C’est frustrant, n’est-ce pas ?

Vous travaillez très dur tous les jours, mais le nombre de choses ajoutées à votre liste de choses à faire est plus élevé que ce que vous faites.

On a l’impression qu’on n’avancera jamais, quoi qu’on fasse.

Vous pensiez que tout serait terminé à la fin de la journée, mais il vous reste encore quelques tâches à accomplir. Il est minuit et vous êtes très fatigué, alors vous les ajoutez à la liste des choses à faire demain et vous allez vous coucher.

Au fond de vous, vous enviez ces millionnaires et milliardaires qui accomplissent leur travail tout en consacrant beaucoup de temps à leur famille, ce dont vous ne pouvez que rêver.

Vous pensez qu’ils ont par hasard des super-pouvoirs que vous n’avez pas et qu’il n’y a aucun moyen de résoudre le problème – vous êtes donc condamné à vie !

En fait, cela n’a rien à voir avec des super-pouvoirs ou un talent naturel. Ce sont les méthodes secrètes qu’ils utilisent qui les rendent différents. Et vous pouvez apprendre à devenir aussi productif qu’eux, et même plus.

1. Jetez votre liste de choses à faire.

Cela vous arrive, n’est-ce pas ?

Vous avez plus de choses à faire sur cette liste que d’heures dans la journée. Pour vous sentir mieux dans votre peau, vous effectuez les tâches les plus faciles et remettez les tâches longues et difficiles à plus tard. Le seul problème, c’est que le soir, vous êtes fatigué et vous remettez à plus tard les tâches les plus importantes. Tout cela parce que vous vouliez consulter une petite liste. En fait, c’est l’une des raisons pour lesquelles vous ne devriez pas travailler à partir de votre liste de choses à faire.

Les experts en productivité, y compris les milliardaires du monde entier, n’utilisent pas de listes de choses à faire, mais des calendriers pour planifier leurs tâches. Vous ne me croyez pas ? Regardez par vous-même.

« Je n’aime pas trop les listes de choses à faire. J’utilise plutôt le courrier électronique, les dossiers du bureau et mon calendrier en ligne ».

-Bill Gates

Même Elon Musk, Kevin O’leary et bien d’autres gèrent leurs journées à partir d’un calendrier.

Les listes de choses à faire posent de nombreux problèmes. En voici quelques-uns :

• Il est tentant d’écrire une longue liste de tâches pour lesquelles vous ne trouverez pas de temps.
• Il ne tient pas compte du temps, ce qui fait que vous évaluez mal le temps qu’il vous faut pour terminer votre liste et que vous en rajoutez tout au long de la journée.
• Vous procrastinez sur ce que vous détestez et faites les tâches que vous aimez, brûlant votre énergie sur des tâches de faible priorité en échange de tâches de haute priorité, ce qui fait régresser votre entreprise.

En revanche, les calendriers le sont :

• Soucieux du temps, vous savez exactement combien de temps chaque tâche doit prendre, ce qui vous évite d’en faire trop dans une journée. Cela vous obligera à éliminer les choses sans importance.
• Plus facile à gérer puisque votre journée sera écrite devant vous.
• Le plus important est de vous motiver à faire le travail à temps et dans les délais impartis, sinon toute la journée est gâchée.

C’est donc le secret numéro 1 que vous devez appliquer si vous voulez voir des changements dans votre vie.

La question est maintenant de savoir comment utiliser un calendrier et quel calendrier utiliser.

Il existe deux types de calendriers :

• Imprimé
• Électronique

Lequel est le meilleur ?

C’est facile à deviner. L’électronique a tendance à être meilleure parce que.. :

• Vous pouvez répéter automatiquement vos tâches quotidiennes et gagner du temps en les écrivant chaque jour.
• Vous pouvez l’avoir sur vous à tout moment (dans votre smartphone ou tout autre appareil).
• Vous économisez du papier et préservez l’environnement.

Le meilleur calendrier électronique à utiliser est Google Calendar.

Passons maintenant à la vraie question : comment utiliser un calendrier ?

1. Pour commencer, il existe un excellent tutoriel sur Google Calendar sur Youtube.
2. Une fois que vous l’aurez visionnée, vous devriez comprendre comment elle fonctionne. Ouvrez donc Google Agenda.
3. Déplacez maintenant les tâches de votre liste de choses à faire et placez-les en tant qu’événements sur le calendrier. Veillez à consacrer suffisamment de temps à chaque tâche. La valeur par défaut est d’une heure, veillez donc à la réduire pour les tâches qui nécessitent moins de temps.
4. Tout est prêt. Veillez à réinitialiser l’application Google Agenda si vous avez effectué les modifications à partir d’un ordinateur.

2. Ne vous occupez pas d’abord des tâches urgentes.

Beaucoup de gens pensent que l’urgence est synonyme de haute priorité. Bien que cela soit parfois vrai, ce n’est pas toujours le cas.

Qu’est-ce que l’urgence ? L’urgence est la façon dont les gens vous disent de faire passer leurs affaires en premier. Elle peut également être le fait de personnes qui s’inquiètent, qui ont un faible niveau de tolérance ou qui font preuve d’un mauvais jugement en matière de priorités.

Qu’est-ce qu’une tâche prioritaire ?

MindTools propose une excellente matrice qui présente les quatre types de tâches que vous rencontrerez. L’effort figure sur l’axe X et l’impact sur l’axe Y.

Elles sont classées par ordre décroissant d’importance :

• Les grands projets sont ceux sur lesquels vous devez vous concentrer dès le matin, lorsque vous êtes au maximum de votre énergie. Ils requièrent le plus d’efforts et donnent les plus grandes récompenses, ils comprennent tout travail acharné qui mène au succès de votre startup ou qui met de l’argent dans votre poche.
• Les gains rapides sont des tâches qui ont un impact important mais qui requièrent moins d’efforts, d’où leur nom. Vous pouvez les réaliser après avoir achevé les projets majeurs.
• Les remplissages sont des tâches de faible valeur qui ne nécessitent pas beaucoup d’efforts. Vous les effectuez pour occuper votre temps libre ou vous les externalisez.
• Les tâches ingrates sont celles qui n’ont pas une grande importance pour le succès de votre entreprise, mais qui demandent beaucoup d’efforts. Elles sont ingrates parce que les efforts que vous fournissez ne vous rapportent que peu ou pas de récompense ; elles doivent être externalisées dans la mesure du possible.

N’oubliez pas ces éléments lorsque vous créez votre emploi du temps sur le calendrier.

3. Prenez du temps pour le courrier électronique et les médias sociaux.

Contrairement au conseil « ne vérifiez pas vos e-mails ou les médias sociaux sauf une fois par jour » qui circule, des experts tels que Kevin Kruse (qui a interrogé 9 milliardaires,13 athlètes olympiques, 29 étudiants honnêtes et 239 entrepreneurs) affirment que la méthode la plus efficace pour gérer les e-mails est de mettre en œuvre le « système 321Zero ».

Voici comment fonctionne le système 321Zero :

Planifiez 3 séances de 21 minutes sur votre calendrier pour les traiter (matin, midi, soir).

Videz votre boîte de réception pendant cette période.

Bien que ses conseils ne concernent pas les médias sociaux, ils peuvent s’appliquer aux personnes accros aux smartphones d’aujourd’hui qui préfèrent envoyer des messages WhatsApp plutôt que des courriels.

Ainsi, au lieu de consacrer 21 minutes au courrier électronique, vous pouvez consacrer 30 minutes à la fois au courrier électronique et aux médias sociaux (15 minutes pour chacun). Vous pourrez ainsi répartir vos réponses aux messages et aux notifications tout au long de la journée, au lieu d’une seule fois par jour, ce qui n’est pas pratique à notre époque.

Si vous souhaitez passer à la vitesse supérieure en matière de gestion des courriels, vous pouvez lire l’article complet de Kevin Kruse sur la façon dont les millionnaires gèrent leurs courriels.

4. Être très concentré.

Une étude menée par le professeur Gloria Mark a montré qu’après une distraction, il faut en moyenne 23 minutes pour retrouver toute sa concentration !

Qu’est-ce que cela signifie ?

Supposons que votre conjoint passe la porte et vous interrompe pour « deux secondes », ce qui prend généralement une minute ou deux, voire cinq.

Ce qui semblait être une interruption de deux minutes pour votre conjoint vous a coûté 25 minutes de temps de concentration !

C’est pourquoi il ne faut à aucun prix se laisser perturber par quoi que ce soit.

Alors, comment faire pour être super concentré jusqu’à ce que tout le reste passe à l’arrière-plan ?

Il suffit de procéder à quelques ajustements :

• Travailler dans une pièce silencieuse.
• Débarrassez votre bureau et ne laissez que ce dont vous avez besoin à portée de main.
• Mettez votre téléphone en mode silencieux (pas en mode vibreur) ou en mode vol, puis posez-le à plat sur sa face afin de ne pas voir l’écran s’allumer ou, mieux encore, mettez-le dans une autre pièce.
• Accrochez un panneau « Ne pas déranger » à votre porte et fermez-la à clé. Faites savoir à tout le monde que vous voulez rester seul.
• Tournez votre bureau vers un mur uni et ennuyeux. La dernière chose dont vous avez besoin, c’est d’une vue fascinante à travers la fenêtre ou d’un papier peint coloré.
• Travaillez par périodes de 25 à 90 minutes et faites une pause de 10 à 30 minutes entre chaque session.
• Restez bien hydraté. Gardez une bouteille d’eau à côté de vous.

Si vous voulez faire passer votre entraînement à la concentration au niveau supérieur, je vous recommande de lire Laser-Sharp Focus.A No-Fluff Guide to Improved Concentration, Maximised Productivity and Fast-Track to Success par Joanna Jast.

5. Laisser quelqu’un d’autre le faire.

Cela peut sembler contre-intuitif ; n’est-il pas censé vous permettre d’accomplir votre travail ?

Oui, mais vous ne pouvez pas tout faire tout seul. Vous avez les mêmes 24 heures que tout le monde et vous n’êtes évidemment pas expert en tout.

Des tâches telles que la comptabilité ou la conception d’un logo peuvent prendre beaucoup de temps. Ces tâches devraient être externalisées si elles vous prennent trop de temps et si vous pouvez trouver quelqu’un de bon marché pour s’en charger.

J’ai vu tant d’auteurs perdre la moitié de leur temps à concevoir leurs livres alors qu’ils auraient pu confier le travail à quelqu’un sur fiverr pour la modique somme de 10 $.

Des sites tels que fiverr, upwork, freelancer, etc. sont de bons endroits pour trouver des concepteurs de livres, des développeurs web, des comptables, des rédacteurs, et à peu près tout ce à quoi vous pouvez penser.

Ainsi, au lieu de perdre votre temps dans des tâches telles que la conception de livres, qui peut prendre des heures, externalisez-les. Concentrez-vous sur les tâches qui créent le plus de valeur et sur celles pour lesquelles vous êtes doué, comme l’écriture.

6. Ne planifiez rien la veille.

De nombreux entrepreneurs conseillent de planifier sa journée la veille. Vous l’avez probablement vu partout sur l’internet.

Mais après une longue journée passée à prendre des décisions, votre capacité mentale à prendre d’autres décisions diminue. Selon des recherches menées dans une salle d’audience, les juges étaient plus enclins à rendre une décision favorable le matin que plus tard dans la journée.

La raison en est que votre volonté est comme un muscle et qu’elle se fatigue après avoir pris des décisions. C’est pourquoi il est déconseillé de prendre des décisions de planification le soir.

La planification est essentielle pour obtenir des performances optimales. Sans plan, vous risquez de remettre à plus tard plutôt que d’exécuter votre plan.

Un plan solide demande du temps et de l’énergie. C’est pourquoi il est préférable de planifier toute la semaine plutôt que de passer du temps chaque soir ou chaque matin à planifier sa journée.

La veille de votre semaine de travail (le dimanche matin si votre semaine de travail commence le lundi) est un bon moment pour créer votre emploi du temps.

Vous devrez peut-être procéder à quelques ajustements mineurs avant d’aller vous coucher et c’est tout à fait normal, tant qu’il ne s’agit pas d’une décision de planification majeure.

Lorsque vous planifiez votre semaine, suivez cette ligne directrice : Le matin est réservé aux tâches prioritaires, comme nous l’avons mentionné précédemment.

7. Faire un travail moyen.

Êtes-vous perfectionniste ? Si ce n’est pas le cas, tant mieux pour vous. Si vous l’êtes, vous avez un sérieux problème. Pour vous, rien n’est jamais fini.

Vous vous concentrez sur chaque détail et essayez de rendre votre travail « parfait ». Mais je peux vous assurer que rien n’est jamais parfait.

L’homme ne peut pas créer la perfection.

Même le Rolce Royce phantom, un chef-d’œuvre, n’est pas parfait. C’est un excellent produit, mais il n’est pas parfait. Il peut toujours se casser, mais il est très durable.

Mais en tant que jeune entreprise, vos produits n’ont pas besoin d’être aussi performants. Votre objectif est de lancer un produit viable minimal qui fait le travail, puis de l’améliorer en fonction des réactions – vous savez, la méthode de la startup allégée.

Tant que la chose que vous faites fonctionne, elle est complète ! Fin de l’histoire.

8. Apprenez les raccourcis cachés.

Parfois, il s’agit simplement d’aller plus vite et de faire des économies. Les paresseux comme moi adorent cette méthode, qui est la plus simple de toutes, mais dont beaucoup d’entre nous ne profitent pas.

Avez-vous déjà pensé à apprendre le chemin le plus court avant de conduire ? Apprendre à lire plus vite ? Ou simplement à trouver un moyen de faire quelque chose plus rapidement ?

Tout d’abord, peu de gens apprennent réellement à lire ou à taper plus vite. Ils pensent que cela leur prendra beaucoup de temps et finissent par perdre plus de temps qu’il n’en faudrait pour lire lentement. D’autres sont tout simplement paresseux.

La lecture et l’écriture sont des activités quotidiennes pour les entrepreneurs, c’est pourquoi je vais vous donner quelques ressources pour améliorer votre rapidité.

À lire :

Spreeder.com

La lecture rapide par Tim Ferriss

Pour la dactylographie :

Keybr.com

Ratatype.com

Typeracer.com

Voici quelques conseils supplémentaires :

• Les dentistes recommandent de se brosser les dents deux fois par jour, pendant 5 minutes si vous avez une brosse à dents manuelle et pendant 2 à 3 minutes si vous avez une brosse à dents électrique. C’est pourquoi il est préférable d’acheter une brosse à dents électrique.
• Pour la conduite, vous pourriez conduire plus vite, mais vous risqueriez alors d’avoir un accident, ce qui vous ferait perdre du temps et votre sécurité ; dans ce cas, rendez le temps de conduite productif en écoutant un podcast ou une conférence. Il en va de même pour le reste de votre temps de transport ou d’inactivité : tirez-en le meilleur parti en écoutant quelque chose de bénéfique.
• Si vous êtes encore à l’université et que vous voulez impressionner vos parents ou simplement obtenir de bonnes notes le plus rapidement possible, appliquez les méthodes dont nous avons parlé dans ce billet et abordez les questions de manière stratégique. Il n’est pas nécessaire de répondre à toutes les questions d’un devoir ou d’un test pour obtenir un « A ». Travaillez dur sur les parties qui valent le plus de points et faites rapidement les questions qui en valent peu. Ne passez pas le même temps sur une question à 1 point que sur une question à 10 points.

Il existe un raccourci pour presque tout. On ne sait jamais : on peut finir par créer un produit qui fait gagner du temps aux gens. Les gens paient pour des outils qui leur font gagner du temps et leur facilitent la vie. Posez-vous toujours la question : comment puis-je faire plus vite ?

9. Programmez de faire le défi d’une seule poussée.

Parce que notre volonté est limitée, chaque fois que nous nous fixons un objectif important, tel qu’une séance d’entraînement de 30 minutes, nous avons tendance à devenir paresseux. La tâche semble trop lourde à accomplir. En revanche, si l’on vous demandait de ne faire qu’un seul push-up, vous n’auriez pas besoin de beaucoup de volonté pour vous lever et le faire. Vous auriez l’impression de faire une blague. Un seul push-up ? Je vais le faire tout de suite, et puisque vous êtes déjà en position de pompes, pourquoi ne pas en faire quelques autres ? Et puisque votre cœur bat la chamade, pourquoi ne pas faire quelques squats ? En un rien de temps, vous avez fait votre séance d’entraînement de 30 minutes.

Vous pouvez appliquer ce principe à tous les aspects de votre vie :

• Lecture
• Rédaction
• Nettoyage
• Recherche

Il suffit de se donner un objectif ridicule, par exemple ne laver que 3 plats, pour que l’évier de votre cuisine brille de propreté.

Cette idée a été inspirée par Stephen Guise, auteur de Mini Habits.

10. Dormir comme un ours.

Vous savez ce qui est déchirant ?

Le pire dans le manque de sommeil n’est pas le risque de diabète. Ce n’est pas le risque de crise cardiaque, d’accident vasculaire cérébral ou d’obésité. Ce n’est même pas l’incapacité de l’organisme à éliminer les protéines toxiques des cellules cérébrales (même si c’est mauvais).

Non, le pire, c’est que le manque de sommeil coûte aux États-Unis 63 milliards de dollars par an en perte de productivité. C’est beaucoup d’argent.

Si vous n’arrivez pas à dormir 7 à 8 heures, faites des siestes tout au long de la journée. Il n’est pas étonnant que Google dispose de cabines de sommeil pour ses employés. Il ne sert à rien de travailler si vous êtes fatigué.

11. Utiliser le stockage en nuage.

Combien de fois avez-vous passé des heures à éditer un document pour vous rendre compte qu’il s’agissait de la mauvaise version ?

Ou pire encore : combien de fois avez-vous envoyé le mauvais document à un membre de votre équipe, à votre patron ou à votre professeur ?

Sans oublier le nombre de fichiers que vous avez pour le même travail et qui ressemblent à ceci : travail-1, travail-1-brouillon, travail-1-final, ce qui encombre la mémoire de votre ordinateur et prend quelques minutes pour trouver la dernière version.

Vous avez probablement eu envie de briser l’écran lorsque cela s’est produit.

Le temps perdu pourrait être économisé en travaillant réellement sur le document.

Bonne nouvelle, vous pouvez résoudre votre problème en utilisant le stockage en nuage.

Vous pouvez travailler sur le document en ligne pour éviter les doublons et la recherche de fichiers. Vous pouvez également partager le lien vers votre document avec un membre de votre équipe ou votre patron. Si vous devez télécharger manuellement un fichier, il vous suffit de télécharger la version finale en toute simplicité.

Parmi les services de stockage en nuage, citons Google Drive, DropBox, Box et OneDrive.

12. Ne perdez pas votre temps à travailler en réseau.

Le réseautage est important, mais pas s’il vous empêche de travailler sur ce qui compte pour votre entreprise. Lorsqu’il s’agit de choisir entre travailler sur quelque chose d’important et participer à un événement de réseautage, le travail triomphe toujours.

Une bonne règle empirique consiste à n’assister qu’à 1 à 2 heures d’événements de mise en réseau au cours d’une semaine. Bien sûr, cela dépend de la quantité de travail que vous avez et de l’impact du réseautage sur votre entreprise. Pour la plupart des entrepreneurs expérimentés disposant d’un grand réseau, la quantité de réseautage nécessaire sera moindre.

Imaginez maintenant que vous regardez votre liste de choses à faire, sauf que cette fois-ci, vous avez programmé chaque tâche sur votre calendrier et vous savez exactement quand vous la terminerez.

Au lieu de vous stresser pour les tâches que vous n’avez pas pu terminer ce jour-là, vous pouvez maintenant dormir en paix parce que vous savez exactement quand chaque tâche sera accomplie.

Et ce n’est pas tout. Vous ne procrastinerez plus non plus sur les tâches longues et fatigantes parce que vous savez comment faire passer une tâche longue pour une plaisanterie en suivant le défi d’une seule poussée.

Tout cela parce que vous avez mis en œuvre les méthodes présentées dans ce billet.

Devinez quoi : vous n’êtes plus la même personne après avoir lu ce billet. Vous connaissez maintenant les secrets pour atteindre une productivité folle !

Vous ne vous déconcentrez plus, vous n’effectuez plus les tâches « urgentes » des autres et vous savez exactement comment gérer les courriels et les médias sociaux par rapport à la moyenne des Tom, Dick et Harry.

Cela vous paraît fou ? Ce n’est pas le cas.

Vous avez votre feuille de route, vous devez maintenant la suivre.

Votre nouveau moi productif vous attend.

Crédit photo : Couch Potato/Banalities via flickr.com