Alors que nos interactions en face à face sont de plus en plus remplacées par des communications en ligne, du courrier électronique aux médias sociaux, nous perdons le bénéfice d’indices tels que le langage corporel et le ton de la voix. En l’absence de ces informations supplémentaires, il est facile de se méprendre sur le sens d’un courriel ou sur le ton d’une mise à jour sur les médias sociaux.
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Nous sommes tous passés par là. Vous vérifiez votre courrier électronique et vous y trouvez un message qui vous fait penser « oh non, ils n’ont pas dit ça ». Ou vous lisez une mise à jour passive et agressive sur les médias sociaux, dont vous êtes rapidement convaincu qu’elle vous est destinée.
Rien ne remplace le pouvoir d’une conversation en face à face, mais voici cinq façons de renforcer votre communication en ligne et d’éviter une rupture de la communication.
1. Connaître son public
Lorsque vous préparez votre courrier électronique, vérifiez rapidement qui est le destinataire de votre message. La manière dont vous présentez l’information à votre collègue et au directeur général varie considérablement. Plus la personne est occupée, plus votre courriel doit être concis. Donnez un aperçu de ce que vous écrivez et expliquez ce qu’il y a à gagner pour eux dès que possible. Plus vous serez clair, plus vous éviterez que les gens oublient des détails ou s’éloignent de votre véritable intention.
2. Vérifiez votre tonalité
Le ton est, de loin, l’un des aspects les plus difficiles de la communication en ligne, car il est largement absent. Au lieu de vous fier aux émoticônes pour exprimer votre ton, concentrez-vous sur le choix des mots et les nuances de ce que vous dites. Prenez le temps de relire votre courriel et, si nécessaire, injectez des mots chargés d’émotion pour faire passer votre message. Le fait de dire que vous êtes heureux, défié ou confus ne laisse guère de doute quant à vos sentiments.
3. Être clair sur les prochaines étapes
Le courrier électronique est un outil formidable pour gérer les tâches, fournir des mises à jour et plus encore, mais il est facile de supposer que tout le monde est « sur la même longueur d’onde ». Karen Sargeant , chef de projet, recommande de prendre le temps, dans votre courriel, de récapituler où vous en êtes afin de replacer la conversation dans son contexte, puis, à la fin, d’indiquer les prochaines étapes. De cette façon, les problèmes ou les divergences peuvent être identifiés et traités rapidement.
4. Reprendre son souffle
De temps en temps, un message, un courriel ou un texte vous énerve ou, pire encore, vous fait voir rouge. Au lieu de répondre à la hâte, prenez le temps de respirer et de vous éloigner. Revenez-y plus tard pour évaluer la meilleure façon de répondre de manière calme et rationnelle.
Il peut être utile de recadrer les choses et de se placer du point de vue de l’expéditeur. Ce qui peut être une simple demande peut simplement avoir été mal formulée. Réfléchissez à l’expéditeur et demandez-vous s’il avait réellement l’intention de vous contrarier et vous vous apercevrez rapidement que vous interprétez peut-être trop le message.
5. Décrocher le téléphone ou programmer un Facetime
Lorsque les communications en ligne commencent à dérailler, au lieu de continuer à essayer de régler les problèmes par courrier électronique, envisagez de prendre le téléphone ou de programmer un Facetime. Utilisez Skype ou même un bon vieux rendez-vous autour d’un café pour gagner du temps et de l’énergie au lieu de vous cacher derrière votre écran. En général, une conversation de 5 minutes permet d’éviter des heures de va-et-vient, car chacun essaie de partager son point de vue ou de faire entendre sa voix.
En accordant plus d’attention et de considération à vos communications en ligne, vous gagnerez du temps et de l’énergie et vous éviterez de blesser les gens à long terme.
Quelles sont vos stratégies pour éviter les ruptures de communication en ligne ? Commentez ci-dessous.