Si vous avez déjà été tenté d’inclure un smiley dans votre correspondance professionnelle, vous n’êtes pas le seul. Une enquête récente a révélé qu’environ 76 % des travailleurs américains utilisent des émoticônes ou des emojis dans leur communication professionnelle^[1].

Savoir quand il convient d’utiliser cet outil de communication peut vous aider à nouer des relations et vous éviter des malentendus. Une utilisation inappropriée peut avoir un effet négatif sur la façon dont les gens vous perçoivent.

Comment les emojis peuvent-ils influencer l’impression que les autres ont de vous ?

Une de mes anciennes collègues, Amanda, communiquait avec moi essentiellement par SMS. Elle travaillait à domicile la plupart du temps, et c’était le moyen le plus rapide et le plus facile pour nous de rester en contact. Amanda avait un style de texto caractéristique. Chaque fois que je lui demandais de confirmer qu’elle avait compris quelque chose, ou que je vérifiais qu’elle avait bien reçu un document de ma part, elle me répondait en utilisant ses trois emojis préférés : Smirk, Laugh Cry et Okay with a Laugh.

Le fait d’envoyer si souvent des SMS à Amanda m’a amené à me faire une idée d’elle. J’ai supposé que parce qu’elle utilisait des émojis dans sa correspondance, elle devait être drôle et détendue. Même lorsque nous abordions des sujets sérieux, tels que la confirmation du budget avec les clients ou l’orientation de notre travail, elle utilisait des émojis. Au fil du temps, je me suis demandé si elle prenait son travail au sérieux.

Peu importe qu’Amanda ait des idées géniales et qu’elle fasse un travail remarquable. J’avais du mal à la prendre au sérieux parce que répondre par un Cri de rire (ou l’un de ses autres favoris, d’ailleurs) ne me semblait pas du tout professionnel. Des chercheurs ont découvert que mon impression d’Amanda n’était pas unique. Ils ont conclu que les participants à l’étude considéraient les expéditeurs qui utilisaient des emojis comme moins compétents que leurs homologues plus traditionnels^[2].

Les impressions basées sur les emoji peuvent être trompeuses

Lorsque j’ai rencontré Amanda pour la première fois, j’ai été complètement époustouflé. J’avais l’impression d’avoir envoyé un SMS à une autre personne. Elle était vêtue d’un tailleur noir sur mesure et portait une mallette comme une professionnelle de haut niveau.

Lors de sa présentation, elle a impressionné tout le monde au bureau. Elle a présenté le budget, fait des suggestions basées sur des données de marketing et présenté des projections pour l’année à venir dans une série de graphiques. Elle était sûre d’elle et a répondu à nos questions en citant ses recherches pendant la partie questions-réponses de son exposé. Elle avait vraiment fait ses devoirs. Si vous imaginez la présentation professionnelle idéale, c’est ce qu’elle a fait.

La présentation d’Amanda n’avait rien de ludique. Elle incarnait le professionnalisme. Ce n’était certainement pas la même personne qui insistait pour conclure chaque interaction par une série de smileys.

Ensuite, nous avons mené une enquête sur les emojis à Lifehack

Après avoir rencontré Amanda en personne, je suis devenu plus attentif à mes messages au travail. Je me suis demandé si je ne donnais pas à mes collègues une mauvaise impression de mon travail à cause de la façon dont j’utilisais les emojis pour communiquer. Je me suis également demandé comment l’utilisation des emojis affectait l’opinion de mes collègues sur les autres.

J’ai décidé que le meilleur moyen de savoir comment mes collègues considéraient les personnes qui utilisaient des emojis était de leur poser la question. Nous utilisons Slack pour communiquer au bureau de Lifehack, ce qui signifie que les emojis ont de nombreuses occasions d’apparaître au travail chaque jour. J’ai interrogé 40 employés pour recueillir leurs points de vue sur la communication au travail.

J’ai tiré quelques conclusions intéressantes.

Les personnes sérieuses ont tendance à utiliser des émojis moins émotionnels.

La plupart de mes collègues ont remarqué que les personnes ayant un rang plus élevé au bureau, comme les cadres, évitent d’utiliser des émojis liés à l’émotion, comme les sourires ou les visages souriants. Leurs textes paraissent ainsi plus sérieux et plus professionnels.

Lorsqu’un manager utilise un emoji, c’est généralement pour exprimer son appréciation ou son soutien. Ils privilégient les emojis neutres sur le plan émotionnel, tels que des battements de mains ou des éléments tels qu’un feu de joie. S’il y avait un visage, nos managers ne s’en préoccupaient pas. Associer des émotions à leur communication devait leur sembler trop informel pour leur poste.

Mes collègues ont également convenu qu’ils considéraient les phrases sans emojis comme des éléments à prendre au sérieux. L’utilisation d’un emoji indique que cette partie de l’interaction est censée être humoristique ou divertissante.

Les personnes créatives peuvent utiliser des émojis pour former rapidement une phrase tout à fait compréhensible.

Pour certaines personnes, la communication par emojis atteint un tout autre niveau. Ils peuvent donner l’impression que des réponses simples sont plus intéressantes et plus créatives. Par exemple, lorsque nous essayons de décider où nous devrions manger, quelqu’un peut envoyer un emoji représentant un hamburger ou un rouleau de sushi au lieu de taper une explication sur ce qu’il veut.

Certains de mes collègues créatifs peuvent utiliser des émojis pour enchaîner des pensées complètes sans utiliser de mots. Une fois, j’attendais qu’un collègue se présente pour commencer une réunion. J’ai envoyé un message sur Slack pour savoir où il se trouvait. L’un des membres de mon équipe m’a envoyé deux emojis : un homme qui court et des toilettes. J’ai compris. C’était simple, créatif et clair, et nous n’avons pas eu besoin d’entrer dans les détails.

La clé de l’utilisation créative des emojis est de penser rapidement. Mes collègues m’ont dit que lorsqu’ils voyaient quelqu’un passer trop de temps à chercher la bonne série d’emojis, cela donnait l’impression qu’il faisait trop d’efforts. C’est comme lorsque vous mettez trop de temps à comprendre une blague. Au moment où vous répondez, elle n’est plus drôle.

Utilisation répétée = identité

Comme je l’ai appris d’Amanda, l’utilisation excessive d’emojis peut devenir votre signature. Tout comme une phrase d’accroche ou un slogan, les emojis contribuent à votre identité et à l’impression que les autres ont de vous.

Nous avons un collègue qui adore utiliser l’emoji « Yummy ». Chaque fois que nous devons commander des en-cas, nous le laissons choisir en premier car nous supposons qu’il est un passionné de cuisine et qu’il saura où trouver les en-cas les plus savoureux.

À moins que vous ne souhaitiez être connu pour un trait de personnalité ou un intérêt particulier, évitez d’utiliser un emoji à outrance.

Conseils pour l’utilisation des emojis dans la communication au travail

Toutes ces discussions avec mes collègues m’ont amené à tirer quelques conclusions sur le moment et la manière d’utiliser les emojis au travail. Voici les bonnes pratiques que l’équipe Lifehack m’a transmises :

• N’utilisez les emojis qu’au début ou à la fin d’une conversation. Si vous voulez dire « Bonjour » ou mettre fin à votre communication, il est approprié d’inclure un emoji. Cela permet de rassurer les autres en leur montrant que vous êtes un être humain, tout en évitant que le reste de votre travail ne paraisse non professionnel.
• Si vous n’êtes pas sûr de l’interprétation de votre texte, un emoji peut vous aider. De nos jours, une grande partie de notre communication se fait par SMS et par e-mail. Il est parfois difficile de transmettre le ton et le sens avec des mots, mais un émoji peut aider^[3].

J’ai récemment reçu le guide de style pour un travail sur lequel je travaillais, et ma collaboratrice avait énuméré toutes ces directives qui semblaient strictes pour le travail. Elle a ajouté un émoticône à la fin d’un exemple qu’elle avait donné. L’émoticône m’a aidé à comprendre qu’elle essayait de détendre l’atmosphère et m’a rappelé qu’il y avait une personne réelle de l’autre côté de la boîte de texte.

• Vous pouvez utiliser des émojis dans les conversations informelles et lorsque vous établissez des relations avec vos collègues. Lorsque vous discutez avec vos collègues d’une tâche qui n’est pas liée au travail, par exemple pour savoir où aller déjeuner ou pour discuter de ce qu’il faut apporter au pique-nique du bureau, vous pouvez utiliser des émojis. Leur ton causal peut rendre votre communication plus amicale.

Il ne s’agit là que de quelques conseils tirés de notre petit bureau, mais ils illustrent la manière dont les emojis peuvent influencer la façon dont les autres nous perçoivent. Ils ont leur place et leur temps, mais ce n’est pas forcément à la fin de chaque interaction, et les inclure au milieu d’une proposition formelle n’est pas non plus une bonne idée.

Amusez-vous avec vos emojis. Faites simplement attention à la façon dont vous les utilisez au travail 😉