Vous arrive-t-il de vous sentir débordé ou d’avoir trop de choses à faire ? Vous arrive-t-il de vous déplacer comme un poulet sans tête ? Si c’est le cas, il est peut-être temps de procéder à un audit de productivité.
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Voici quelques questions qui vous aideront à décider s’il est temps de procéder à un audit de votre efficacité :
Vous sentez-vous maître de votre charge de travail ?
Votre boîte aux lettres électronique est-elle régulièrement vidée ?
Êtes-vous une zone sans distraction ?
Êtes-vous aussi efficace et productif que vous le devriez ?
Si vous avez répondu « non » à l’une de ces questions, il peut être judicieux de vous arrêter et de jeter un regard impartial sur vos systèmes actuels. En adoptant un point de vue objectif et en prenant des décisions éclairées sur votre efficacité personnelle, vous vous rapprocherez d’une productivité sans stress.
Voici quelques moyens simples d’évaluer vos systèmes actuels pour déterminer si vous travaillez de manière aussi efficace que possible.
Vérifiez votre matériel
Votre PC ou votre Mac vous ralentit-il ou vous empêche-t-il d’avancer ? Peut-être qu’un moniteur plus grand ou une configuration à double écran vous permettrait de travailler plus rapidement. Si votre système actuel est plus lent que vous ne le souhaiteriez, essayez d’en améliorer les performances. Il existe de nombreuses façons d’y parvenir, par exemple en défragmentant le disque dur ou en achetant plus de mémoire vive. L’autre option consiste à le remplacer complètement. Si vous avez acheté votre ordinateur il y a dix ans et que vous êtes réticent à lui dire au revoir, notez le temps qu’il met à démarrer. Pensez aux secondes, aux minutes et aux heures que vous avez passées en un an à attendre que vos programmes se chargent et partez sans vous retourner.
Réévaluer les logiciels
Les programmes que vous utilisez sont-ils les meilleurs pour ce que vous avez à faire ? Utilisez-vous un programme de feuille de calcul pour stocker votre base de données clients ? Utilisez-vous votre programme de messagerie électronique au mieux de ses capacités ? Utilisez-vous un calendrier et le synchronisez-vous avec votre téléphone ? Il existe de nombreuses façons de faire les choses, mais réévaluer vos objectifs et vos besoins est un bon point de départ pour vérifier si vous disposez de tous les programmes dont vous avez besoin pour bien faire votre travail. Le logiciel qui répondait à vos besoins il y a cinq ans n’est peut-être plus le bon aujourd’hui.
Partager les documents
Il existe plusieurs solutions pour partager des documents. Vous pouvez soit installer un réseau câblé ou sans fil, soit recourir à de nombreuses solutions « en nuage » telles que Google Apps ou Dropbox pour partager des fichiers communs. Sans ces types de solutions, vous risquez d’avoir différentes versions d’un même fichier à différents endroits. Dropbox et Google Apps sont utiles même si vous souhaitez partager vos fichiers avec vous-même. Si vous souhaitez accéder à vos fichiers en déplacement, ces solutions peuvent être idéales.
Faire un audit de temps
Comment occupez-vous votre journée de travail ? Travaillez-vous sans relâche de 9 heures à 17 heures ou passez-vous d’une tâche à l’autre ? Savez-vous comment se répartissent les heures de votre journée ou vous persuadez-vous que vous n’avez passé qu’une heure hier entre Facebook et Twitter ? Il existe de nombreux programmes qui peuvent être utilisés pour enregistrer la façon dont vous passez votre temps sur votre PC, ou si vous êtes honnête avec vous-même, vous pouvez prendre une feuille de papier et écrire exactement ce que vous faites et combien de temps vous passez sur les différentes tâches. La prise de conscience est un attribut puissant à avoir de son côté ; ce n’est que lorsque vous savez comment vous passez votre temps que vous pouvez savoir si les choses auxquelles vous vous « occupez » vous rapprochent de vos objectifs.
Éliminer
Votre audit du temps vous permettra probablement d’identifier le temps consacré à des activités qui vous font perdre du temps. Une fois que vous aurez identifié les activités qui vous font perdre du temps, vous pourrez les éliminer. Simplifiez pour devenir plus productif. Il se peut aussi que vous fassiez des tâches que vous jugez utiles, comme naviguer sur Linkedin, Twitter ou d’autres réseaux sociaux. Là encore, il convient d’adopter un point de vue objectif. Ces activités ajoutent-elles de la valeur à ce que vous essayez d’accomplir ou vous aident-elles simplement à éviter les tâches les plus affreuses de votre liste sur lesquelles vous procrastinez ?
Conclusion
Un simple audit de productivité peut vous aider à rendre vos systèmes plus efficaces – et vous faire gagner beaucoup de temps et de stress. Essayez-le… et faites-moi part de vos découvertes dans les commentaires.
Crédit photo : noor Younis via unsplash.com