Le projet « Big Dig » de Boston – une artère centrale et un tunnel à travers la ville – est l’un des plus grands échecs d’ingénierie des temps modernes[1]. Bien qu’il ait été achevé, il a pris beaucoup plus de temps que prévu. Une fois terminé, il avait huit ans de retard sur le calendrier prévu, et son coût est devenu incontrôlable. Le coût prévu de 2,6 milliards de dollars est devenu 24 milliards de dollars en comptant les intérêts de la dette. Le béton a été mal mélangé. Un plafond s’est effondré et a tué le passager d’une voiture. L’ensemble du processus a été un véritable gâchis.
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Mais comment en est-on arrivé là ? Comment une série d’adultes et de fonctionnaires municipaux compétents ont-ils pu manquer si radicalement de temps et de budget pour un projet de grande envergure ? Et quelles leçons pouvons-nous en tirer ?
Nous sommes de mauvais estimateurs
Nous voulons souvent supposer que les projets et les nouvelles initiatives se dérouleront selon le meilleur scénario possible, c’est-à-dire sans retards, sans interruptions, etc. Ce n’est généralement pas le cas. D’autres priorités apparaissent. Des distractions se produisent.
Il faut être positif dans les projets que l’on entreprend, c’est vrai. Mais il faut aussi se préparer au pire – et comme la plupart d’entre nous ne sont pas de grands prédicateurs de l’avenir, nous avons absolument besoin de ces plans. Prenons un exemple quotidien : le supermarché. Souvent, vous vous dites : « 20-30 minutes pour les produits de première nécessité ». Mais vous finissez par y passer une heure. En général, nous ne sommes pas doués pour estimer le temps.
Lorsque nous avons envisagé de créer une nouvelle fonctionnalité sur le site Web de Lifehack, nous avons d’abord pensé que nous pourrions la terminer en deux semaines. Cela ne nous a pas semblé très long. Mais le concept de « deux semaines » n’aide pas à identifier le temps nécessaire pour chaque section du projet.
Nous nous sommes donc posé une question essentielle : Puis-je diviser ce projet en petits morceaux ?
Nous avons décidé de répartir le travail de la manière suivante :
- 1,5 heure pour la recherche
- 3 heures pour l’élaboration de la base d’outils
- 1 heure pour les tests
- 1 heure pour les modifications, etc.
Après analyse, il nous a semblé qu’un délai de 2,5 semaines était une estimation plus raisonnable.
Il est plus facile d’estimer un projet important en le divisant en éléments plus petits. Et si vous considériez un projet de 15 semaines comme 15 projets d’une semaine ? La planification n’en serait-elle pas plus réussie ?
Pour aller plus loin
Décomposez les gros morceaux en petites tâches faciles à gérer, puis procédez étape par étape. Répétez la question : puis-je encore décomposer cette tâche ?
Chaque fois que vous décomposez quelque chose, pensez à aller encore plus loin – un projet de 15 semaines peut se réduire à une tranche de 20 heures, mais cette tranche de 20 heures peut aussi se transformer en une série de tranches de 2 heures.
L’objectif est de vous faciliter la tâche et de rendre l’estimation du temps plus réaliste.
Certains projets, comme The Big Dig, sont énormes par nature. C’est vrai. Mais même The Big Dig aurait pu être divisé en morceaux gérables et probablement respecter davantage les délais et le budget prévus.
Dans votre vie personnelle, vous pouvez tout à fait appliquer cette stratégie. Il vous suffit de diviser les grands projets écrasants en petits morceaux faciles à gérer. Travaillez sur ces éléments. Au bout du compte, le grand projet sera terminé !
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