Il existe des dizaines de systèmes de productivité. Il est évident qu’il n’y a pas UNE meilleure méthode, mais plutôt des méthodes différentes qui sont utiles dans des situations différentes. Certaines personnes obtiendront de meilleurs résultats avec certaines techniques, tandis que la même technique ne sera pas forcément bénéfique pour quelqu’un d’autre. Au cours des dernières années, j’ai essayé toutes sortes de choses : m’engager à faire une seule chose importante par jour et bloquer 3-4 heures, travailler en parallèle, utiliser différents outils d’organisation, utiliser la technique Pomodoro, travailler jusqu’à ce que j’atteigne un certain nombre d’heures ou un certain nombre de mots, suivre les heures, travailler quand j’en avais envie, travailler dans des bibliothèques, dans mon lit ou à l’extérieur, travailler seul ou à deux.

J’ai littéralement passé en revue toutes sortes de techniques et de scénarios de travail possibles. Pas à pas, je me rapproche d’une poignée de techniques qui me conviennent le mieux. Aujourd’hui, je vais partager avec vous l’un des systèmes qui s’est avéré extrêmement efficace. Il s’agit d’une combinaison du système Eisenhower et de l’idée de tenir compte de vos ressources cognitives.

L’une des techniques de productivité et des méthodes de gestion les plus célèbres et les plus utilisées consiste probablement à faire la distinction entre important et urgent, important et non urgent, non important mais urgent et ni important ni urgent. Ce système aurait été utilisé par Eisenhower, d’où le nom de « système Eisenhower ».

L’inconvénient de cette technique est que vous vous retrouverez parfois bloqué par un travail qui ne nécessite pas beaucoup d’énergie cognitive pendant votre période d’activité cognitive, simplement parce qu’il est urgent et important. À la fin de la journée, vous aurez peut-être le temps de faire quelque chose d’important qui nécessite une grande concentration cognitive, mais vous avez épuisé votre énergie cognitive auparavant. C’est pourquoi je classe mon travail en trois catégories différentes avant d’appliquer la classification important/urgent. Ces trois catégories sont les suivantes

Forte pression cognitive

Dans cette catégorie, on trouve des choses comme l’écriture, l’apprentissage actif, la préparation de conférences ou la conception d’un atelier. En général, vous avez besoin de beaucoup de ressources cognitives pour mener à bien ces tâches. Il n’est pas judicieux de travailler à ces tâches alors que l’on n’est pas dans la fleur de l’âge sur le plan cognitif. On commet beaucoup plus d’erreurs, on est moins créatif et plus enclin à l’inefficacité. C’est pourquoi ces tâches doivent être accomplies lorsque l’on est pleinement alerte et éveillé.

Pour différentes personnes, il s’agit d’un moment différent de la journée. Comme vous pouvez le lire dans l’ouvrage de Mason Currey, Daily Rituals, différentes personnes préfèrent différents moments de la journée pour effectuer ce type de travail. Il faut parfois surmonter la fatigue et la paresse, mais il y a généralement des moments de la journée où l’on est plus performant.

Vous devriez envisager de consacrer au moins un certain temps à ces tâches, car il faut souvent du temps pour s’y mettre. Pour ce type de travail, j’applique au moins trois cycles de la technique Pomodoro (25 minutes de travail, suivies d’une pause de 5 minutes). Utilisez votre énergie cognitive à bon escient et bloquez les moments où vous êtes le plus alerte pour ces tâches.

Stress cognitif léger

Cette catégorie comprend des tâches telles que répondre au courrier, faire des recherches, parcourir des textes, organiser et planifier, téléphoner, éditer des textes (uniquement sur le plan formel, pas sur le plan du contenu) et d’autres tâches similaires. Souvent, ces tâches ne requièrent pas beaucoup de ressources cognitives et ne prennent pas beaucoup de temps. Vous pouvez combler les petits espaces entre les réunions ou lorsque vous remarquez que vous ne pouvez plus travailler en profondeur.

Faible tension cognitive

Il existe un grand nombre de tâches qui appartiennent à cette catégorie, par exemple : la recherche d’images pour des articles, la programmation de publications sur Facebook, le désencombrement du bureau, l’ensemencement de publications et d’autres tâches similaires.

Il est fortement conseillé de fixer une contrainte de temps, car ces tâches ont souvent tendance à s’étendre et à nécessiter autant de temps que vous leur accordez. Souvent, vous pouvez faire ces choses en parallèle tout en regardant une conférence TED, en écoutant de la musique ou en discutant avec des amis.

Vous pouvez littéralement réserver ce travail pour les moments où vous n’avez plus besoin de vous concentrer. Remplir votre emploi du temps normal avec ce type de tâches est un gaspillage de votre précieuse concentration cognitive.

Ce système présente l’avantage évident d’utiliser au mieux vos ressources cognitives. L’inconvénient (qui peut parfois aussi être un avantage) est que vous séparez différentes étapes de travail. C’est pourquoi ce système n’est parfois pas applicable si vous souhaitez accomplir une tâche importante dans son ensemble (par exemple : rédiger un article, l’éditer, le télécharger, le programmer ou l’ensemencer).

En fin de compte, vous devriez essayer différentes méthodes et voir ce qui fonctionne le mieux pour vous. N’adhérez pas à un système ou ne le rejetez pas sans l’avoir d’abord testé.

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Crédit photo : julietvanree via flickr.com