Je me suis soudain rendu compte que mes campagnes de sensibilisation par courrier électronique n’étaient pas efficaces. J’envoyais des tonnes d’e-mails personnalisés, mais je n’avais aucun moyen de savoir qui avait répondu et avec qui je devais encore faire un suivi. En fait, je croisais les doigts et j’espérais réussir. Je faisais aussi beaucoup d’hypothèses.

Mon courriel a-t-il été lu ? Va-t-il répondre plus tard ? Mon lien a-t-il été cliqué ?

Heureusement, il existe des programmes qui vous permettent de savoir quand vos courriels sont ouverts, quand vos liens sont cliqués et si vous avez reçu une réponse de la part du destinataire. Cette dernière option sera importante plus tard.

Tout d’abord, vous aurez besoin d’un programme appelé ToutApp. Il est gratuit pendant deux semaines, mais vous devrez ensuite dépenser de l’argent chaque mois pour un plan payant. Il existe d’autres alternatives, telles que Yesware et Bananatag, mais j’utilise personnellement ToutApp et je le préfère.

Il est facile à mettre en place. Vous pouvez intégrer ToutApp dans Gmail, Outlook ou un logiciel CRM. Vous pouvez également utiliser l’application web.

Voici quelques-unes des choses que ToutApp rend plus faciles.

Tirer parti des modèles

Si vous devez souvent envoyer des emails similaires mais que vous ne voulez pas constamment faire du copier-coller, vous allez adorer les modèles de ToutApp.

Vous pouvez créer des modèles et les placer dans les catégories appropriées. Ce qui est intéressant, c’est qu’il accepte les raccourcis, tels que {{prenom}}, qui tire le nom du contact que vous avez enregistré. Il ne devine pas leur nom comme par magie : vous devez enregistrer vous-même le nom du contact.

La plupart des courriels que j’envoie sont personnalisés et je ne peux donc pas toujours m’appuyer sur un modèle. Même si les courriels sont différents, je clique toujours sur le bouton « modèle » pour remplir la fenêtre, puis j’apporte de petites modifications à chacun d’entre eux.

Voici quelques captures d’écran pour vous montrer ce que je veux dire :

La première capture d’écran montre un modèle que j’enverrai occasionnellement à plusieurs personnes.

Cette deuxième capture d’écran me montre en train d’éditer un email spécifique pour une personne. La fonction de modèle de ToutApps facilite l’envoi d’emails à des groupes de personnes sans sacrifier la personnalisation.

Mise en place de rappels

L’un des aspects les plus importants de la prospection par courrier électronique est le suivi. Les gens sont occupés, ce qui signifie qu’ils ne voient pas toujours votre courriel. Il se peut même qu’ils l’aient vu, mais qu’ils aient oublié d’y répondre.
Heureusement, vous pouvez programmer des rappels.

Vous êtes peut-être très occupé, mais vous savez que vous devez envoyer un courriel à quelqu’un à une date ultérieure. Fixez-vous un rappel et passez à autre chose.

Suivi des courriels ouverts, des clics et de l’état des réponses

A mon avis, ce sont les caractéristiques les plus importantes de ToutApp.

La page Twitter officielle de ToutApp indique qu’ils « …utilisent le suivi par pixel pour déterminer l’ouverture des emails, ce qui est la norme pour toutes les lettres d’information marketing ». Cela signifie que le programme insère automatiquement un pixel 1×1 dans l’email qui vous avertit que votre email a été ouvert. Il est à noter que cela ne fonctionne que si les images sont activées dans le programme de messagerie du destinataire et que le pixel est affiché.

En ce moment, je suis en train de contacter des acheteurs et des vendeurs de sites web pour mon entreprise. Cela dépend des personnes qui ouvrent effectivement l’e-mail, afin que je sache quelles sont les étapes à suivre.

Comme vous pouvez le voir sur ma capture d’écran, tout le monde a consulté l’e-mail et une personne a répondu, mais personne n’a cliqué sur le lien vers notre place de marché qui se trouvait dans l’e-mail. S’il n’y a pas de clics après une trentaine d’e-mails, je peux en déduire qu’il faut que je nettoie le texte de mon e-mail et que je le rende plus tentant à cliquer.

L’intérêt du suivi des courriels est qu’il vous permet d’évaluer le succès de vos courriels. Grâce à la fonction de modèle, j’ai deux versions différentes du premier courriel de sensibilisation, une courte et une longue, que je compare l’une à l’autre pour voir laquelle obtient le plus grand nombre de clics.

En outre, le fait de savoir qui a cliqué me permet de déterminer qui est le plus intéressé par ce que j’ai à dire, ce qui me donne une liste de personnes avec lesquelles je dois faire un suivi dans la semaine.

Si vous ne suivez pas le taux de réussite de vos e-mails, vous les envoyez à l’aveuglette, sans plan optimal pour le cas où ils ne susciteraient pas l’intérêt du destinataire.