Le courrier électronique fait désormais partie intégrante de notre vie, à tel point qu’il est pratiquement impossible de s’en passer. Il est impossible de l’ignorer et de continuer à fonctionner normalement. Cependant, comme toute autre chose, le courrier électronique doit être géré et intégré de manière réfléchie dans votre emploi du temps.
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L’idée d’une boîte de réception zéro est une astuce de productivité très répandue pour gérer le courrier électronique. Il s’agit d’arriver à un point où il n’y a plus d’e-mails dans votre boîte de réception. Malheureusement, ce n’est pas réaliste et c’est épuisant. Il y aura toujours un nouvel e-mail dans votre boîte de réception et si votre objectif est d’atteindre la boîte de réception zéro, il y a de fortes chances que vous passiez toute votre journée à vider chaque e-mail au fur et à mesure qu’il arrive. Une roue de hamster perpétuelle.
Au lieu d’être rivé à votre téléphone ou à votre ordinateur et de guetter les nouveaux messages comme un faucon, voici sept façons plus réalistes de gérer vos courriels :
1. Les courriels doivent être clairs, concis, exploitables et pertinents. L’idée est de réduire les allers-retours. Si vous envoyez des courriels ambigus et ouverts, les destinataires ne feront que vous renvoyer des courriels pour obtenir des éclaircissements, et vous pouvez vous attendre à recevoir un nouveau courriel pour chaque courriel que vous envoyez. Vous voulez que les destinataires comprennent clairement votre message et n’aient pas à y répondre.
2. Utilisez la boîte de réception prioritaire de Gmail. Elle tente automatiquement de séparer vos courriels importants du reste. La boîte de réception prioritaire apprend quels e-mails sont importants pour vous en fonction de votre historique d’envoi d’e-mails et des e-mails que vous marquez comme importants. En mode par défaut, elle sépare automatiquement votre courrier en trois catégories : « Important et non lu », « Marqué d’une étoile » et « Tout le reste », mais vous pouvez facilement modifier ces paramètres pour les adapter à vos besoins. Le filtrage de votre courrier électronique vous montre exactement ce dont vous avez besoin, le reste n’étant généralement que du courrier indésirable ou des distractions.
3. Ne vérifiez pas votre courrier électronique trop souvent. C’est le plus grand facteur de perte de productivité. Chaque fois que votre courrier électronique vous distrait, il vous faut environ 5 à 15 minutes pour vous concentrer à nouveau sur la tâche que vous étiez en train d’accomplir. Fixez des plages horaires régulières mais peu fréquentes pour consulter votre courrier électronique. Certaines personnes essaient de travailler rapidement le matin, puis de vérifier leur courrier électronique avant le déjeuner, puis une dernière fois vers la fin de la journée. Puis une dernière vérification rapide vers la fin de la journée de travail. La création de ces plages horaires permet de se concentrer sur les courriels qui requièrent une attention immédiate.
4. Utilisez Boomerang pour que les courriels importants ne tombent pas au fond de votre boîte de réception. Il s’agit d’un plugin très pratique qui vous permet de programmer des courriels et vous rappelle d’y donner suite. Une fonction particulière vous permet de supprimer des courriels de votre boîte de réception et de les ramener en tête de liste à un moment ultérieur plus opportun. L’application Mailbox pour votre smartphone dispose également de cette fonctionnalité.
5. Recevez moins de courriels en en envoyant moins – mettez en pratique ce que vous prêchez. Pour reprendre le point 1, envoyer du courrier électronique signifie que vous en recevrez. Si vous en envoyez moins, vous en recevrez moins. Non seulement vous vous aidez vous-même, mais vous aidez aussi le destinataire à prendre de meilleures habitudes – tout le monde y gagne.
6. Adoptez une routine pour le courrier électronique. Outre le moment où vous décidez de consulter votre courrier électronique, le temps que vous êtes autorisé à passer à le lire ou à l’écrire doit également être limité. En établissant une routine stricte, vous saurez quand votre temps est écoulé et vous pourrez retourner à votre liste de tâches immédiates au lieu de vous laisser distraire par une question soi-disant urgente. Si c’est vraiment urgent, vous recevrez probablement un appel.
7. En parlant d’appels, ne traitez pas de sujets controversés ou très sensibles par courrier électronique. Le courrier électronique est le pire moyen de communiquer des émotions. Le destinataire ne voit que du texte, et il a donc tendance à saisir lui-même le contexte et les émotions qui entourent un courriel. S’il s’agit d’un sujet très controversé, il est préférable d’en parler au téléphone ou en personne afin d’éviter les erreurs d’interprétation et de communication.
En fin de compte, nous devons nous rendre compte que le courrier électronique n’est qu’un des nombreux outils que nous utilisons pour communiquer avec les gens. Il est important de ne pas le considérer comme notre travail et d’en devenir l’esclave. En utilisant ces conseils, vous serez en mesure de le gérer plus efficacement et d’être plus productif. Débarrassez-vous une fois pour toutes de ces démons de la messagerie électronique.
Avez-vous d’autres astuces pour gérer les e-mails ? Faites-nous en part dans les commentaires ci-dessous !