Avez-vous besoin de gérer une surcharge d’informations ? Des astuces simples de productivité peuvent vous aider à gérer l’information dans votre travail et dans votre vie personnelle et sociale.

Voici comment y faire face. Vous avez besoin de systèmes pour vous aider à tout suivre. Une fois que vous aurez mis en place un système fiable, vous pourrez vous détendre. Voyons dix astuces simples de productivité qui vous aideront.

1. Prenez l’habitude de dresser des listes.

Les listes sont essentielles pour vous aider à gérer votre surcharge d’informations. Vous utilisez probablement des listes de choses à faire tout le temps, mais les listes se présentent sous de nombreuses formes différentes. En voici quelques exemples : listes de contrôle, listes de planification, listes de mots de passe, listes de lecture, listes de référence, listes d’attente et listes d’objectifs. Toutes vos informations peuvent être ajoutées à une liste ou à plusieurs listes.

Vous pouvez même créer des listes pour assurer le suivi des listes. Par exemple, vous pouvez avoir une liste de listes pour le « travail » et une autre pour la « maison ». Les listes peuvent être textuelles ou visuelles. Si vous êtes une personne visuelle, un programme de cartographie mentale comme FreeMind vous sera utile.

J’utilise Evernote pour gérer mes listes. Vous pouvez utiliser Evernote n’importe où, sur de nombreux appareils différents. Sa fonction « table des matières » est idéale pour les listes. Grâce à cette fonction, vous pouvez sélectionner un certain nombre de notes contenant des listes et créer une table des matières pour chacune d’entre elles en quelques clics. Il vous suffit de faire glisser vos notes de liste vers la barre de raccourcis pour y accéder facilement.

2. Créer et gérer des collections de documents de référence et de personnes.

Vous avez des documents de référence auxquels vous devez accéder au travail, tels que des listes de prix et des manuels d’exploitation. Vous avez également des documents de référence pour la maison. Il peut s’agir de polices d’assurance et de manuels pour votre voiture et votre système de sécurité.

Si vos documents de référence ont été numérisés, stockez-les dans Evernote. Conservez les documents imprimés dans un classeur ou sur une étagère.

La plupart de vos documents de référence ne seront pas numérisés. Conservez les polices d’assurance dans un coffre-fort ignifugé et les autres documents, tels que les manuels et les déclarations d’impôts, sur une étagère ou dans un tiroir. Numérisez vos documents de référence lorsque vous en aurez le temps, mais conservez les originaux.

Vital : dressez des listes de vos documents de référence, afin de savoir où se trouve une référence spécifique. Conservez ces listes dans Evernote.

3. Organiser les longues listes et les dossiers de A à Z.

Vous devez trouver un moyen d’organiser les longues listes et les dossiers de documents. La méthode la plus simple consiste à trier les documents par ordre alphabétique. Vous pouvez également trier vos documents par date. Vous pouvez également combiner ces deux méthodes.

Par exemple, si vous organisez votre matériel de travail sur votre ordinateur, vous pouvez choisir de créer un nouveau dossier pour chaque année, puis des sous-dossiers pour chaque mois, ou des sous-dossiers pour chaque client.

4. Archiver les documents anciens et périmés.

Décidez du moment où vous archivez les documents dont vous n’avez plus besoin, qu’ils soient sur votre ordinateur ou imprimés. Vous pouvez choisir d’archiver une fois par an. Toutefois, un archivage mensuel peut s’avérer plus efficace.

Si vous choisissez d’archiver une fois par mois, prévoyez du temps le dernier jour ouvrable du mois.

Déplacez les documents informatiques dans des dossiers d’archives. Achetez de grandes boîtes d’archives en plastique pour les documents imprimés et déplacez les documents de vos classeurs vers les boîtes d’archives. Ajoutez des étiquettes à vos boîtes afin de pouvoir voir d’un coup d’œil ce qu’elles contiennent.

5. Ajoutez des dates de contrôle pour faire remonter les éléments clés en haut de vos listes.

Certaines choses doivent se faire à des dates précises. Si vous avez beaucoup de documents imprimés, vous avez besoin d’un fichier de contrôle. Les ticklers sont des dossiers étiquetés par date, un pour chaque jour du mois. Classez vos documents dans le dossier correspondant au jour suivant, afin de pouvoir en traiter le contenu ce jour-là. Vous pouvez créer des dossiers distincts pour le travail et pour la maison.

Vous avez besoin d’un fichier informatique ? Les rappels d’Evernote fonctionnent bien. Les notes vous sont rappelées à la date de votre choix.

6. Décidez si vous optimisez le matériel pour le stocker ou le récupérer.

Si vous pensez que vous n’aurez que rarement besoin de consulter un document, archivez-le dans une boîte d’archives ou dans un dossier d’archives sur votre ordinateur. Ce type de documents comprend les anciennes déclarations d’impôts, les dossiers de projets achevés, les documents relatifs à des événements tels que les mariages après le grand jour, et les photos.

Les éléments dont vous avez besoin quotidiennement, tels que les mots de passe, les horaires et les listes de prix, doivent être stockés de manière à ce que vous puissiez les retrouver en quelques secondes. Mettez les documents imprimés à portée de main et stockez les documents numériques de manière à pouvoir y accéder d’un simple clic.

7. Créer des habitudes productives : établir une routine quotidienne pour gérer l’information.

Les informations arrivent en permanence. Le courrier électronique peut être une source d’ennuis, alors prenez l’habitude de ne pas envoyer de messages dans votre boîte de réception. Soyez impitoyable. Supprimez, supprimez, supprimez. Planifiez les réponses aux courriels ou répondez immédiatement, avec une réponse aussi courte que possible. Ne consultez pas votre courrier électronique plus de trois fois par jour.

Au travail, si vous n’êtes pas sûr de la place d’un document, stockez-le sur votre bureau physique ou informatique. À la fin de la journée de travail, classez tous les documents sur les deux bureaux.

À la maison, traitez immédiatement le courrier du jour et mettez à la poubelle ce qui peut l’être. Mettez tout ce qui nécessite une réponse dans votre dossier.

8. Réduisez les intrants pour vous concentrer sur les extrants.

Envisagez de vous mettre au régime de l’information afin d’être plus productif :

Comme tout bon régime, le régime d’information fonctionne mieux si vous ne le considérez pas comme un refus d’information, mais comme une consommation accrue des bonnes choses et le développement d’habitudes saines.

Dans quelle mesure votre surcharge d’informations n’est-elle qu’une habitude ? Vous pouvez décider que vous n’avez pas besoin de consulter Facebook trois fois par jour.

9. Faire des pauses régulières pour éviter d’être submergé.

Essayez cette application Web gratuite et utile : Ne rien faire pendant deux minutes. Comme son nom l’indique, cette application vous invite à ne rien faire sur votre ordinateur pendant deux minutes. Si vous touchez votre souris ou votre clavier, vous échouez.

Cette application vous encourage à faire des pauses. Non seulement une pause vous libère l’esprit, mais elle réduit aussi le stress. Considérez ces deux minutes comme un moyen de redémarrer votre cerveau.

10. Établir un ordre de priorité entre les éléments quotidiens, hebdomadaires et mensuels.

Si vous ne fixez pas de priorités, vous vous sentirez dépassé et submergé d’informations. Au début de chaque mois, dressez une liste des priorités qui vous aideront à atteindre vos objectifs. Décomposez ensuite cette liste en priorités hebdomadaires et quotidiennes.

Classez vos tâches par ordre de priorité au début de la journée. Faites d’abord les tâches les plus prioritaires. Si vous devez rédiger un rapport de vente pour une réunion du conseil d’administration, c’est votre priorité du jour. La consultation de votre courrier électronique peut attendre que vous ayez terminé le rapport.

Essayez ces simples astuces de productivité. Bien qu’il soit impossible d’éviter un flot constant d’informations, vous pouvez le gérer et vous sentir maître de la situation.