La série à succès Blue Bloods, diffusée sur CBS, met en scène Tom Selleck dans le rôle du commissaire de police de New York, Frank Reagan, avec un parfait accent new-yorkais. (Je plaisante sur ce dernier point).

Dans une scène extraordinaire, le commissaire Reagan donne une conférence de presse lorsqu’un journaliste prétentieux l’interrompt pour lui poser des questions sur une fusillade policière controversée (impliquant le propre fils du commissaire). L’officier Reagan devait-il tuer cet homme ? Était-ce vraiment nécessaire ? Ce genre de questions. Voici le bref échange qui suit. (Je paraphrase le dialogue.)

Commissaire Reagan: D’accord, imaginons un instant qu’au lieu de pointer son arme sur un groupe d’écoliers, comme il l’a fait, le tireur vous vise. Que feriez-vous ?

Reporter narquois: Eh bien, tout d’abord, je… je suppose que je voudrais savoir…

Commissaire Reagan: Trop tard. Vous êtes mort.

Qu’est-ce que cela peut nous apprendre sur la rédaction de meilleurs courriels (et sur l’amélioration de notre écriture en général) ? Beaucoup de choses.

Vous n’avez que quelques secondes pour capter l’attention de vos lecteurs.

Vous êtes occupé. Vos lecteurs le sont aussi. Et leurs doigts sont toujours posés sur la souris ou l’écran du téléphone portable, prêts à passer à autre chose dès qu’ils commencent à sentir que ce qu’ils lisent est une perte de temps précieux.

À mon avis, tout ce que nous écrivons aujourd’hui est comme un panneau d’affichage sur une autoroute sans limitation de vitesse. Vous ne disposez que de quelques mots et vos lecteurs passent de toute façon à 100 km/h. Il vaut donc mieux rédiger un message qui capte immédiatement leur attention, puis le peaufiner et l’éditer minutieusement. Vous avez donc intérêt à rédiger un message qui capte immédiatement leur attention, puis à le peaufiner et à l’éditer minutieusement pour vous assurer que vous ne leur faites pas perdre leur temps à tout moment.

Voici trois conseils pour vous aider à rédiger des courriels qui gagnent et conservent l’attention de vos lecteurs.

1. Limitez le texte de votre courriel à un seul écran.

La première impression est importante. L’une des raisons pour lesquelles j’ai utilisé une émission de télévision pour trouver une métaphore sur la rédaction de meilleurs messages électroniques est que, même si nous n’y pensons jamais de cette manière, le courrier électronique est avant tout visuel. Dès l’instant où ils ouvrent votre message, vos lecteurs prennent visuellement connaissance de l’ensemble de l’e-mail pour décider s’ils veulent le lire ou non. Imaginez que votre destinataire prenne une photo mentale de votre message pour s’en faire une première impression. Que voulez-vous voir sur cette photo ?

Si votre texte est trop long pour être lu dans l’écran initial, la première impression de votre destinataire sera probablement que la lecture de votre message est un « travail ». S’il est concentré sur autre chose à ce moment-là, il y a de fortes chances qu’il ferme votre message pour s’en occuper plus tard. Pire encore, lorsqu’il rouvrira votre message, celui-ci le découragera à nouveau.

Votre message ne doit pas dépasser la longueur nécessaire pour communiquer les informations pertinentes à votre destinataire. Si vous avez besoin de plus d’un écran de courrier électronique, il est préférable d’utiliser une autre forme de communication.

2. Chaque paragraphe ne doit pas dépasser quelques lignes.

La deuxième impression compte également. Les paragraphes trop longs et trop longs rebutent les lecteurs et ne sont pas lus immédiatement. Pire encore, les lecteurs ont tendance à se déconcentrer, car leurs yeux et leur esprit sont obligés de faire un double travail, en essayant simultanément de se concentrer sur le contenu et de se repérer dans le paragraphe.

La brièveté des paragraphes est également un signe de respect pour le temps des destinataires de votre courrier électronique. Vos lecteurs reconnaîtront (même si ce n’est peut-être qu’inconsciemment) que vous prenez le temps de rédiger le courriel – en supprimant tous les détails, sauf les plus importants – pour leur éviter de perdre du temps à le lire.

Au fil du temps, cette stratégie réfléchie apprendra à vos destinataires à considérer vos courriels avec plus de confiance et de priorité.

3. Énoncez clairement votre objectif ou votre demande d’action.

Vous est-il déjà arrivé de lire un courriel et de vous demander ce que vous alliez en faire ?

Si vous voulez que votre destinataire prenne des mesures, faites en sorte que votre demande soit explicite, en précisant ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin. Un bon moyen d’y parvenir est de faire ressortir votre demande physiquement dans le message, en l’incluant sur une ligne à part entière.

« Veuillez apporter vos modifications au projet ci-joint et le renvoyer cette semaine. »

ou…

« J’ai besoin de votre biographie (50 mots maximum) pour le vendredi 12 juin à 12 heures.

Vous pouvez même mettre en gras votre demande d’action, si elle est suffisamment courte. Ainsi, votre destinataire peut parcourir votre message et, en l’espace d’une ou deux secondes, savoir exactement ce dont vous avez besoin. C’est une autre façon de montrer à vos lecteurs que vous respectez leur temps.

Lorsque vous rédigez un courriel, gardez toujours à l’esprit que vos destinataires sont très occupés et distraits, et que vous devez capter rapidement leur attention, tant sur le fond que sur la présentation visuelle de votre message.

Sinon, pour citer cette belle phrase du commissaire Reagan, prononcée par Tom Selleck qui a montré son immense talent d’acteur (je plaisante encore), peu importe la qualité de l’écriture ou l’importance de votre courrier électronique. Pour vos destinataires, « Trop tard. Vous êtes mort. »