« Je vis dans la ville de Phoenix, dans l’État de l’Arizona. Je travaille le mieux entre 14 et 16 heures, pour la simple raison que ce sont les heures où je me sens le plus clair et le plus éveillé. J’essaie donc d’ignorer les interruptions pendant cette période, afin de me concentrer sur mon travail ».

Avez-vous remarqué quelque chose d’affreux dans ce premier paragraphe ? (Et non pas que j’ai une vie ennuyeuse. C’est vrai, mais ce n’est pas le sujet ici).

Combien de phrases inutiles avez-vous relevées dans ces trois premières phrases ? Regardez à nouveau et demandez-vous quelles phrases pourraient être supprimées pour rendre le paragraphe plus clair.

Que pensez-vous de ce qui suit ?

• La ville de
• L’état de
• Les heures de
• L’après-midi
• Pour la simple raison que
• Période de temps
• Afin de

Vous voulez rédiger un document de bureau ou un courriel professionnel épouvantable ? Remplissez-le de phrases qui ont l’air officielles mais qui sont inutiles, comme celles-ci.

Il arrive que certaines de ces expressions soient utiles. « Il travaille pour la ville de la Nouvelle-Orléans » peut être un énoncé parfaitement légitime pour indiquer que la personne travaille pour le gouvernement de la ville, mais pourquoi pas « Je vis dans la ville de la Nouvelle-Orléans » ? Si vous supprimez « la ville de » et écrivez simplement « je vis à la Nouvelle-Orléans », votre lecteur sera-t-il déconcerté ? Croirait-il que la Nouvelle-Orléans est le nom de votre maison ?

Vous avez probablement vu des phrases gâchées comme celles-ci de nombreuses fois dans les documents et les courriels que vous lisez au travail. Voici quelques-unes de mes préférées.

1. « Au mois de… » Hmm. Je parie 10 dollars que le prochain mot sera l’un des mois.
2. « En raison du fait que« . Je vous échange contre un « parce que » plus court – et vous pouvez garder la monnaie.
3. « Envertu de  » Hé, j’ai un autre « parce que » à portée de main.
4. « Faites-vousune faveur et dites simplement « révision  » – vous en aurez plus vite terminé.
5. « Un dilemme difficile, par opposition à un dilemme facile ?

L’une des raisons pour lesquelles tant de professionnels écrivent dans ce style répétitif et boursouflé est qu’ils pensent que leurs écrits paraissent plus professionnels de cette manière et qu’ils seront donc pris plus au sérieux. « Entre 14 et 16 heures de l’après-midi ». Ooh, si formel, si impressionnant, n’est-ce pas ?

Ce qui ressort, au lieu du professionnalisme, c’est que la personne qui écrit ne fait pas confiance au lecteur pour comprendre que la période entre « 14 heures et 16 heures » est mesurée en heures, et non, par exemple, en pouces ou en pesos. Cela suggère également que le lecteur est trop stupide pour comprendre le code astucieux de l’auteur, « pm », et qu’il doit être informé que ces heures se situent « dans l’après-midi ».

Cependant, tout le monde n’a pas l’intention de gonfler ses écrits professionnels avec des mots formels – certains écrivent de cette manière parce qu’ils ont été formés à cela dans l’enseignement secondaire et même supérieur. La longueur des pages et le nombre de mots comptaient au lycée et à l’université ; en fait, nos professeurs nous récompensaient souvent pour la lourdeur physique de nos documents. Avez-vous déjà terminé un travail scolaire et, s’il n’atteignait pas la longueur de page minimale, avez-vous essayé de l’engraisser en ajoutant un « ça » partout où vous le pouviez ? Nous l’avons tous fait, n’est-ce pas ? (Ou est-ce que je viens de faire une confession vraiment embarrassante ?)

L’idée est la suivante : à moins que votre supérieur ne vous demande de respecter un nombre de mots minimum dans vos documents professionnels, coupez sans pitié lorsque vous éditez.

Confession pertinente : dans ma première version de la phrase ci-dessus, j’ai écrit « couper impitoyablement pendant le processus d’édition ». Est-ce que « processus d’édition » est plus clair que « éditer » ?

Autre confession pertinente : plus haut dans cet article, lorsque j’ai écrit « documents », j’ai en fait écrit « documents écrits » dans ma première version. Par opposition à quoi ? Des documents « peints au doigt » ? Coupez. Soyez impitoyable. Cherchez les mots qui n’ont pas de sens ou qui répètent des informations que vous avez déjà données.

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Je vous laisse sur ce conseil : rien ne démontre mieux le sérieux et le professionnalisme de vos documents que lorsque vous les rédigez de manière claire, précise et sans aucune phrase superflue.

Ne gaspillez pas les mots.