le mot : Un excellent outil de brainstorming :
Si vous avez besoin de rassembler quelques idées avant de commencer à travailler sur votre document, Word peut vous aider. Vous pouvez choisir n’importe quel endroit du document, double-cliquer et commencer à écrire. Il offre un style d’écriture libre. Vous pouvez écrire toutes vos idées tout en laissant de l’espace entre elles pour les développer. Vous pouvez également insérer des textes et des graphiques. C’est un excellent outil pour la cartographie mentale.
6. Étapes faciles pour créer des graphiques à partir de tableaux :
Si le document que vous rédigez contient de nombreux tableaux et que vous devez créer des graphiques, la nouvelle fonctionnalité de Word facilite la conversion des tableaux en graphiques. Trois étapes simples permettent de créer des graphiques. Il suffit de cliquer sur l’onglet Insérer qui se trouve sur le ruban. L’étape suivante consiste à cliquer sur l’outil appelé objet. Il est disponible dans le groupe intitulé texte et ouvre la boîte de dialogue. Lorsque vous ouvrez les types d’objets, vous devez sélectionner le graphique Microsoft. Vous obtiendrez les graphiques en cliquant dessus. Il existe également une option qui vous aidera à formater le document.
7. Options de traduction :
Vous pouvez traduire le document dans différentes langues en utilisant la fonction de traduction. Vous trouverez cette option dans l’onglet « Recherche » sur le côté droit du bureau. Vous pouvez traduire un seul mot ou autant de phrases que nécessaire. Vous pouvez également traduire l’ensemble du document, quelle que soit sa longueur. Vous pouvez l’afficher dans le navigateur web.
Ce sont là quelques-unes des fonctions qui vous permettront de créer vos documents de manière efficace.
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