En tant que coach personnel de plus de 100 employés, l’une des questions les plus fréquentes que je reçois de temps à autre est la suivante : « Comment puis-je être plus productif ? ». La seule façon d’aller de l’avant est d’augmenter sa productivité. C’est un concept assez simple. Lorsque nous accomplissons plus de choses, nous atteignons notre objectif plus rapidement. Nous disposons tous du même temps dans une journée, mais certains parviennent à en faire plus. Il doit bien y avoir quelques secrets pour atteindre ce niveau d’efficacité surhumain. Mais qu’en est-il ?

Au fil des ans, j’ai transmis à mes collègues différentes techniques et astuces pour stimuler la productivité, avec un succès raisonnable. Mais un jour, je me suis rendu compte que j’avais négligé l’élément le plus important d’un espace de travail productif. J’avais négligé l’élément le plus important d’un espace de travail productif : l’espace de travail lui-même.

Ne vous contentez pas d’organiser, organisez dans un but précis

En observant le bureau de Lifehack, j’ai remarqué qu’il y avait une variable distinctive. Tous mes collègues avaient intégré les mêmes techniques de productivité que je leur avais enseignées, mais pour une raison ou une autre, certains avaient plus de succès que d’autres.

J’ai remarqué qu’il y avait un lien direct entre ceux qui avaient un poste de travail organisé et leur niveau de productivité. J’ai demandé à chaque personne quel était le processus de réflexion à l’origine de l’organisation de leur bureau. À ma grande surprise, ceux qui ont admis avoir organisé leur poste de travail dans un but précis étaient plus productifs que ceux qui ne l’avaient pas fait.

Pourquoi ? Parce que non seulement ils prennent le temps de s’organiser, mais ils le font avec tact afin d’accroître leur productivité(je suis même en train de désencombrer mon bureau au moment où j’écris ces lignes ! (Je suis même en train de désencombrer mon bureau au moment où j’écris ces lignes !) C’est tout à fait logique, car votre environnement contribue largement à votre réussite.

Pensez-y comme ceci : si vous étiez au régime, vous ne vous entoureriez pas de malbouffe, n’est-ce pas ? Si vous voulez avoir les idées claires, vous ne devez pas vous entourer de distractions.

Créez l’environnement idéal pour améliorer votre productivité

J’ai décidé d’interroger les personnes les plus productives du bureau. Ainsi, je pourrais tirer parti de leur sagesse pour trouver des conseils utiles en matière d’organisation et d’efficacité. J’ai découvert qu’ils avaient tous les mêmes habitudes :

1. Gardez les distractions de votre côté peu familier

Par « côté inconnu », j’entends la main la moins dominante. Si vous êtes droitier, gardez votre téléphone sur le côté gauche de votre bureau afin de ne pas avoir à l’attraper. Il est compréhensible que vous souhaitiez garder votre téléphone à portée de main en cas d’urgence. Mais vérifier votre téléphone est probablement tellement habituel que c’est devenu une mémoire musculaire. Parfois, vous attrapez votre téléphone sans même vous en rendre compte. Le fait de le faire constamment vous déconcentre et perturbe votre flux de travail. Pour éviter cela, faites en sorte que votre téléphone ne soit pas facile à atteindre.

2. Plus votre poubelle est grande, mieux c’est

Cela peut sembler un peu trivial, mais c’est en fait impératif pour améliorer l’efficacité. L’objectif est la clarté. Vous devez donc disposer d’un réceptacle à proximité pour vous débarrasser de tout le désordre indésirable et inutile avant qu’il ne prenne le dessus sur votre vie.

Imaginons que vous veniez de terminer un brainstorming et que vous ayez utilisé toutes les idées que vous aviez notées. Vous n’avez plus besoin de cette pile de papiers contenant vos anciennes idées. Mais votre petite poubelle est pleine. Au lieu de traverser le bureau pour jeter les papiers, vous les mettez de côté. Au début, il ne s’agissait que d’une pile de papiers, mais cela s’est transformé en une habitude : « Je m’en occuperai plus tard ». Et tout d’un coup, vous vous retrouvez avec une pile de documents périmés et inutiles. Est-ce un mouchoir en papier usagé ? C’est dégoûtant !

Les articles dont vous avez réellement besoin sont désormais mélangés à des articles inutiles, ce qui devient frustrant au bout d’un certain temps. Épargnez-vous cette peine. Nettoyez au fur et à mesure.

3. Disposer d’une zone désignée pour « s’occuper plus tard ».

Au fur et à mesure que vos journées de travail s’éternisent, vous commencez à vous rendre compte que vous n’arrivez pas à faire autant de choses que vous le souhaiteriez. Alors que les tâches et les projets s’accumulent, vous vous retrouvez à lutter contre les distractions et à perdre votre concentration, sans parler du fait que vous êtes submergé par votre charge de travail.

Allégez un peu la charge. Créez une zone « à faire plus tard ». Il peut s’agir d’un dossier ou d’une étagère où vous rangez vos tâches. Ainsi, votre cerveau enregistrera que vous avez reçu le projet, mais vous pourrez le classer de manière à ce qu’il ne vous détourne pas de votre tâche actuelle. Chaque fois que vous vous laissez distraire, il vous faut deux fois plus de temps pour vous recentrer. Réservez un moment pour faire le vide dans votre zone « à faire plus tard », et occupez-vous-en dès que vous le pouvez.

4. Ne gardez que l’essentiel sur votre bureau

La présence d’outils d’organisation peut vous donner l’impression d’être plus productif, mais n’oubliez pas que moins, c’est plus. Vous n’avez besoin que d’un stylo pour écrire, d’un surligneur pour surligner, d’un carnet pour écrire et d’une pile de post-it jusqu’à ce que vous en manquiez. Tout le reste est inutile et ne fera qu’embrouiller votre espace de travail. En outre, vous voulez passer votre temps précieux à travailler, et non à décider quel stylo utiliser.

Conservez ces éléments du côté dominant, sur votre bureau qui n’est par ailleurs pas encombré. Vous aurez ainsi tout ce dont vous avez besoin à portée de main.

5. Disposer d’un tiroir organisé pour les éléments presque essentiels

Je sais que vous adorez l’agrafeuse à pois et le dévidoir de ruban adhésif assorti. Mais ce ne sont pas des éléments essentiels à votre productivité, n’est-ce pas ? Vous devez les garder près de vous, mais pas au grand jour, où ils pourraient vous distraire. Conservez plutôt dans un tiroir bien rangé les articles presque essentiels comme ceux que vous utilisez quotidiennement.

En gardant ces objets hors de vue, votre cerveau a moins d’occasions de s’égarer, ce qui vous aide à rester sur la bonne voie. Vous ne pensez peut-être pas qu’une agrafeuse va entraver votre travail, mais vous seriez surpris de voir vers quoi votre esprit va dériver lorsque vous êtes bloqué sur une tâche.

6. Toujours avoir de l’eau à portée de main

Et en grande quantité. C’est l’élixir de vie et de productivité. J’ai remarqué lors de mes observations que les personnes les plus productives ont toujours un grand récipient d’eau sur leur bureau. En effet, lorsqu’elles se concentrent et se lancent dans leur travail, elles oublient souvent de boire de l’eau.

Le fait d’avoir de l’eau à portée de main leur évite de se lever pour aller en chercher, ce qui leur permet d’être moins distraits tout au long de la journée. Sans oublier que le fait de rester hydraté les aide à penser clairement et donc à être plus productifs. N’oubliez pas que la clarté correspond à l’efficacité.