Comment débarrasser votre ordinateur des distractions qui nuisent à votre concentration ?

À la vue de son ordinateur portable, Robbert Van Els pourrait être pris pour un agent secret. Son écran est une explosion de fichiers urgents – un centre de contrôle principal pour la gestion des agents clandestins. Le personnage de l’homme mystérieux est représenté par une voiture de sport glissant sur le côté et serpentant à travers un assaut de documents Word et de fichiers Jpeg. Le simple fait de regarder son bureau peut faire monter la tension artérielle.

Mais Van Els n’est pas un agent secret. C’est un désastre.

En fait, le profil LinkedIn de Van Els indique qu’il travaille dans le domaine des « bouchons d’oreille sur mesure ». Apparemment, il n’y a pas de corrélation entre le désordre qui règne sur l’ordinateur portable et l’aventure dans la vie. N’importe qui peut se retrouver noyé dans le désordre de son bureau et les recherches suggèrent que ces détritus numériques nous font perdre du temps, dégradent nos performances et nuisent à notre concentration. Van Els a décidé qu’il en avait assez. Il s’est rendu compte que pour développer son entreprise, il devait reprendre le contrôle. « Moins de distractions, plus de temps pour se concentrer », m’a-t-il dit. J’ai rencontré M. Van Els pour la première fois lors d’une conférence où j’ai présenté un exposé sur la façon de se « détacher » de la technologie personnelle. J’ai appris plus tard que M. Van Els avait pris mon exposé à cœur. Sur Facebook, il a partagé sa « recette pour un bureau minimaliste » et a déclaré : « J’ai testé la nouvelle présentation pendant un mois et le résultat est excellent ! Après avoir inspiré Van Els avec mon exposé, je me suis rendu compte qu’il m’avait également inspiré. J’ai décidé de jeter un coup d’œil à mon propre bureau encombré, qui, même s’il n’était pas aussi explosif que celui de Van Els, avait certainement besoin d’un peu de rangement. Voici pourquoi le nettoyage de votre espace de travail peut augmenter votre productivité et les mesures que j’ai prises pour atteindre le zen sur mon ordinateur portable.

Le coût du désordre

Un ordinateur encombré n’est pas seulement laid, il est aussi coûteux. Tout d’abord, il y a des coûts cognitifs. Une étude menée par des chercheurs de l’université de Princeton a révélé que les personnes obtenaient de mauvais résultats dans des tâches cognitives lorsque les objets se trouvant dans leur champ de vision étaient désordonnés plutôt que bien rangés. Le même effet s’applique aux environnements numériques, selon une étude publiée dans la revue universitaire Behaviour & Information Technology . Sans surprise, notre cerveau a plus de mal à trouver les choses lorsqu’elles sont placées de manière désorganisée.

En outre, les distractions supplémentaires agissent comme des déclencheurs qui nous incitent à effectuer des tâches sans importance, ce qui nous fait perdre du temps et de la concentration. Chaque icône errante, chaque onglet ouvert ou chaque signet inutile est un rappel lancinant des choses non faites ou non explorées. Avec autant de déclencheurs, il est facile de s’éloigner sans réfléchir de la tâche à accomplir. Or, selon Sophie Leroy, de l’université du Minnesota, passer d’une chose à l’autre nuit à notre concentration en laissant ce qu’elle appelle un « résidu d’attention« . Ce résidu fait qu’il est plus difficile de se remettre sur la bonne voie une fois que l’on est distrait. En éliminant les déclencheurs inutiles, on libère l’esprit pour qu’il travaille sur ce qui est vraiment important.

Et si vous avez encore besoin d’être convaincu, sachez qu’il y a un autre prix à payer pour tout cet encombrement : la lenteur de l’ordinateur. Chaque onglet ouvert sur votre navigateur web, par exemple, utilise les ressources de traitement et de mémoire de votre machine. Bien sûr, il existe des technologies spécialement conçues pour empêcher les onglets inutilisés d’épuiser les ressources, mais ce sont des pansements qui s’attaquent au symptôme, pas à la maladie.

Supprimer les éléments déclencheurs

Maintenant que j’étais certaine que toutes ces distractions ne me servaient pas, il était temps de faire le ménage. Tout d’abord, j’ai jeté tout ce qui se trouvait sur mon bureau dans un dossier appelé « tout » (je sais, ce n’est pas un nom de dossier particulièrement créatif).

Cela m’a fait bizarre de rassembler tous ces fichiers dans un seul dossier et je me suis demandé si je n’étais pas en train de déplacer le désordre ailleurs. Puis je me suis rappelé que l’idée était d’éliminer les distractions visibles qui pourraient me faire dévier de ma route.

Je me suis assuré que si j’avais besoin de l’un de ces fichiers, il serait plus facile de le trouver à l’aide de Spotlight (la fonction de recherche intégrée de Mac OS) plutôt que de chercher chaque fichier un par un sur mon bureau. De toute façon, les fichiers que j’utilise tous les jours, comme certains documents Word, s’ouvrent plus facilement sous l’onglet « les plus récents ».

Ensuite, sur les conseils de Van Els, j’ai changé ma photo d’arrière-plan pour un gris sourd et ennuyeux et j’ai fait en sorte que le dock des applications se cache automatiquement. J’ai également trouvé un programme appelé Bartender 2 pourorganiser toutes les applications exécutées dans la barre de menu en haut de l’écran. Désormais, je commence ma journée de travail avec une ardoise vierge de la couleur d’une véritable ardoise.

L’ordinateur de bureau libéré, j’ai cherché d’autres moyens de le désencombrer. J’ai décidé de désactiver toutes les notifications sur mon ordinateur portable, en m’assurant qu’aucune application ne pouvait m’interrompre.

J’ai également réglé la fonction « ne pas déranger » sur « toujours actif » en l’activant à 7 heures du matin et en la désactivant à 6h59.

Après avoir vaincu tous les déclencheurs indésirables sur mon bureau et désactivé les notifications, il était temps de s’attaquer à l’antre du serpent des distractions, mon navigateur web. Le premier problème était de savoir comment gérer tous ces onglets ouverts. Ce problème était particulièrement gênant car plus j’avais d’onglets ouverts, moins j’étais susceptible de redémarrer ma machine et mon navigateur web, ce qui empêchait les mises à jour et ralentissait encore plus mon ordinateur. Il m’arrivait de passer des mois sans redémarrer mon ordinateur, jusqu’à ce que mon Mac finisse par céder, se figer et se bloquer, emportant généralement des documents non sauvegardés dans l’épave.

J’avais besoin d’une nouvelle façon de faire. Tout d’abord, j’ai réalisé que tous mes onglets entraient dans quatre catégories :

1. Des choses en rapport avec ce sur quoi je travaillais en ce moment.
2. Articles que j’aimerais lire plus tard.
3. Sites dont je pourrais avoir besoin à l’avenir.
4. Les outils de communication tels que les médias sociaux et le courrier électronique.

La solution était simple : je devais prendre l’habitude de classer les onglets à leur place. Par exemple, au lieu de laisser ouverts, jour après jour, des sites web liés à un projet en cours, je coupe et colle l’URL dans le document concerné, généralement un document Google ou une présentation diapositive.

Ensuite, les articles que j’aimerais lire plus tard ne sont jamais lus dans le navigateur. Avant de me laisser entraîner dans le tourbillon de la lecture d’un article puis d’un autre, je l’enregistre rapidement dans Pocket, où je peux le lire à loisir ou l’écouter en conduisant ou en faisant de la musculation. Enfin, les onglets ouverts dont je crains d’avoir besoin un jour sont transférés dans Evernote d’une simple pression sur un bouton de mon navigateur.

Là encore, bien que j’aie l’impression de ne faire que bousculer le désordre, il est important de se rappeler que ce n’est pas la quantité de matériel numérique qui pose problème, mais la distraction visuelle et le désordre qui nuisent à la productivité et à la concentration. L’idée est de faire en sorte que les choses soient hors de vue et hors de l’esprit jusqu’à ce qu’on en ait besoin. Il est intéressant de noter que les catégories que j’ai utilisées pour trier les onglets ont également permis d’éliminer de nombreux signets qui polluaient le chrome de mon navigateur.

Mais qu’en est-il du courrier électronique et des médias sociaux ? La pire des pertes de temps est peut-être le flux incessant de messages, de notifications et de mises à jour qui sapent la concentration et nous occupent avec du pseudo-travail. Ces services sont comme le chocolat : il vaut mieux les garder cachés, car plus on les grignote, plus on en veut.

J’utilise des outils de rétention de l’attention tels que StayFocusd et Freedom pour bloquer l’accès à mon courrier électronique, à Twitter et à Facebook pendant mon temps d’écriture du matin, lorsque j’ai le plus besoin de me concentrer.

Maintenant que j’ai éliminé autant de distractions que possible de mon ordinateur portable, je prévois 15 minutes tous les vendredis pour me débarrasser de tout ce qui s’est accumulé au cours de la semaine.

Quant à Van Els, le fait d’avoir atteint la zénitude sur son bureau l’a rendu plus heureux et plus productif. Aujourd’hui, son bureau ne pourrait pas être plus immaculé. Il a remplacé son image de voiture de sport hurlante et ses centaines d’icônes par de simples lettres blanches sur fond noir. Pour moi, la partie la plus difficile du désencombrement du bureau a été de faire le premier pas. Il y a une certaine appréhension à faire le grand ménage. Mais la citation affichée sur l’écran de Van Els m’a donné une motivation supplémentaire. Bien qu’elle semble tirée d’un film d’espionnage, elle s’applique tout aussi bien à la réalisation de toute tâche intimidante. « Ce que nous craignons le plus est généralement ce que nous avons le plus besoin de faire.

Note de Nir : Ce billet a été rédigé en collaboration avec l’équipe de NirAndFar.com.