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Co-écrit par Jason McCarley, Ph.D., professeur de psychologie à l’université d’État de l’Oregon.
Votre organisation est distraite. Les recherches suggèrent que les travailleurs du savoir perdent 2 à 3 heures par jour à cause des distractions, et oui, ce manque de concentration coûte cher. On estime que la distraction du personnel coûte aux organisations 14 à 15 fois plus que l’absentéisme lié à la santé.
Les distractions prennent différentes formes, certaines évidentes et d’autres insidieuses. Les distractions externes sont les plus évidentes, qu’il s’agisse des notifications push des courriels, des alertes des smartphones, des interruptions des collègues au bureau ou des animaux domestiques et des enfants lorsque l’on travaille à domicile. Les distractions internes, c’est-à-dire les pensées et les émotions qui nous empêchent de nous concentrer, sont moins visibles mais peuvent être tout aussi puissantes.
Tout cadre sait que l’une de ses principales responsabilités est d’aligner les ressources de l’organisation – en l’occurrence, l’attention de ses employés – sur ses objectifs trimestriels et annuels. Voici trois choses que vous pouvez faire pour aider les membres de votre équipe à utiliser leur attention de manière plus productive :
1. Faire de la communication un outil, et non l’ensemble du travail. Le courrier électronique est une bête insatiable. Selon McKinsey, nous consacrons 28 % de notre temps de travail au courrier électronique, que nous consultons 11 fois par heure, et 84 % d’entre nous gardent le courrier électronique ouvert en arrière-plan pendant qu’ils travaillent. Gloria Mark et ses collègues de l’université de Californie-Irvine ont constaté que plus les employés passaient de temps sur le courrier électronique, moins ils étaient productifs et plus ils se sentaient stressés.
La communication en face à face est 34 % plus efficace que le courrier électronique pour inciter les gens à agir. Compte tenu de notre dépendance post-pandémique à l’égard de la vidéoconférence, un bref appel vidéo peut permettre d’éviter de multiples volées de courriels entre les employés.
Les périodes de silence pour le courrier électronique sont difficiles à imposer et à faire respecter, mais elles peuvent s’avérer efficaces pour réduire la dépendance des employés à l’égard de leur boîte de réception. Ces périodes de silence peuvent être individualisées, permettant aux travailleurs de bloquer du temps comme ils le souhaitent pour s’occuper de leur courrier électronique, ou elles peuvent s’appliquer à l’ensemble d’un service ou d’une organisation.
Et si vous voulez que vos employés passent moins de temps à regarder leur boîte de réception toute la journée, conseillez aux cadres supérieurs d’envoyer des courriels avec parcimonie. Donner l’exemple d’un bon comportement est un grand pas en avant pour aider votre organisation à se concentrer.
2. Repenser l’environnement de travail. Le bureau à aire ouverte était censé éliminer les obstacles à la collaboration et stimuler la créativité des équipes. Il s’est retourné contre lui de manière catastrophique. Des études ont montré que dans les entreprises qui ont adopté des bureaux ouverts, la communication en face à face a diminué de 70 % et la satisfaction des travailleurs a baissé.
Une partie du problème semble évidente : sans murs pour les séparer, les travailleurs sont entourés de bavardages et de bruits de bureau. Même à faible intensité, il est difficile d’ignorer le bruit de fond. Les spécialistes de la cognition ont découvert que les paroles ont un accès privilégié et direct à la mémoire de travail des auditeurs occasionnels, où elles interfèrent avec les processus mentaux en cours.
De plus, le fait d’essayer de faire abstraction du bruit ambiant est en soi une source de stress.
De manière plus surprenante, les effets de l’espace ouvert jouent également dans l’autre sens : Les travailleurs ne sont pas seulement épuisés par les bavardages en arrière-plan, mais aussi par le stress lié à la confidentialité de leurs conversations et de leurs activités.
Les casques antibruit et le réaménagement acoustique des bureaux ne sont que des solutions partielles. Ils réduisent mais n’éliminent pas les bruits gênants et ne rétablissent pas l’intimité. Pour être le plus productif possible, les travailleurs doivent avoir accès à un espace calme et privé lorsqu’ils en ont besoin.
3. Éliminer la toxicité pour éliminer la distraction. Nous connaissons l’importance à long terme d’un environnement de travail respectueux pour le moral et la fidélisation, car les coûts d’un comportement incivil pour la créativité et la productivité des travailleurs peuvent être immédiats et aigus. Les travailleurs qui sont traités de manière impolie ou irrespectueuse – ou qui sont simplement témoins d’un mauvais traitement infligé à quelqu’un d’autre – ont du mal à se concentrer sur autre chose. (Pensez à la difficulté qu’il y a à se défaire des pensées du type qui vous a fait un geste grossier et vous a coupé la route dans les embouteillages ce matin).
Le fait de ruminer des incivilités fait disparaître d’autres pensées de la mémoire de travail, ce qui nous empêche de rester concentrés sur les choses que nous devons faire. Il en résulte une baisse de la capacité de la mémoire à court terme, une perte de créativité, un pic d’erreurs de performance et une compromission de la prise de décision et de la planification.
Un environnement de travail émotionnellement sain concerne tout autant la productivité des employés que leur rétention.
La mise en place de l’ensemble
Vous avez une politique en matière de congés de maladie. Mais si les distractions des employés vous coûtent plus cher que les congés de maladie, ne devriez-vous pas également envisager une politique visant à aider votre personnel à gérer son attention ? Réunissez les employés au sein d’un groupe de travail vertical afin d’identifier les principales distractions et d’élaborer un plan pour les combattre.
Il est essentiel de créer un environnement qui favorise un dialogue ouvert sur les distractions et qui permette aux employés d’être proactifs en concentrant leur attention. L’attention de vos employés, et pas seulement leur présence, est la ressource la plus précieuse de votre organisation.
Références
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